المشتريات لم تعد معقدة ! تبي تعرف كيف ؟
المشتريات لم تعد معقدة ! تبي تعرف كيف ؟
إكتّشف | الخميس - 03 / 04 / 2025 - 1:38 م
كيف يمكن لنظام المشتريات أن يبسط عمليات الشراء المعقدة؟
في بيئة الأعمال الحديثة، تعد المشتريات أساس النجاح الاستراتيجي. ومع سعي المؤسسات المستمر للبحث عن طرق مبتكرة للتغلب على تعقيدات إدارة سلسلة التوريد، تبرز أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كحل فعّال، وعلى رأسها نظام المشتريات من لوجيكس، والذي حقق نقلة نوعية في مجال المشتريات، حيث يوفر أدوات متقدمة تعمل على تبسيط العمليات وزيادة الكفاءة.
اكتشف في المقال التالي كيف يمكن لنظام المشتريات أن يبسط عمليات الشراء المعقدة، ويساعدك على توفير الوقت والجهد، مع تعزيز الكفاءة وخفض التكاليف.
لكن ما هو نظام المشتريات؟
نظام المشتريات هو حل برمجي متطور يساعد عملك على إدارة عملية الشراء وتحسينها بشكل كبير.
يعمل هذا النظام على أتمتة المهام الضرورية داخل عملياتك، مثل اختيار الموردين، وإدارة العقود، وإنشاء أوامر الشراء والفواتير، بالإضافة إلى إدارة المخزون.
وبفضل هذه الأتمتة، يتم تقليل الأخطاء البشرية، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة وتوفير الوقت.
علاوة على ذلك، يوفر النظام رؤية شاملة لعمليات الشراء، مما يتيح لك اتخاذ قرارات أكثر استنارة بناءً على البيانات الدقيقة. وبالتالي، يصبح بإمكانك التركيز على تطوير أعمالك بدلاً من الانشغال بالمهام الروتينية.
ما أنواع المشتريات بالضبط؟
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من أنشطة المشتريات: المشتريات المباشرة، والمشتريات غير المباشرة، وشراء الخدمات.
1- المشتريات المباشرة
تشمل المشتريات المباشرة شراء السلع الخام والآلات والمنتجات بالجملة التي تدخل بشكل مباشر في تصنيع المنتج النهائي للشركة. كما يعتبر مسؤولو المشتريات والموردون المتعاقدون الأطراف الرئيسية في هذه العمليات، حيث يلعبون دورًا محوريًا في ضمان جودة المواد وتوفيرها في الوقت المحدد، مما يسهم في استمرارية الإنتاج وتحقيق الأهداف التشغيلية بكفاءة.
2- المشتريات غير المباشرة
تشمل المشتريات غير المباشرة شراء سلع مثل اللوازم المكتبية، والتي لا تؤثر بشكل مباشر على المنتج النهائي للشركة أو صافي أرباحها، لكنها تدعم الإدارة اليومية للأعمال.
بينما قد تُكلّف الشركات الصغيرة مديري المكاتب بهذه المهام، تلجأ الشركات الكبيرة غالبًا إلى شركات إدارة المرافق لإدارة هذه المشتريات بكفاءة.
3- شراء الخدمات
يمكن أن يتضمن هذا النوع من المشتريات توظيف موظفين مؤقتين، أو استئجار برامج، أو إحضار بائعين قصيري الأجل للعمل في حدث أو ندوة.
يعد هذا النوع من المشتريات مرنًا ويُستخدم لتلبية الاحتياجات المؤقتة أو المتخصصة التي قد تنشأ خلال مسيرة العمل.
باختصار، تعتبر هذه الأنواع الثلاثة من المشتريات عناصر أساسية في إدارة الأعمال، حيث تسهم كل منها في تحقيق أهداف الشركة بشكل مباشر أو غير مباشر.
قد يتساءل البعض عن العناصر الرئيسية التي تتكون منها دورة المشتريات، وفيما يلي نوضح لكم الإجابة عبر السطور التالية.
8 عناصر أساسية لدورة المشتريات
عند الحديث عن دورة المشتريات، هناك ثمانية عناصر رئيسية يجب أخذها في الاعتبار لضمان كفاءة وفعالية العملية. إليك شرحًا مفصلًا لهذه العناصر مع توضيح كيفية ارتباطها ببعضها البعض:
1- تحديد احتياجات المشتريات
لا يمكن للشركة أن تبدأ في شراء السلع والخدمات دون تحديد احتياجات العمل بشكل واضح ودقيق.
تبدأ قرارات الشراء الحكيمة باستراتيجية مدروسة بعناية تتوافق مع رسالة الشركة وقيمها، مما يضمن أن كل عملية شراء تدعم الأهداف العامة للشركة.
2- تطوير استراتيجية المشتريات
بعد تحديد الاحتياجات، تأتي مرحلة تطوير استراتيجية مشتريات شاملة.
قد تقوم الشركة بتعيين مسؤول رئيسي للمشتريات لتطوير هذه الاستراتيجية، أو قد تلجأ إلى خدمات استشارية خارجية لضمان وضع خطة فعالة تعكس أولويات العمل.
3- تحديد الموردين المحتملين
يجب على فرق المشتريات الحفاظ على علاقات قوية مع الموردين الحاليين مع البحث دائمًا عن موردين جدد.
هذا التوازن بين العلاقات القائمة والبحث عن بدائل يضمن تنويع مصادر التوريد وتقليل المخاطر.
4- التفاوض على أفضل سعر
عند التعامل مع الموردين، تلعب المفاوضات دورًا محوريًا في الحصول على أفضل السلع والخدمات بأفضل الأسعار.
5- الموافقة على طلبات الشراء
تتلقى الشركات طلبات شراء من إدارات مختلفة، ويقع على عاتق قسم المشتريات تحديد ما تحتاجه الشركة لتحقيق أهدافها.
يتم بعد ذلك إيجاد الطريقة المثلى للحصول على السلع والخدمات المطلوبة بفعالية.
6- صيانة برامج المشتريات
ساهمت البرامج المستندة إلى السحابة بشكل كبير في تبسيط عمليات الشراء،إلا أنه حتى مع تحقيق الأتمتة الكاملة، تظل الشركات في حاجة إلى محترفين مؤهلين للإشراف على هذه البرامج.
وذلك لأن وجود خبراء متخصصين يضمن استمرارية العمل دون عوائق، بالإضافة إلى استغلال التقنية بأقصى طاقتها لتحقيق أفضل النتائج.
7- شراء السلع
بعد التخطيط والتوريد، تأتي مرحلة الشراء الفعلي. يتضمن ذلك تقديم أوامر الشراء ودفع ثمنها في الوقت المناسب، مما يضمن استمرارية العمليات دون تأخير.
8- الالتزام بقيم الشركة
تتبنى بعض الشركات خطوات إضافية لتعزيز المسؤولية الاجتماعية، مثل تجنب شراء السلع المرتبطة بالتدمير البيئي أو عمالة الأطفال.
يجب أن تتوافق جميع مراحل عملية الشراء مع قيم الشركة، وإذا لم يلتزم الموردون بهذه المعايير، يتم تكليف فريق المشتريات بالبحث عن بدائل تتفق مع مبادئ الشركة.
بعد أن استعرضنا أنواع المشتريات وعناصر دورة المشتريات أعلاه، لا شك أنكم الآن تبحثون عن نظام مُتكامل وفعّال لا يقتصر على تلبية متطلباتكم فحسب، بل يحقق أهداف عملكم الاستراتيجية أيضًا.
نظام لوجيكس للمشتريات هو الحلّ الاستراتيجي الأمثل الذي يُحوِّل عمليات الشراء في مؤسستكم إلى منظومة ذكية وفعّالة، لا تُحقِّق الكفاءة فحسب، بل تُعزِّز التنافسية أيضًا. تابع القراءة لتتعرفوا على معلومات مفيدة وقيمة حول هذا مشتريات لوجيكس!
ما الذي يقدمه نظام مشتريات لوجيكس لمنشأتك بالضبط؟
لا تقتصر أنظمة المشتريات على مجرد شراء المنتجات والخدمات، بل تمتد لتشمل تحسين عملية الشراء بأكملها بشكل استراتيجي. وهنا يأتي نظام مشتريات لوجيكس ليقوم بالآتي:
1- إدارة علاقات الموردين
يسهم نظام لوجيكس في تعزيز إدارة العلاقات مع الموردين من خلال تتبع أدائهم، وتحديد الموردين الأكثر كفاءة، وإضافة موردين جدد بسرعة وفعالية.
كما يتسح استخدام البيانات لتحليل أوقات التسليم، ومستويات الجودة، وممارسات الاستدامة لدى الموردين.
وبناءً على هذه التحليلات، يمكن للشركات اتخاذ قرارات مدروسة حول الموردين الذين ينبغي التعامل معهم، مما يساعد في بناء شراكات استراتيجية طويلة الأجل تعود بالفائدة على جميع الأطراف.
2- أتمتة مهام الحسابات الدائنة
يعمل نظام لوجيكس على أتمتة المهام اليدوية المتعلقة بالحسابات الدائنة، مثل معالجة الفواتير ومطابقتها مع أوامر الشراء.
هذا يقلل من الجهد البشري ويحد من الأخطاء، مما يؤدي إلى تسريع دورات الدفع، وتحسين التدفق النقدي، وتجنب العقوبات الناتجة عن التأخير في السداد.
بالإضافة إلى ذلك، يوفر النظام رؤى قيّمة حول أنماط الإنفاق، مما يمكّن فرق التمويل من إدارة التدفق النقدي بشكل أكثر فعالية، وتحديد فرص التوفير المحتملة.
3- طلبات الشراء
بدلًا من الاعتماد على النماذج الورقية وإجراءات الموافقة الطويلة، يعمل نظام لوجيكس على تبسيط عملية طلبات الشراء من خلال تمكين الموظفين من تقديم الطلبات إلكترونيًا.
يجمع النظام تلقائيًا جميع المعلومات المطلوبة، مما يقلل من الأخطاء والتأخيرات. كما يوجه الطلبات عبر القنوات المناسبة، مما يضمن مشاركة الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب.
هذه العملية المبسطة لا تعمل فقط على تسريع الإجراءات، بل توفر أيضًا رؤية شاملة للمديرين، الذين يمكنهم تتبع كل طلب بسهولة، والتحقق من توافقه مع سياسات الشركة. وهذا المستوى من التحكم يساعد في تحسين الإنفاق وضمان أن كل عملية شراء تدعم الأهداف الاستراتيجية للشركة.
4- الشراء
تشكل أنظمة المشتريات نقلة نوعية في عملية الشراء من خلال حلول أتمتة عمليات الشراء، مثل إنشاء أوامر الشراء وتتبع الفواتير. وهذا يحرر الفريق للتركيز على المهام الأكثر استراتيجية، مثل التفاوض مع الموردين.
بالإضافة إلى ذلك، توفر هذه الأنظمة مصدرًا موحدًا لجميع بيانات الشراء، مما يسهل تحليل اتجاهات الإنفاق، وتحديد فرص خفض التكاليف، وحتى التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.
5- إدارة العقود
يوفر نظام إدارة العقود والمشتريات مكانًا مركزيًا لتخزين جميع العقود وتتبعها وإدارتها بسهولة.
كما يمكن للأنظمة المدعومة بالذكاء الاصطناعي مراجعة العقود تلقائيًا، وضمان الامتثال لشروطها، وأتمتة عمليات التجديد، والكشف عن المخاطر المحتملة قبل أن تتحول إلى مشاكل كبيرة.
6- التوريد
يعزز نظام تتبع المشتريات والموردين استراتيجيات التوريد الخاصة بك من خلال ربطك بشبكة واسعة من الموردين المحتملين.
سواء كنت تبحث عن مواد متخصصة أو ترغب في مقارنة عروض الأسعار من عدة بائعين، فإن نظامنا قادرًا على التعامل مع هذه المهام بكفاءة.
ختامًا
نظام المشتريات ليس مجرد أداة رقمية عابرة، وإنما هو محور استراتيجي يضمن لشركتك السرعة، والدقة، والمرونة في مواجهة التحديات، مما يرسِّخ مكانتك في الصدارة سواء عبر خفض النفقات، أو رفع جودة العمليات، أو إرساء شراكات استراتيجية طويلة الأمد.
لا تدع عمليات الشراء التقليدية تقف عائقًا أمام نمو أعمالك! استثمر اليوم في لوجيكس – شريكك الاستراتيجي نحو مستقبل رقمي أكثر كفاءة وربحية!
اتخذ الخطوة الذكية نحو المستقبل… مع لوجيكس، المشتريات ليست مجرد عملية، بل استراتيجية نجاح!
