كيف تنقذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP سمعة شركتك؟

كيف تنقذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP سمعة شركتك؟

إكتّشف | الأحد - 17 / 12 / 2023 - 8:11 ص

ربما تكون الأخطاء البشرية في مكان العمل قدرًا لا مفرّ منه. ومع ذلك، فإن الشركات التي تستخدم أتمتة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

الجميع يرتكب أخطاء، لكن بعضها قد يكون ذو تأثير تدميري. أو بمصطلح أخفّ: تأثير الدومينو؛ إذ قد يؤثر خطأ بسيط في بيئة العمل -كأن يُدخل مسؤول المبيعات رقم طلب خاطئ فيشحن المستودع منتج لم يطلبه العميل- على جوانب شركتك وخدمة عملائها بل وحتى على سمعة شركتك!
تعد البيانات غير الموثوقة الناتجة عن أخطاء الإدخال اليدوي إحدى أكثر المشكلات شيوعًا التي تواجهها المؤسسات اليوم.

ولحسن الحظ، يمكن أن تلعب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (Logix ERP) دور البطل الذي ينقذ شركتك من الأخطاء الناجمة عن الإدخال اليدوي.

لكن قبل أن نتحدث عن الطرق التي يمكن أن تؤدي بها أتمتة تخطيط موارد المؤسسات (Logix ERP) إلى التخلص من الإدخال اليدوي، إليك بعض الأسباب وراء ارتكاب الموظفين الأخطاء، 

لماذا يرتكب الموظفون الأخطاء؟

يمكن لموظفيك، سواء الجدد أو ذوي الخبرة، ارتكاب الأخطاء لعدة أسباب:

• عدم وضوح التعليمات. قد يكون موظفوك أبرياء براءة الذئب من دم يوسف؛ قد تظن تعليماتك -أو تعليمات مدراء الأقسام- واضحة، لكن كثيرًا ما تخوننا اللغة في الحياة الواقعية، فكيف بالحياة المهنية حيث تختلف الصلاحيات؟!
•  اتباع طرق مختصرة. تحت ضغط جدول المهام، قد يلجأ الموظف لاختصار خطوة أو اثنتين من سير العمل، بهدف إنجاز المزيد (وربما الحصول على لقب “موظف الشهر”). متناسيًا أن وجود قسم تخطيط المشاريع ليس عبثًا!
• إدخال خاطئ. نتيجة السهو أو التعب أو الاستعجال، أو أن الموظف يقوم بالعديد من المهام اليدوية لدرجة أنه قد يرتكب خطأً عن غير قصد أثناء محاولته مواكبة ذلك. قد يقوم بإدخال معلومات في مستند خاطئ أثناء محاولته الإسراع لإكمال المهمة، أو قد “يزلّ اصبعه عن طريق الخطأ وينقر على مفتاح الرقم الخطأ.
• طبيعة المهام العادية والمتكررة.. المملة. فيجد موظفوك أنفسهم يتشتتون بسهولة، ومن ثم ينتهي بهم الأمر إلى ارتكاب الأخطاء. 
• اختلاف شخصيات الموظفين. إذ يختلف تعامل الموظف ذو الشخصية الانطوائية مع المهام المعقدة -قطعًا- عن ذو الشخصية الانبساطية. وعندما لا يتبع الجميع الإجراءات الموحّدة، تزيد احتمالية ارتكاب الأخطاء.

كيف تنقذك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (Logix ERP) من كل هذا

لنكن واقعيًا، يستحيل -تقريبًا- على موظفيك، مع كل الأنظمة والواجهات والعمليات التي يُضطرون للتعامل معها، تقديم عمل مثالي طوال الوقت.
ولكن، حين ندمج جميع المعلومات في منصة واحدة، وتتم أتمتة أكبر عدد ممكن من الإجراءات والمهام من خلال (ERP)، فذاك سيساهم -بالتأكيد- في تقليل أخطاء الإدخال اليدوي.

اقرأ أيضًا: كيف رفع نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات إنتاجية عملائنا بنسبة 65%

باستخدام الأتمتة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (Logix ERP)، يمكنك منع الأخطاء قبل حدوثها وإحداث نقلة نوعية في مكان عملك على مختلف الأصعدة:

تخفيف الصداع.

نعم، قرأتها على النحو الصحيح!
تخيّل التخلص من مشاكل الإدخال اليدوي للمهام المتكررة (مثل إعداد الفواتير وتحديثات المخزون ومكالمات التذكير وإشعارات الشحن وغيرها) عبر أتمتتها. هل وصلك شعور الراحة الآن؟

التحديثات التلقائية .. تلقائية جدًا

لن تُضطر بعد الآن لتعطيل سير العمل بحجة “تحديث النظام”، إذ تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (Logix ERP) تلقائيًا بتحديث أنظمتك بما في ذلك المسؤولة عن المخزون والخدمات اللوجستية والشحن وتلبية الطلبات.

الحفاظ على الموارد البشرية.. وغير البشرية!

يستلزم الإدخال اليدوي وجود موظف، صحيح؟ حسنًا، لن نتحدث عن حجم الإرهاق الذي قد يتعرض له من كثرة الإدخالات المتكررة، فنحن نعلم أنك لا تكلّف الموظف فوق وسعه. إنما سنتحدث عن (حاسوبه) المسكين، تلك الآلة التي تعمل لساعات طوال، وقد تفكّر -مع التحفّظ على كلمة تفكير- في “الإضراب عن العمل” فجأة!
حينها، ستغدو استعادة البيانات الموجودة على الجهاز بمثابة كابوس للشركة كاملة.

تعزيز العمل عن بعد

سلطت الجائحة الضوء على أهمية العمل عن بعد. تعمل حلول أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (Logix ERP) المؤتمتة على تمكين الشركات من الحفاظ على سلاسة العمل، مما يسمح للموظفين بالوصول إلى البيانات وتحديثها عن بعد.
ولا أحد يشكّ في أهمية هذه المرونة لاستمرارية الشركات خلال الأوقات الصعبة.

تعزيز التواصل بين الموظفين

على عكس ما يظنه البعض، لن تقلل الأتمتة من التواصل بين الموظفين. في الواقع، تعزز أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الاتصالات الداخلية بين أقسام شركتك.

فعوض انشغال كل موظف بمُدخلاته الخاصة، وفي ظل وجود جميع معلوماتك على منصة واحدة، سيركز موظفوك على التواصل لتصحيح الأخطاء فور حدوثها وتقديم خدمة أفضل لعملائك.

ونظرًا لأن إدارة المعلومات تتم آليًا، فلن يحتاج موظفوك أو أقسامك إلى المرور عبر تصاريح شاقة ويدوية للوصول إلى البيانات التي يحتاجونها.

وضع حدّ للهدر وحالات التسمم!

من البديهي أن حالات التسمم تحدث نتيجة استهلاك منتج مُنتهي الصلاحية أو فاسد، ولكن كيف يحدث ذلك؟ ببساطة، حين يخطئ أحدهم في تتبع تواريخ انتهاء الصلاحية على المنتجات القابلة للتلف!

على الطرف الآخر، قد يخشى أحدهم نفاد المنتج، فيُرسل طلبيات شراء (غير مبنية على إحصائيات دقيقة) ما يؤدي لكساد المنتج.

وهكذا، تقع الشركة بين “فكيّ كماشة” لا نجاة منها إلا عبر الأتمتة.

تساعد استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المتكاملة أصحاب الشركات -عبر  الاستفادة من إعادة الطلب التلقائي- على التخلص من الهدر/النقص الناتج عن أخطاء الإدخال اليدوي.

الحفاظ على البيئة

في عالم يبحث عن نماذج أعمال أكثر استدامة وصديقة للبيئة، يبرز دور أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (Logix ERP) البطولي.

تعمل أتمتة عمليات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على نقل معالجة البيانات من الورق إلى المنصات الرقمية. يؤدي هذا التحول إلى تقليل الحاجة إلى الورق بشكل كبير، مما يقلل من تكاليف القرطاسية والقوى العاملة اللازمة للإدخال اليدوي.

تشجيع الطموح

ربما تفكر في إضافة خدمات/منتجات جديدة، وطرحت الفكرة ضمن الاجتماع الأسبوعي.
في الغالب، هذه ستكون ردّة فعل موظفيك عقب الاجتماع

إلا لو كنت ستعتمد على “وسع صدر” أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، التي يمكنها استيعاب احتياجات المؤسسات المتزايدة؛ يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات التعامل مع أحجام البيانات المتزايدة وسير العمل الأكثر تعقيدًا مع توسع المؤسسة.

الانتصار على الأهواء الشخصية

ماذا لو كان الموظف المسؤول عن إدخال بيانات العملاء يدويًا.. شخصًا مزاجيًا؛ لا تُعجبه نبرة حديث العميل المحتمل، فيتقاعس عن تسجيل بياناته؟

ربما يبدو لك ذاك صادمًا، لكنه يحدث.. صدقنا!

في المقابل، تعمل ميزة إدارة علاقات العملاء (CRM) ضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على أتمتة تتبع العملاء المحتملين وإدارتهم، بحيث تجمع بيانات العملاء المحتملين من مصادر مختلفة، وتُحيلهم لفريق المبيعات في شركتك، وتتبّع سير العملية ضمن قمع المبيعات (Sales Funnel).

ويمكن لموظفي قسم المبيعات أيضًا استخدام أدوات CRM لجدولة أنشطة المتابعة وتتبع تفاعلات العملاء. بل وحتى استخدام روبوتات الدردشة للتفاعلات الأولية مع العملاء، مما يحسن كفاءة خدمة العملاء.

وأخيرًا، هذه مجرد أمثلة، فقد تكون قدرات الأتمتة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لا محدودة!

كلمة صدق

ربما تكون الأخطاء البشرية في مكان العمل قدرًا لا مفرّ منه. ومع ذلك، فإن الشركات التي تستخدم أتمتة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تقلل -بنسبة كبيرة- من تكرار الأخطاء وتجني فوائد زيادة الإنتاجية. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول كيفية استفادة شركتك من أتمتة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات،

فيرجى الاتصال بنا اليوم.