إلى أي حدّ تعزز أنظمة (ERP) التخطيط الاستراتيجي في مؤسستك؟
إلى أي حدّ تعزز أنظمة (ERP) التخطيط الاستراتيجي في مؤسستك؟
إكتّشف | الأحد - 24 / 12 / 2023 - 7:10 م
حين تفكر الشركات بالاستثمار في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جديد أو ترقية نظامها الحالي، فهي تصبّ تركيزها على جوانب افتراضية: تحديد مصدر بيانات مركزي، الحدّ من عمليات الإدخال اليدوي بما فيها من مشاكل. باختصار، غالبًا ما تركزّ -بشكل أساسي- على التكنولوجيا.
كل ذاك ممتاز بلا شكّ، ولكن ألا تستحق شركتك رؤية أوسع؛ رؤية تتضمن التخطيط الاستراتيجي لمستقبلها؟
لماذا التخطيط الاستراتيجي مهم إلى هذا الحد؟
- من نحن؟
- ماذا نقدّم؟
- ما نقاط قوة شركتنا ونقاط ضعفها؟
- ما الإشكاليات الملّحة التي يجب أن نستجيب لها؟
- ماذا ينبغي أن تكون أولوياتنا؟
- أين يجب أن نخصص مواردنا؟
- أين نريد أن نكون في المستقبل؟
جميعها أسئلة يُجيب عنها التخطيط الاستراتيجي بثقة.
قد تبدو الأسئلة على “مقاس” الشركات الكبيرة، ولكن -حتى لو كانت شركتك ناشئة- فلديها أيضًا موارد على المحك وفريق مسؤول عن إدارة هذه الموارد، كما أنك -بلا شكّ- تبحث عن التوسعّ.
الخلاصة: التخطيط الاستراتيجي ركن أساسي مهما كان حجم الشركة.
لماذا تتناسى الشركات مسألة التخطيط الاستراتيجي؟
صراحةً، لا يمكننا لومها.
حيث غالبًا ما تكون الإدارة العليا، أو فريق مشروع تخطيط موارد المؤسسات، موجهين “تكتيكيًا” ومنخرطين بالعمليات اليومية. فيغدو مجرد تجاوز المدى القريب هو الشيء الوحيد الذي يدور في أذهان الجميع.
المشكلة هنا غياب خطة شاملة توجّه الأشخاص أثناء اتخاذهم للقرارات، مما يعني احتمالية -شبه حتميّة- لسير أجزاء مختلفة من المؤسسة في اتجاهات مختلفة في نفس الوقت.
ومع نمو الشركة، ستكون أنشطتها مفككة وتؤدي إلى نتائج عكسية قد تقود الشركة نحو الفشل بسبب الأولويات المتضاربة (رغم أن الجميع يؤدي واجبه على أكمل وجه!).
كيف تعزز التخطيط الاستراتيجي باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
تأكد من وضوح رؤيتك
ربما كان الجانب الوحيد الذي لا يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مساعدتك به!
فلا بدّ من تحديد رؤية شركتك بنفسك (أو بمساعدة فريقك)، وتتضمن عملية تحديد الرؤية 3 عناصر رئيسية:
- تحديد الأهداف القصيرة والطويلة المدى
- تحديد الأساليب والإجراءات التي يمكن أن تساعدك في تحقيق تلك الأهداف.
- إبلاغ الموظفين وتقديم تعليمات -محددة وواضحة- بشأن واجباتهم.
كثيرًا ما تُحقق الشركات نتائج مذهلة في الخطوة (1+2)، لكنها تتعثر أمام الخطوة الأخيرة. لحسن الحظ، بإمكان أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مساعدتك.
بفضل نظامها المركزي، تمكّنك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من توصيل التعليمات -والمعلومات المرتبطة بها- إلى مجموعة متنوعة من المستخدمين في مكان واحد. وذلك مع سهولة التحكم في حقوق الوصول إلى المستندات (بحيث تطمئن لعدم الكشف عن تفاصيل سرية عند إرسال المعلومات).
على سبيل المثال، سيتم تحديث بياناتك المالية تلقائيًا بمعلومات قسم المبيعات، مما يمكّن القسم المالي من تسوية الحسابات وإصدار التقارير حسب الحاجة.
حلل واجمع المعلومات التي ستساعدك في تحقيق أهدافك
تلك إشكالية ضخمة يحلّها وجود نظام ERP بسهولة.
ففي نظام قائم على رقمنة العمليات التجارية اليومية، يمكن لـ ERP أن يزودك بمعلومات دقيقة حول أداء شركتك حتى الآن. إضافة لإنشاء تقارير في غضون ثوانٍ ثم عرض النتائج على شكل (مناطق توجد بها نقاط القوة والضعف لديك).
وبذا، يغطي أول جانبين من تحليل SWOT (القوة والضعف والقوة والفرص والتهديدات).
أما فيما يتعلق بالجانبين الآخرين (الفرص والتهديدات)، فيمكن لنظام ERP أيضًا تحليل اتجاهات السوق والتنبؤ باحتياجات الشركة بالاعتماد على بيانات الفترات السابقة. ما يعني إمكانية التخطيط لطلب السوق في المستقبل.
طوّر الإستراتيجية
والبداية مع مراجعة البيانات. ثم تحديد الموارد المتاحة لشركتك حاليًا والتي تسهّل عليك تحقيق الأهداف التي حددتها. وعلى الجانب الآخر، تحديد العوائق التي تمنعك من التوسع أو الوصول إلى أهدافك.
وننصح ألا تكتفي باستراتيجية واحدة، بل تطوّر استراتيجيات بديلة مختلفة لتتماشى مع تغير الوضع الاقتصادي المستمر.
ربما يبدو ذاك كثيرًا عليك أو على فريقك. لكن -ولحسن الحظ- تستطيع أنظمة (ERP) تغطية جميع مراحل التخطيط الاستراتيجي بأقل تكلفة وبأداء وكفاءة عالية.
يمكنك إدخال معلوماتك وتحديد الأولويات وتعيين الموعد النهائي لمعالجة المشكلات. يمكن للفريق الداخلي، وكذلك الفرق الخارجية، العمل سويّة -بشكل فعال- بفضل قدرتهم على الوصول/توصيل المعلومات والبيانات في الوقت الفعلي.
نفذّ الإستراتيجية.. ببساطة!
يسهل استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هذه الخطوة. عبر إتاحة تحقق الموظف من قائمة مهامه وتتبع تقدمها لضمان التنفيذ الأمثل.
بالإضافة إلى ذلك، باستخدام مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية “KPI”، يمكنك تقييم مدى فعالية أداء موظفيك.
مرحلة ما بعد التنفيذ
بعد تنفيذ الاستراتيجية، يُبقيك نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على معرفة بكل التفاصيل. وتلك نقطة حيوية في بيئة الأعمال المتقلبة اليوم؛ حيث تتغير ظروف السوق، فقد ترتفع الأسعار، ويدخل منافسون جدد إلى السوق، وتؤثر القواعد التنظيمية الجديدة على سير العمل.. إلخ.
ومن خلال الوصول إلى المعلومات في الوقت الفعلي، يمكن للشركات معالجة أي مخاوف على الفور وإنشاء استراتيجيات وقائية لمنع تفاقم الأمور. كما ذكرنا من قبل، يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تخطيطًا أفضل لصانع القرار. وبذا، سيسمح أيضًا لشركتك بمواجهة أي مشكلات محتملة قبل أن تصبح خطيرة للغاية.
وبالحديث عن المشكلات المحتملة..
هل تعلم أن 68% من العملاء ذكروا عزوفهم عن التعامل مع شركة شعروا أنها لا تُحسن معاملتهم؟ ولذلك، فإن تجربة العملاء تميز عملك حقًا عن جميع الشركات الأخرى في مجال عملك.
تتضمن العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أيضًا بعض ميزات إدارة علاقات العملاء (CRM). باستخدام أدوات CRM، يمكنك تبسيط المهام المختلفة المتعلقة بخدمة العملاء. على سبيل المثال، يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تتبع ما يلي:
- معاملات العملاء
- الطلبات
- الشكاوي
- طلبات الخدمة
وبطبيعة الحال، هذا ليس كل شيء! يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أيضًا تخزين المعلومات للعملاء المتوقعين، مما يعني امتلاك فريق المبيعات قاعدة مركزية للوصول إلى معلومات العملاء.
ولا تقتصر فائدة هذه الميزات على تحسين خدمة العملاء وزيادة المبيعات، بل أن الفائدة الحقيقية هي الوعي الناتج عن هذه المعلومات التفصيلية للعملاء. عندما تتمكن من تتبع معاملات عملائك، يمكنك تنفيذ استراتيجيات التسويق الصحيحة لزيادة اكتساب العملاء والاحتفاظ بهم.
وهنا، نقترح الإطلاع على تدوينتنا السابقة: كيف رفع نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات إنتاجية عملائنا بنسبة 65%
العملاء ليسوا الجهة الخارجية الوحيدة التي عليك التعامل معها!
لكل دولة لوائح معمول بها تتعلق بالعمليات التجارية. تتضمن هذه اللوائح سجلات الموظفين والعمليات المالية وحتى الضرائب. يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تحسين امتثالك لهذه اللوائح.
سيتم تحديث أدوات حفظ السجلات والوحدات المالية في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تلقائيًا لضمان التزامك باللوائح المعمول بها في بلدك. بالإضافة إلى ذلك، لا يتعين على موظفيك قضاء الكثير من الوقت في مراجعة القواعد والبحث عن الأخطاء.
حسنًا، لا نظن أنك تحتاج لدليل إضافي على أن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمكنه تحسين استراتيجية عملك من خلال زيادة الكفاءة والإنتاجية. أليس كذلك؟
التخطيط الاستراتيجي لمستقبل شركتك
في بيئة الشركات المعقدة اليوم، أنت بحاجة إلى المعرفة الصحيحة لتطوير الإستراتيجية بشكل صحيح وهذا ما يوفره لك نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
تخيل تطوير إطلاق منتج جديد مسلحًا بـ:
- المعرفة الدقيقة لتكاليف الوحدة
- الطلب المتوقع في قطاعات السوق المختلفة
- تكاليف المواد الخام في المستقبل المنظور
- تكلفة العمالة وتوافرها.
يمكن لبرنامج ERP أن يزودك بمثل هذه البيانات الحيوية التي تمكنك من اتخاذ قرارات مستنيرة وإدارة عملياتك اليومية وتطوير الإستراتيجية وتنفيذها بثقة.
