لماذا تواجه منشأتك مشكلة في اعتماد الفواتير الإلكترونية؟
لماذا تواجه منشأتك مشكلة في اعتماد الفواتير الإلكترونية؟
إكتّشف | الخميس - 05 / 12 / 2024 - 8:08 ص
في حين أن سوق الفواتير الإلكترونية العالمية تشهد نموًا مستمرًا، وإدراك أصحاب المنشآت العربية فوائد التخلص من الفواتير الورقية، تقول الإحصائيات أن اعتمادنا عليها يتخطى الـ 61% من إجمالي المعاملات التجارية!
استوقفتنا هذه المسألة كثيرًا لنفكّر في الأسباب المحتملة التي تجعل المؤسسات والشركات مترددة في اعتماد الفواتير الإلكترونية، فوجدنا الآتي:
الاعتقاد الخاطئ بأن الفوترة الإلكترونية معقدة
- افتح برنامج تحرير النصوص لديك
- بدّل بين ألسنة تبويب برامج المحاسبة؛ لجمع البيانات، بالتوازي مع إنشاء كشوف حسابات الفواتير، والتحقق مما إذا كان عملاؤك قد دفعوا أم لا.
- حوّل تلك البيانات إلى ملف PDF.
- اكتب رسالة البريد الإلكتروني وأرفق الملف.
كم تستغرق مثل هذه المهام من وقتك؟ الكثير .. صحيح؟
خاصة إذا كان عليك إصدار فواتير بانتظام. فكيف نقول بعد ذلك أن الفواتير الورقية سهلة؟
أثبتت دراسة حول المدفوعات والتحويلات المالية أن التأخر في الدفع يمثل مشكلة شائعة لدى الموردين الذين يستخدمون الفواتير الورقية.
فعلى عكس الفكرة الشائعة: الفواتير الورقية مرهقة للغاية، وعرضة للأخطاء البشرية، مما يؤدي إلى تأخير الدفعات.
من ناحية أخرى، يمكن إرسال الفواتير الإلكترونية ومراجعتها والموافقة عليها بسرعة نسبية، مما يؤدي إلى دفعات أسرع وأخطاء أقل؛ يرجع ذلك إلى دمج جميع العمليات في منصة واحدة لإنشاء طلبات الشراء، والوصول إلى قوائم العملاء، وتتبع المدفوعات .. إلخ.
نظرًا لأن الفواتير الإلكترونية عبارة عن ملفات رقمية بالكامل، فيمكنك أيضًا السماح للنظام بأتمتة مهام محددة (على سبيل المثال إرسال التذكيرات والمقارنات).
تتفوق هذه الفوائد -بمراحل- على عيب التعقيد المُفترض للفواتير الإلكترونية.
صعوبة تبني الفوترة الإلكترونية بشكل كامل
كل ما يتعين عليك فعله -لتسليم فاتورة ورقية- إرسال طلب الدفع (إما عن طريق البريد الإلكتروني أو التقليدي).
في المقابل، يتطلب إرسال فاتورة إلكترونية استخدام كلا الطرفين أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المتوافقة. المشكلة أن بعض الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم لا تمتلك حتى نظام تخطيط موارد المؤسسات، في حين لا تستطيع شركات أخرى تحمل تكاليف ترقية أنظمتها المحاسبية لاستيعاب الفوترة الإلكترونية.
في الواقع، الحل أبسط مما تتخيل: استخدام أنظمة ERP السحابية
يتم إعداد الفواتير الإلكترونية بلغة الأعمال العالمية (UBL). تتيح لك هذه اللغة الحاسوبية إرسال بيانات الفاتورة من نظامك المحاسبي إلى نظام عملائك دون أدنى مشاكل؛ يضمن هذا أن العملاء يتلقون دائمًا تفاصيل الدفع الصحيحة (أرقام الحساب والمبالغ)، وأن البيانات تتطابق مع تلك الموجودة في طلبات الشراء ومذكرات التسليم وغيرها.
اعتبار الفوترة الإلكترونية بمثابة “تكلفة إضافية”
اعتادت المنشآت إرسال الفواتير الورقية بسرعة -ودون تكلفة تُذكر- عبر الخدمة البريدية أو البريد الإلكتروني. ولكن ماذا يحدث عندما ترسل مئات -أو حتى آلاف- الفواتير الورقية سنويًا؟ بالطبع، هذا يعني تكبّد خسارة كبيرة. صحيح؟
قد يبدو الاستثمار في نظام تخطيط موارد المؤسسات مُكلفًا في البداية، إلا أنك ستوفر مبالغ كبيرة على المدى الطويل. ولا ننسى أن سرعة الدفع باستخدام الفواتير الإلكترونية تعزز من علاقتك مع عملائك.
عندما تضع ذلك في الحسبان، يغدو قرار اعتماد الفواتير الإلكترونية في منشأتك قرارًا ذكيًا بحقّ.
اعتبار الفوترة الإلكترونية .. غير آمنة!
نعم! شاركنا أحد العملاء قلقه من هذه الجزئية.. وأغلب الظن أنه لم يسمع بأنظمة ERP السحابية.
على سبيل المثال، لا يتطلب نظام لوجيكس AI أكثر من جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي متصل بالإنترنت. يتيح لك ذلك تخزين بياناتك بأمان في السحابة، وبالتالي تكون البيانات متاحة في أي وقت وفي أي مكان. وبذا، في حالة تعطل حاسوبك أو سرقته -لا سمح الله- ستظل جميع بياناتك في حوزتك.
يوفر نظام لوجيكس AI العديد من المزايا، بما في ذلك التحديثات التلقائية لضمان تشغيل نظام الفاتورة الإلكترونية دائمًا بأحدث إصدار. يساعد هذا في تحسين التوافق وأداء النظام،
كما أنه يعزز الأمان بميزات مثل التشفير وضوابط الوصول للمساعدة في حماية بيانات الفواتير الحساسة وضمان الامتثال لأنظمة حماية البيانات.
والميزة الأهم:
زوّدنا نظام لوجيكس AI بخوارزميات ذكية. على سبيل المثال، سيرسل لك النظام تنبيهًا إذا أضاف عميلك رقم IBAN غير صحيح إلى فاتورة شراء.
مشاكل شائعة عند اعتماد الفواتير الإلكترونية
يمكن أن يعزز تكامل الفوترة الإلكترونية من الكفاءة والامتثال بشكل كبير، لكنه يتطلب الانتباه جيدًا للأخطاء الشائعة.
بيانات الفاتورة غير الدقيقة
والتي غالبًا ما تحدث نتيجة خلل في البيانات بسبب الإدخال اليدوي أو عدم كفاية آليات التحقق داخل نظام الفوترة الإلكترونية.
لحسن الحظ، لن تعاني من هذه المشكلة في نظام لوجيكس AI؛ حيث تمكّنك ميزة استخراج البيانات (من خلال التقاط تفاصيل الفاتورة مباشرة من المستندات وإدخالها في نظام الفاتورة الإلكترونية) من ضمان إدخال بيانات أكثر دقة وتناسقًا.
عدم تطابق الفواتير مع أوامر الشراء
هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل الفاتورة الإلكترونية لا تتوافق مع أمر الشراء (PO)، بما في ذلك التناقضات في الأسعار، والكميات غير المتطابقة، ووحدات القياس غير الصحيحة، وأوصاف المنتج أو أرقام الأجزاء الخاطئة.
يضمن نظام لوجيكس AI تطابق المستندات في المراحل اللاحقة. بحيث تتطابق فواتيرك الإلكترونية مع كل فاتورة من المورد. تضمن المطابقة ثنائية وثلاثية الاتجاه أن تدفع منشأتك ثمن السلع والخدمات التي طلبتها واستلمتها فقط.
صعوبة إقناع الموردين والعملاء
قد يكون إقناع البائعين باستخدام نظام الفوترة الإلكترونية أمرًا صعبًا، وخاصة بالنسبة للموردين الأصغر حجمًا الذين قد لا يكون لديهم نظام يمكن دمجه. قد لا يمتلك العديد من هؤلاء الموردين الموارد اللازمة لتبنيّ نظام جديد تمامًا للفوترة الإلكترونية. ليغدو من الأسهل عليهم استخدام الفواتير المكتوبة بخط اليد أو ملفات PDF.
ويقع الحل هنا على كاهلك: حاول إخبار الموردين بكيفية استفادتهم من نظام الفوترة الإلكترونية في تلقي المدفوعات في الوقت المحدد وتسليم الفواتير الإلكترونية بشكل أسرع.
الفاتورة الإلكترونية هي مستقبل المدفوعات
رغم الإشكاليات المذكورة أعلاه، فإن 39% من الشركات اعتمدت -بالفعل- الفواتير الإلكترونية وبدأت في جني الفوائد.
وبالمقارنة مع الفواتير الورقية وملفات PDF والبريد الإلكتروني، فإن الفوترة الإلكترونية هي طريقة أسرع وأكثر أمانًا لتبادل الفواتير مع المنشآت الأخرى.
من خلال التحول إلى الفوترة الإلكترونية، لن يحتاج المشترون إلى إدخال الفواتير يدويًا أو مسحها ضوئيًا في برنامجهم. وهذا يقلل من عدد أخطاء الإدخال اليدوي، ويمكن الموافقة على الفواتير ودفعها أسرع.
وحتى من حيث التكلفة، تبقى الفوترة الإلكترونية أكثر فعالية. حيث تكلف كل فاتورة ورقية حوالي 30$، ولا يختلف الحال كثيرًا مع فواتير الـ PDF مرسلة عبر البريد الإلكتروني حيث تكلّف 27$. في حين لا تكلّف الفاتورة الإلكترونية أكثر من 10$
يعد الأمان نقطة قوة أخرى للفوترة الإلكترونية. يمكن للشركات إجراء معاملات فورية مع شركات أخرى على ذات نظام الفواتير الإلكترونية، دون القلق من تسريب المعلومات.
