لماذا يبدو بحثك عن أفضل نظام مشتريات .. دون جدوى؟
لماذا يبدو بحثك عن أفضل نظام مشتريات .. دون جدوى؟
إكتّشف | الأحد - 28 / 04 / 2024 - 9:41 م
لنتفق قبل أن نبدأ: إذا دخلت التدوينة لأنك تتوقع سردًا لبعض الميزات التي يُفترض أنها متوفرة في أفضل نظام مشتريات، والذي -وللمصادفة العجيبة!- سيتبيّن أنه نظامنا.. فيؤسفنا قول أنك ستضيّع وقتك الثمين فحسب!
دعني أخبرك عن منظورنا في لوجيكس، ومتأكد تمامًا أنك متفق معه:
إن امتلاك نظام أو برنامج مشتريات ومعرفة كيفية التعامل معه ليس كافيًا. فالأنظمة والبرامج مجرد أدوات، وكما نعلم جميعًا؛ يتمثل الجزء الصعب في فهم ما تحاول إنجازه وكيفية تطبيقه ، وليس الضغط على الأزرار الملونة!
والآن، لا شكّ أنك تتساءل: ما الذي سأناقشه في التدوينة إذًا؟
هل سبق وسمعت بـ “هندرة إدارة العمليات”؟
مصطلح تعلمته من أحد رواد الأعمال الذين زاروا مقرّ شركتنا.
يُقصد بهندرة إدارة العمليات (BPR): عملية إعادة تفكير أولية وإعادة تصميم جذرية لعمليات المؤسسة وسير العمل والعمليات. ويهدف إلى تحسين المجالات الحيوية بشكل كبير مثل خفض التكاليف وتحسين الجودة وتقديم الخدمات والكفاءة الشاملة. تتحدى هندرة إدارة العمليات آليات العمل الحالية، وغالباً ما تتخلص من الممارسات القديمة وتقدم منهجيات مبتكرة وفعالة.
أعلم أنك لا تستمتع بقراءة مثل هذه المعلومات الجامدة، وتريد -عوضًا عنها- أمثلة عملية.
لك ذلك..
على سبيل المثال، غالبًا ما تواجه الشركات العالمية تحديًا في تنسيق أنشطة المشتريات بكفاءة عبر فروعها.
وإن تأملنا الحال داخل أحد تلك الفروع، فسنجد فرق المشتريات غارقين في معالجة الطلبات بسبب كثرة المهام اليدوية (مثل إنشاء أوامر الشراء ومعالجة الفواتير والموافقة على المدفوعات).
وسنجد، على مستوى الإدارة العليا، مشكلة الامتثال للوائح وإدارة المخاطر ، والتي تعد من الجوانب الحاسمة في مجال المشتريات.
فكيف ستساهم هندرة إدارة العمليات في حلّ هذه المشكلات؟
ولنبدأ مع ..
مشكلة التشتت بين الفروع المتعددة.
الحل هنا في التخليّ عن (لامركزية البيانات)، والبحث عن نظام يعمل على مركزية إدارة المشتريات ويوفر منصة موحدة بحيث تُدير جميع أنشطة المشتريات بكفاءة (بدءًا من طلبات الشراء وحتى الموافقات وإدارة البائعين).
كثرة المهام اليدوية
تخيّل أن يُقنعك مزوّد أنظمة ERP بنظامه؛ على أعتباره الأفضل. لتكتشف أن فريق المشتريات لديك لا زال يمضي معظم وقته في التعامل -يدويًا- مع مهام الشراء الروتينية مثل إنشاء أوامر الشراء وتدقيق الفواتير وتفويض الدفع للموردين!
لا تبدو ليّ أنها صفقة رابحة.. فما الحل؟
ببساطة، يمكنك التماس زيادة ملحوظة في الكفاءة بخاصية واحدة: أتمتة المشتريات.
تخيّل الآتي:
- يمكنك إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا
- معالجة الفواتير دون تأخير
- الموافقة على الدفعات بسرعة.
كل ذلك، دون أي تدخل شخصي منك. كما يُقال، ستغيّر أتمتة المشتريات قواعد اللعبة. إذ سيؤدي هذا النهج المبسط إلى تقليل تكاليف التشغيل وتنفيذ دقيق وفعّال لطلبات الشراء.
وهذا ما يقودنا للمشكلة الآتية ..
سوء العلاقة بين قسم المشتريات والموردين
من الناحية النظرية، ينبغي أن يمتلك قسم المشتريات مستودعًا غنيًا بالمعلومات. إنما -عمليًا- لا تزال الغالبية العظمى من طلبات الشراء يتم تنفيذها باستخدام رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات، والنتيجة؟ مشاكل جمّة في سلاسل الإمداد (سبق أن تناولناها في تدوينة سابقة).
ويكمن الحل في التواصل والتعاون السلس مع الموردين من خلال
إنشاء مركز مشتريات مركزي، يُتيح قياس أداء المشتريات KPI، إضافة لمشاركة التحديثات “جداول الإنتاج – متطلبات الجودة – تغييرات الطلب” في الوقت الفعلي، والذي توفره أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
نتيجة لذلك، ستقلّ المهل الزمنية وتتحسن جودة المواد الخام والمكونات، مما يعزز علاقة منشأتك مع الموردين.
كثافة البيانات
ربما لست مُضطرًا لشرح ماهيّة التحدي هنا: كميات كبيرة من بيانات المشتريات -الموزّعة بين أنظمة ومنصات مختلفة- والتي تكافح منشأتك لدمجها في قاعدة بيانات موحدة وسهلة الإدارة.
أمعن النظر في مصطلح “سهلة الإدارة” وأخبرني: هل أنت مستعد لتوجيه جهود فريق المشتريات لديك نحو إنجاز هذه المهمة؟ .. أم أنك تفضّل حلًا أسهل؟
يمكّنك استخدام تقنية الذكاء الاصطناعي في المشتريات من تحليل مجموعات بيانات أكبر مما كان ممكنًا في السابق، مما يعني أن قدرة الذكاء الاصطناعي على العمل مع كميات هائلة من البيانات يمكن أن تتيح رؤى أفضل ودقيقة للبيانات في الوقت الفعلي. على سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل سلوك الشراء لفئات مختلفة من العملاء، مما يسمح لك بتخصيص مشترياتك ومخزونك مباشرة بما يتناسب مع احتياجات عملائك.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضًا استخدام الذكاء الاصطناعي لقراءة البيانات التاريخية والتعلم من الأنماط السلوكية السابقة. قد يكون هذا مفيدًا للغاية للشركات المصنعة فيما يتعلق بإنشاء عروض الأسعار والتقديرات.
وبالحديث عن عروض الأسعار..
تحديد عروض الأسعار عند إطلاق منتجات جديدة
يُعد ذاك تحديًا كبيرًا. صحيح؟
لحسن الحظ، يمكنك هنا استخدام الذكاء الاصطناعي في المشتريات أيضًا. فمن خلال التحليل العميق للمنتجات المماثلة التي قمت بإنشائها في الماضي، يمكن أن يمنحك الذكاء الاصطناعي رؤى أكبر حول التكاليف الفعلية. وهذا يجعل من السهل إنشاء عرض أسعار دقيق لعميلك.
على العموم، سنُفرد تدوينة مستقلة عن استخدامات الذكاء الاصطناعي في المبيعات، إنما ذكرت هذه النقطة الإضافية لصلتها الوثيقة بالمشتريات فحسب.
الامتثال للوائح وإدارة المخاطر
بالطبع لم أنسى! إذ وكما اتفقنا في البداية: يعد الامتثال من الجوانب المهمة في مجال المشتريات.
ولئلّا أُطيل، تأتي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مجهزة بميزات: فرض المتطلبات التنظيمية – توحيد الإجراءات – الاحتفاظ بسجلات شاملة.
وهنا أنا مُضطر للإشارة إلى ميزة موجودة في نظام لوجيكس دون سواه: يقوم النظام بشكل مستقل بمراقبة الالتزام باللوائح الخاصة بالصناعة، مما يقلل من احتمالية حدوث مضاعفات قانونية والعقوبات ذات الصلة. وهذا لن ينقذ الشركة من العقوبات المالية المحتملة فحسب، بل سيعزز أيضًا سمعتها كشريك موثوق ومتوافق في الصناعة.
ستسامحني على التسويق لنظامنا، أليس كذلك؟
أوجه قصور أنظمة ERP في التعامل مع المشتريات
لا تستغرب. ففي حين أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات توفر أدوات قيمة لمختلف مهام شركتك، إلا أن تصميمها المتأصل قد لا يتوافق تمامًا مع الاحتياجات المحددة للمشتريات.
على الرغم من أن وحدات المشتريات المدمجة تهدف إلى معالجة هذه الفجوة، إلا أن تنفيذها يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً وغالبًا ما يفتقر إلى المرونة أو الوظائف المصممة لإدارة المشتريات المثلى.
بعض التحديات الرئيسية التي يمكن أن تعيق الشراء الفعال ضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات هي:
- المرونة المحدودة: قد لا تتكيف هياكل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) القياسية بشكل جيد مع مسارات العمل المتنوعة وعمليات الموافقة الشائعة في مجال المشتريات.
- عوائق التعاون: قد لا توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) منصات قوية للتعاون السلس بين الفرق الداخلية والموردين الخارجيين.
- رؤية محدودة للإنفاق: تفتقر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التقليدية إلى وظائف متقدمة لتحليل الإنفاق وإدارته، وبالتالي تحد من رؤى البيانات في الوقت الفعلي واتخاذ القرارات الإستراتيجية.
أقول ذلك لأنبّهك إلى ضرورة مراعاة أوجه القصور المحتملة هذه عند تقييم مدى ملاءمة نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لاحتياجاتك.
تلخيصًا لكل ما سبق..
في بيئة الأعمال الحديثة، حيث يكون لكل قرار وزن كبير، تعد المشتريات حجر الزاوية للنجاح الاستراتيجي. بينما تبحث المؤسسات باستمرار عن طرق مبتكرة للتغلب على تعقيدات إدارة سلسلة التوريد، فإنها تكتشف كنزًا من الإمكانيات مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وعلى رأسها نظام لوجيكس. والذي تُحقق “طبيعته الديناميكية” نقلة نوعية في مجال المشتريات.
