لماذا نفتقد أنظمة مخصصة للقطاعات غير الربحية؟

لماذا نفتقد أنظمة مخصصة للقطاعات غير الربحية؟

إكتّشف | الإثنين - 21 / 10 / 2024 - 2:49 م

بعكس الفكرة الشائعة؛ عالم المنظمات غير الربحية معقد للغاية. ويتجاوز فكرة جمع التبرعات وتقديمها لمستحقيها فحسب. وعلى مر السنين، اضطرت تلك المنظمات إلى بناء “بيئات تطبيق متنوعة” بسبب تنوع التحديات التي تواجهها عند محاولة تنفيذ أهدافها.

فعلى سبيل المثال، إذا كنت منظمات المجتمع المدني تقدم الإغاثة أو الخدمات في بلد ما، فمن المرجح أن تواجه إشكاليات عديدة في حال (تفشيّ الأزمة) إلى بلدان أخرى؛ حيث يكون حجم ونطاق المشكلة مختلفين تمامًا!

ما علاقة (لوجيكس) بالأنظمة المجتمعية أصلًا؟

سؤال مشروع.والحق يُقال: لم نفكر يومًا في استهداف القطاعات غير الربحية، حتى عملنا مع إحدى المنظمات غير الربحية التي تجمع البيانات باستخدام نظامنا، ومن ضمنها: درجات حرارة المرضى الذين زاروا العيادات المحلية.

لم يتمكن الفريق التطوعي، باستخدام هذه المعلومات، من التنبؤ بتفشي الملاريا المحتمل فحسب، بل أدى ذلك إلى إطلاق عملية في المكتب الخلفي لضمان توصيل الأدوية بشكل فعال إلى المسعفين. وكل ذلك بفضل الله سبحانه ثم بفضل تعديل النظام الجديد الذي أدى وقف تفشي الملاريا قبل أسبوعين تحسبًا.

وبناءً عليه، أطلقنا سلسلة تدوينات توعوية عن الدعم المجتمعي، بدأناها بتدوينة [هل يُعقل أن تحتاج المنظمات غير الربحية إلى نظام ERP؟!]

البيانات في كل مكان، كلها في وقت واحد

اليوم، تتقبل أغلب المنظمات غير الربحية أهمية أن تكون كافة المعلومات المتعلقة بعملياتها قابلة للاكتشاف. وأن تكون المعاملات قابلة للملاحظة إذا كانت المنظمة تريد اتخاذ قرارات استراتيجية بشأن خطتها التجارية. 

وتتلخص رؤيتها طويلة الأجل في أنه إذا أمكن الحصول على رؤية شاملة لكل شيء، من إدارة المنح إلى إدارة المشاريع وتخطيط موارد المؤسسات إلى برامج الجرد، فسوف تتمكن المنظمة من التنبؤ بالطلب والاستجابة في الوقت الفعلي لاحتياجات المستخدمين. 

يتجلى هذا بوضوح في أحدث دراسة أجرتها Unit4 في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة للمنظمات غير الربحية والتي كشفت أن التحول الرقمي يشكل الأولوية بالنسبة لثلثي المستجيبين.

عندما يتعلق الأمر بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات، فإن البيئات غير الربحية فريدة من نوعها. ففي بيئة الأعمال الربحية، مثل صناعة التصنيع على سبيل المثال، قد لا يتفاعل المستخدم مع نظام تخطيط موارد المؤسسات بشكل مباشر. 

على الطرف الآخر، تستلزم العمليات اليومية للمنظمات غير الربحية، الاعتماد على نظام واحد، وإلا فإن المنظمة تخاطر بوجود 10 برامج مختلفة تستخدمها، والعديد منها لن تتمكن من التواصل مع بعضها البعض. 

يسمح الاستثمار في نظام (ERP) للمنظمات غير الربحية استخدام جميع مواردها وموظفيها لخبراتهم بدلاً من محاولة التنقل في إدارة البيانات.

لماذا تتخوف منظمات المجتمع المدني من أنظمة ERP 

لقد عملنا مع عدد من المنظمات غير الربحية، والتي استغرقت جميعها وقتًا طويلاً قبل أن تتبنى فكرة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات. وكانت مسألة التخصيصات جزءًا أساسيًا من مشكلة التعقيد في التطبيقات القديمة؛ وهو مستوى من التعقيد التكنولوجي قد يكون من الصعب التغلب عليه.

إن الانتقال من الأنظمة القديمة إلى نظام ERP يعني أن المنظمات غير الربحية لا يمكنها أن تأخذ معها التخصيصات التي أجرتها، وهو ما قد يثير المخاوف.

ولا يتطلب إزالة هذه المخاوف -من وجهة نظرنا- أكثر من الاقتناع بأن التحول يتعلق بتبسيط العمليات لجعلها أكثر كفاءة وسهولة في الاستخدام. على سبيل المثال، صرّحت إحدى الجمعيات غير الربحية التي عملنا معها عن امتلاكها 200 تطبيق في موقع واحد. وبالنسبة للعديد من المنظمات، قد يتكرر هذا السيناريو بكثرة.

يمنح تبنيّ المنظمات غير الربحية لأنظمة ERP القدرة على قيادة التغيير. والواقع أننا في لوجيكس نؤمن بأنه عوض أن يكون الوضع الاقتصادي الحالي هو الذي يكبح جماح التغيير ، فإنه  عامل محفز للتحول الرقمي.

وتدرك المنظمات غير الربحية أن البنية الأساسية الحالية لتكنولوجيا المعلومات لديها غير قادرة على الاستجابة للمتطلبات التشغيلية التي تواجهها اليوم. ولابد أن تكون أكثر مرونة واستجابة للبيئات سريعة التطور؛ وهذا يتطلب قدراً أعظم من التوافق بين التطبيقات، وهو أمر غير ممكن مع الأنظمة القديمة. 

ومن خلال الانتقال إلى نظام ERP على غرار نظام لوجيكس، يمكنها خلق محاذاة وتواصل عالميين، مما يجعل كل جانب من جوانب البيانات في منظماتها قابلاً للملاحظة.

كما يعمل هذا التحول على حل مشكلة التخصيصات لأن تطبيقات المؤسسات لا ينبغي تخصيصها؛ بل ينبغي بناؤها لغرض معين. 

تحديات منظمات المجتمع المدني وقوة نظام لوجيكس AI

تعمل منظمات المجتمع المدني في ظل ظروف مختلفة مقارنة بنظيراتها الربحية. إذ ينصب تركيزها الأساسي على تحقيق رسالتها لا تعظيم الأرباح. ويترجم هذا إلى احتياجات محددة مثل:

الاستدامة المالية

تعتبر الاستدامة المالية مصدر قلق كبير للمنظمات غير الربحية اليوم. غالبًا ما تعاني الأخيرة من محدودية التمويل الحكومي والحاجة المستمرة لتوليد الدخل. 

على الجانب الآخر، غالبًا ما تعمل المنظمات غير الربحية بميزانيات محدودة، مما يجعل الاستثمار في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الشاملة أو استخدام أنظمة مخصصة قرارًا صعبًا.

ولهذا السبب، يوفر نظامنا السحابي (لوجيكس AI) إمكانية التوسع والمرونة بتكلفة أولية أقل مقارنة بأنظمة ERP التقليدية. كما يُتيح للمؤسسات غير الربحية دفع رسوم ما تستخدمه فقط، مما يقلل من الضغوط المالية

 وعلى الجانب الآخر، يخفف نظام لوجيكس AI أعباء إدارة سير العمل المالي، وتتبع النفقات، ويُتيح رؤية في الوقت الفعلي للأداء المالي، مما يعني تخطيطًا ماليًا أكثر فعالية وتوفيرًا عظيمًا في التكاليف.

التوافق مع حجم الطلب على خدمات الدعم المجتمعي

يعد تلبية الطلب على خدمات الدعم المجتمعي تحديًا آخر تواجهه المنظمات غير الربحية. يمكن لنظام لوجيكس (AI) زيادة كفاءة الأعمال، وتمكين إدارة المزيد من المشاريع، مما يساعد منظمات المجتمع المدني على تلبية المطالب بشكل أكثر فعالية.

إدارة أعباء العمل

تعتبر إدارة أعباء العمل مشكلة رئيسية للمنظمات التطوعية (خاصة الناشئة منها). 

يقدم نظام لوجيكس AI اليوم وحدات مصممة خصيصًا للمنظمات غير الربحية. تتضمن هذه الوحدات وظائف خاصة بمحاسبة الأموال وإدارة المنح والعلاقات مع الجهات المانحة وتتبع المتطوعين. ما يعني تقليل الحاجة إلى التخصيص المكثف وتحسين الكفاءة التشغيلية.

الامتثال وحماية البيانات

يعد الامتثال للمتطلبات التنظيمية وقوانين حماية البيانات، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات، أحد أخطر التحديات التي تواجه القطاعات غير الربحية.

يتضمن نظامنا المدعوم بالذكاء الاصطناعي ميزات رئيسية مصممة خصيصًا لهذا الغرض. حيث يقدّم تدابير أمنية قوية تضمن أن تكون المنظمات غير الربحية دائمًا في حالة امتثال.

تتبع العضويات

تعتمد العديد من المنظمات غير الربحية على العضوية المتجددة، أي العضوية التي تستمر لمدة عام واحد من تاريخ التبرّع. يصعب -عمليًا- متابعة هذه العضويات المتجددة، ولكن يمكن لنظام لوجيكس AI إنشاء تقرير، مما يتيح لمنسق العضوية معرفة موعد استحقاق عضوية شخص ما. وهذا من شأنه أن يجعل من الأسهل تتبع جميع العضويات بالإضافة إلى أموال العضوية الناتجة عن قيام العملاء بسداد مستحقات العضوية الخاصة بهم.

إدارة متطلبات أصحاب المصلحة المتنوعين

غالبًا ما تعتمد المنظمات غير الربحية الصغيرة على العمل التطوعي. إن الاحتفاظ بهذه الاتصالات في نفس النظام مع الأعضاء ومعلومات جمع التبرعات يمكن أن يقلل من الوقت الذي يتعين عليك فيه التحقق بين الأنظمة لمعرفة ما إذا كان المتطوع عضوًا أم متبرعًا. 

طوّرنا نظام لوجيكس AI بقدرات استثنائية في مجال إدارة العلاقات، بحيث يُتيح للمستخدم تتبع تفاعلات الجهات المانحة، وإدارة كيانات متعددة، وتوفير رؤية أفضل.

المحاسبة المعقدة للصناديق

صُممت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التقليدية لعمليات محاسبية بسيطة، لذا، يواجه مستخدموها صعوبة في التعامل مع متطلبات المحاسبة المعقدة للصناديق الخاصة بالمؤسسات غير الربحية. قد يكون تخصيص هذه الأنظمة لتتبع الأموال حسب المصدر والغرض والقيود معقدًا ومكلفًا.

وهنا، نرى كيف يقلب نظام لوجيكس AI الموازين بقدرته على إدارة المنح وتتبع الوقت المستغرق في برامج مختلفة وإنشاء تقارير مالية، مما يسهل على الجمعيات الخيرية تلبية هذه الاحتياجات.

من خلال وحدات المحاسبة المتكاملة، يتيح لك نظام لوجيكس (AI) رؤية في الوقت الفعلي لكيفية إنفاق الأموال عبر المشاريع والأقسام والمواقع. يمكنك إعداد ميزانيات فريدة في النظام وتعيين التكاليف وفقًا لذلك.

ميزات مثل:

• طلبات الشراء مع تدقيق الصناديق لمنع النفقات الزائدة.
• تبسيط تقارير النفقات من خلال تدفقات عمل الفواتير وتيسير الموافقات.
• ينبهك النظام إلى التباينات في الميزانيات والتقديرات.
• يمكّن نمذجة مراجعات الميزانية وتحويلات الأموال والتوقعات بسلاسة.
• وظائف إعداد التقارير مثل الميزانيات العمومية وقوائم الدخل بيانات الميزانية للتحليل المقارن.
• التعمق في دفتر الأستاذ العام للإشراف التفصيلي على الميزانية.
• تحقيق التحكم المالي الأمثل والشفافية مع الأموال والميزانيات المركزية والموافقة عليها وتتبعها داخل قاعدة بيانات واحدة. تتيح لك التقارير القوية تحليل المبالغ الفعلية مقابل الإنفاق المخطط له، مما يساعد على ضمان إدارة أموال المانحين بحكمة وتحقيق الأغراض المقصودة.

بوابة الموارد البشرية والموظفين

سيخبرك أي متخصص في الموارد البشرية أن عملية دمج الموظفين الجدد قد تكون شاقة. تخيل منظمة غير ربحية صغيرة يقع فيها على عاتق شخص واحد مهام دمج الموظفين الجدد، وتتبع إجازات الموظفين المدفوعة الأجر والجداول الزمنية والمزايا وكشوف الرواتب. تخيل الآن أن هذا الشخص لديه نظامنا؛ يساعده في هذه العملية كلها في مكان واحد. وهذا يعني أن متخصص الموارد البشرية يمكنه قضاء المزيد من الوقت في التفاعل مع المتطوعين وقضاء وقت أقل أمام الشاشات!

طريقة جديدة لجذب المتبرعين

لم يعد الدافع وراء التبرع بالمال للمنظمات غير الربحية، سواء كانت منحًا حكومية أو متبرعين من القطاع الخاص، نابعًا من “فعل الخير”. يريد معظم المتبرعين الآن رؤية القيمة؛ يريدون التأكد من أن تبرعاتهم تخدم حقًا غرضًا أكبر. يريدون نتائج شفافة وقابلة للقياس.

بفضل إدارة البيانات الأفضل وقدرات إعداد التقارير في لوجيكس AI، يمكنك تقديم هذا النوع من المعلومات المهمة للمتبرعين. يمكنك تقديم إحصائيات تُظهر بدقة تأثير منظمتك غير الربحية على المجتمع. 

وكما ذكرنا سابقًا، يحتوي نظام لوجيكس AI أيضًا على أدوات تسويقية، مما يسمح لك بزيادة الوعي العام بمنظمتك ورسالتك. كلما زاد عدد الجمهور، زاد عدد المتبرعين، وزادت الموارد التي يمكنك تخصيصها لحركتك غير الربحية.

التكيف مع النمو

مع توسع المنظمة غير الربحية، يصبح تبني قابلية التوسع في برامج الإدارة ليس مفيدًا فحسب، بل وضروريًا أيضًا. 

ربما لاحظت تدفقًا للتبرعات وأنت الآن تضع متطلبات المنح الأكثر تعقيدًا؛ ربما حتى أنك توسع نطاقك التشغيلي. وهنا تلعب قابلية التوسع في نظام لوجيكس AI دورًا حاسمًا. فهي مصممة بطبيعتها للتكيف مع المشهد المتطور لمؤسستك غير الربحية، وتوفر إطارًا قابلًا للتوسع ينمو معك.

تعني مرونة نظام تخطيط موارد المؤسسات المستند إلى السحابة أنه يمكنك تعديل الوظائف أثناء التنقل، مما يخفف من وقت التوقف ويضمن اتخاذ كل خطوة جديدة نحو النمو بثقة.

تبدأ بمجموعة أساسية من الوحدات المصممة خصيصًا لعملياتك الحالية. ومع توسع مؤسستك غير الربحية، يمكنك دمج وحدات إضافية بسلاسة دون الحاجة إلى إصلاح كامل للنظام. لا يوفر هذا النهج الوقت فحسب، بل يحافظ على ميزانيتك. 

إن جوهر قابلية التوسع في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أنها توفر لك المرونة اللازمة للاستجابة للتغيير بسرعة وكفاءة وبأقل قدر من الانقطاع. أنت تحافظ على استعداد مستمر لتلبية المطالب المتزايدة، سواء كان ذلك زيادة في عدد المتطوعين أو البرامج المعقدة أو التوسع الدولي – كل ذلك مع البقاء مخلصًا لجوهر مهمتك: إحداث فرق في هذا العالم.

إحداث تغيير جذري في العالم الحقيقي عبر المنظمات غير الربحية

في عالم المنظمات غير الربحية المتطور باستمرار، يعد امتلاك الأدوات المناسبة تحت تصرفك أكثر أهمية من أي وقت مضى. وعندما يتعلق الأمر بإدارة موارد مؤسستك بفعالية، يعمل نظام لوجيكس على إحداث ثورة حقيقية في المجال غير الربحي. 

فمن خلال توفير حل نظام واحد مصمم خصيصًا للاحتياجات الفريدة للمنظمات غير الربحية، يساعد نظامنا هذه المنظمات على زيادة الكفاءة وإدارة شؤونها المالية بشكل أفضل وفي النهاية تحقيق مهمتها بشكل أكثر فعالية. . ومن خلال التخصيص والتنفيذ المدروسين، يمكن أن تصبح أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أدوات قوية في القطاع غير الربحي، مما يؤدي إلى إحداث تغيير إيجابي وتعظيم التأثير.