لم تعد الفوترة الإلكترونية خيارًا بعد الآن!
لم تعد الفوترة الإلكترونية خيارًا بعد الآن!
إكتّشف | الخميس - 10 / 10 / 2024 - 3:36 م
من الصعب تقديم توقعات، خاصة فيما يتعلق بالمستقبل.”
ينطبق هذا الاقتباس من مارك توين أيضًا على الفوترة الإلكترونية، إلا أنه يتعلق بـ “متى” أكثر منه “ما إذا كانت” الفوترة الإلكترونية ستحل محل الفوترة الورقية على نطاق واسع.
فيومًا بعد يوم، تصبح الفواتير الإلكترونية هي القاعدة في الشركات، ولكنها -وهذا الأهم- مطلب قانوني في العديد من البلدان.
للوهلة الأولى، يبدو أن هدفها هو تخفيض تكاليف معالجة الفواتير. وربما كانت تلك إحدى أكبر فوائد الفوترة الإلكترونية: حيث تسمح الفاتورة الإلكترونية بتحقيق وفورات كبيرة، ويرجع خفض التكلفة آنف الذكر إلى عاملين:
- إلغاء العمليات الورقية (الورق، المظاريف، التغليف، الأختام.. الخ).
- الحد -أو حتى الاستغناء الكامل- عن إدارة الفواتير يدويًا، مما يوفّر الوقت على فرق المحاسبة، ويساهم في تركيزهم على مهام أكثر استراتيجية.
ولأننا في لوجيكس نقدم أكثر من المتوقع، ونسعى لمساعدتك على إنشاء سير عمل أكثر ذكاءً وكفاءة يتكيف مع احتياجاتك. طورنا نظام لوجيكس AI بميزة “الفوترة الإلكترونية المدعومة بالذكاء الاصطناعي”.
كيف تعمل الميزة المذكورة؟
سيمنحك فهم كيفية عملها نظرة ثاقبة لكفاءتها ودقتها. فهيّا بنا..
الخطوة 1: جمع البيانات
بديهيًا، سيبدأ نظامنا بجمع الفواتير بتنسيقات مختلفة (ملفات PDF، أو الصور الممسوحة ضوئيًا، أو رسائل البريد الإلكتروني، أو حتى المستندات المكتوبة بخط اليد). ولكن المميز هنا أن ذلك سيتم تلقائيًا، ومن مصادر متعددة: صناديق البريد الإلكتروني، أو أنظمة إدارة المستندات، أو منصات التخزين السحابي.
الخطوة 2: التعرف الضوئي على الحروف (OCR)
بعد جمعها، يطبق الذكاء الاصطناعي داخل نظامنا التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لتحويل النص من الصور الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF إلى بيانات قابلة للقراءة آليًا.
على عكس إدخال البيانات يدويًا، والذي قد تصل نسبة الخطأ فيه إلى 4%، يعمل الذكاء الاصطناعي على تقليل الأخطاء بنسبة 90%، مما يضمن دقة عالية. تتكيف هذه التكنولوجيا مع التصميمات والهياكل المختلفة، مما يضمن معالجة الفواتير غير القياسية بكفاءة.
تُعد تقنية التعرف الضوئي على الحروف ضرورية لاستخراج المعلومات المهمة من الفواتير، مثل تفاصيل البائع وأرقام الفواتير والتاريخ وبنود الأسطر والإجماليات. يتفرّد نظامنا في استخدامه تقنية التعرف الضوئي على الحروف المتقدمة “Advanced OCR” للتعامل مع الخطوط المختلفة والمستندات ذات المسح الضوئي منخفض الجودة، مما يضمن استخراج البيانات بدقة متناهية.
ونتيجة لذلك، تحظى المنشآت بمعالجة أسرع للفواتير ومعدلات خطأ أقل، مما يترجم مباشرة إلى توفير في التكاليف وتحسين الكفاءة التشغيلية.
الخطوة 3: استخراج البيانات وتفسيرها
هنا، تستخرج خوارزميات الذكاء الاصطناعي نقاط البيانات ذات الصلة من الفاتورة. وهذا يتجاوز التعرف البسيط على النص؛ حيث يمكن للذكاء الاصطناعي -داخل نظام لوجيكس AI- فهم السياق والعلاقات بين قطع المعلومات المختلفة.
على سبيل المثال، يمكنه التمييز بين بنود الأسطر، وتحديد الضرائب، وربط تفاصيل الفاتورة بأوامر الشراء أو العقود المقابلة. ومجددًا، يتيح هذا الفهم السياقي للذكاء الاصطناعي استخراج البيانات من الفواتير المعقدة أو غير القياسية بدقة.
نعلم أهمية مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء أو الإيصالات أو العقود المقابلة لها. لكن لا مناص من الاعتراف بكونها مهمة مرهقة! إنما لا داعي للقلق، إذ يساعدك الذكاء الاصطناعي على أتمتة هذه العملية من خلال ربط البيانات عبر مستندات مختلفة لضمان الاتساق.
على سبيل المثال، يتحقق النظام من أن الكميات والأسعار الواردة في الفاتورة إضافة للمبالغ الإجمالية تتطابق مع طلب الشراء المقابل. وفي حالة حدوث تناقضات (مثل عدم تطابق المبالغ أو فرض رسوم غير مصرح بها)، يقوم نظام الذكاء الاصطناعي بوضع علامة على المشكلة لمراجعتها من قبل البشر.
تعمل هذه المطابقة الآلية على تسريع عملية الموافقة وضمان دقة المدفوعات وتوافقها مع سياسات المنشأة. ومن خلال تقليل الإشراف اليدوي، يمكن لمنشأتك تقليل الأخطاء وتجنب المدفوعات الزائدة وتبسيط سير عمل حسابات الدفع الخاصة بها.
الخطوة 4: التحقق ومعالجة الأخطاء
يمكن أن تؤدي الأخطاء في معالجة الفواتير إلى خسائر مالية كبيرة وانعدام الكفاءة التشغيلية. يعمل الذكاء الاصطناعي على تقليل هذه الأخطاء بشكل كبير من خلال تحديد الأخطاء في الفواتير وتصحيحها تلقائيًا.
وعلاوة عن اكتشاف الذكاء الاصطناعي التناقضات بين المبلغ المدرج في الفاتورة وطلب الشراء، ووضع علامة عليها للمراجعة قبل إجراء المدفوعات (كما أسلفنا منذ قليل). إذا كانت حقول البيانات المحددة مفقودة أو بتنسيق غير صحيح، يمكن للذكاء الاصطناعي المطالبة بالتصحيحات أو، في بعض الحالات، إجراؤها بناءً على بيانات تاريخية. يقلل هذا النهج الاستباقي من مخاطر الأخطاء المكلفة ويضمن معالجة الفواتير بشكل صحيح من أول مرة.
بمرور الوقت، يتعلم نظام الذكاء الاصطناعي من الأخطاء السابقة، مما يحسن قدرته على اكتشاف الأخطاء وتصحيحها تلقائيًا. والنتيجة هي عملية فوترة أكثر موثوقية تتطلب إشرافًا يدويًا أقل وتقلل من احتمالية تأخير الدفع أو النزاعات.
الخطوة 5: التصنيف والفرز
بمجرد التحقق من صحة البيانات، يتم تصنيفها وفرزها تلقائيًا. تصنف أنظمة الذكاء الاصطناعي الفواتير بناءً على معايير (مثل القسم / نوع النفقات / الرقم التعريفي للمشروع).
يجعل هذا التنظيم الآلي استرجاع الفواتير لاحقًا للتدقيق أو إعداد التقارير أو التحليل المالي أسهل. من خلال تقليل الوقت المستغرق في الفرز اليدوي، يعمل الذكاء الاصطناعي على تبسيط سير العمل ويضمن حفظ الفواتير بشكل صحيح دائمًا.
الخطوة 6: الموافقة على أتمتة سير العمل
في العديد من المنشآت، غالبًا ما تنطوي عملية الموافقة على الفواتير على العديد من أصحاب الشأن (من مدراء أقسام ومشرفين وغيرهم)، ما يؤدي إلى التأخير إذا لم تتم إدارتها بكفاءة.
يعمل الذكاء الاصطناعي على تحسين هذه العملية من خلال أتمتة توجيه الفواتير إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة للموافقة عليها. يمكن تكوين النظام بقواعد تحدد من يحتاج إلى الموافقة على الفاتورة بناءً على معايير مثل القسم أو نوع المصروفات أو المبلغ.
تتطلب الفواتير التي تقل قيمتها عن مبلغ معين مستوى واحدًا فقط من الموافقة، بينما تتطلب المبالغ الأكبر مستويات متعددة. يتتبع الذكاء الاصطناعي حالة كل فاتورة، ويرسل تذكيرات إلى الجهات المعتمدة في حالة تأخير الإجراء.
يضمن هذا الموافقة على الفواتير بسرعة وكفاءة، مما يقلل من الاختناقات ويتيح الدفع في الوقت المناسب. كما يوفر أتمتة سير عمل الموافقة الشفافية، حيث يمكن لأصحاب المصلحة تتبع تقدم الفاتورة بسهولة وتحديد مكان حدوث أي تأخيرات.
الخطوة 7: اكتشاف الفواتير المكررة
تعد الفواتير المكررة شائعة في الحسابات الدائنة، مما يؤدي غالبًا إلى دفع مبالغ زائدة إذا لم يتم اكتشافها في الوقت المناسب.
يعالج نظام لوجيكس AI هذه المشكلة من خلال اكتشاف الفواتير المكررة قبل معالجتها. يحلل النظام تفاصيل الفاتورة الرئيسية مثل اسم البائع ورقم الفاتورة والمبلغ، ويقارنها بالسجلات الموجودة لتحديد الفواتير المكررة.
إذا تم العثور على نسخة مكررة محتملة، يقوم الذكاء الاصطناعي بتمييزها للمراجعة، مما يسمح لفريق المحاسبة في منشأتك بالتحقيق والتأكد مما إذا كانت فاتورة شرعية أو إرسال مكرر.
يعد هذا مفيدًا بشكل خاص للشركات التي تتعامل مع فواتير كبيرة، حيث قد يكون اكتشاف التكرارات يدويًا أمرًا صعبًا.
تساعد الذكاء الاصطناعي الشركات على تجنب التكاليف غير الضرورية والحفاظ على سجلات مالية أكثر دقة من خلال منع المدفوعات المتكررة.
الخطوة 8: التحليلات التنبؤية
يتفوق نظام لوجيكس AI على باقي أنظمة الفوترة الإلكترونية من خلال التحليلات التنبؤية. يمكن للذكاء الاصطناعي المدمج في النظام تحديد الاتجاهات والأنماط التي توفر رؤى قيمة حول السلوك المالي المستقبلي من خلال تحليل بيانات الفواتير السابقة.
يستطيع الذكاء الاصطناعي التنبؤ باحتياجات التدفق النقدي استنادًا إلى الفواتير المتكررة، أو تسليط الضوء على اتجاهات الإنفاق الموسمية، أو التنبؤ بتجاوزات الميزانية المحتملة. وتمكن هذه الرؤى الشركات من اتخاذ قرارات مالية أكثر استنارة، مثل تحسين جداول الدفع، أو التفاوض على شروط أفضل مع البائعين، أو تحديد مجالات خفض التكاليف.
تساعد التحليلات التنبؤية أيضًا في تحديد الاختناقات في عملية الفوترة، مما يسمح للشركات بمعالجة المشكلات بشكل استباقي قبل أن تؤثر على التدفق النقدي أو العلاقات مع الموردين. يحول هذا الاستخدام الاستراتيجي للرؤى التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي معالجة الفواتير من مهمة تفاعلية إلى أداة استباقية للتخطيط المالي.
الخطوة 9: التكامل مع النظام المحاسبي
بعد الموافقة، يقوم نظام الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بنقل بيانات الفاتورة المعتمدة والمُعتمدة إلى نظامنا المحاسبي.
يؤدي هذا التكامل السلس إلى التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، مما يقلل من خطر الأخطاء ويسرع عملية الإغلاق المالي.
الخطوة 10: إعداد التقارير والتحليلات
تتمثل إحدى المزايا الرئيسية للفوترة الإلكترونية المدعومة بالذكاء الاصطناعي في القدرة على إنشاء تقارير ورؤى في الوقت الفعلي. تتعقب أنظمة الذكاء الاصطناعي مقاييس مختلفة، مثل عدد الفواتير التي تم التعامل معها، والوقت المستغرق للموافقات، وأي تناقضات تم تحديدها.
تتيح هذه الرؤى للشركات تحسين عملية حساباتها الدائنة، وإدارة التدفق النقدي بشكل أكثر فعالية، واتخاذ قرارات مالية مستنيرة.
الخطوة 11: اكتشاف الاحتيال
يمكن أن يكون الاحتيال في الفواتير مشكلة مكلفة للمنشآت، وغالبًا ما تمر دون أن يلاحظها أحد (إلا بعد فوات الأوان ربما!). يعمل الذكاء الاصطناعي على تعزيز اكتشاف الاحتيال من خلال تحليل بيانات الفواتير بشكل مستمر بحثًا عن أنماط المعاملات المشبوهة أو غير المعتادة.
على سبيل المثال، يمكن لنظام الفوترة الإلكترونية في نظام لوجيكس AI تحديد الفواتير من البائعين الجدد أو غير المعتمدين، أو اكتشاف الطلبات المكررة، أو تحديد الرسوم المبالغ فيها. ومن خلال مقارنة الفواتير الحالية بالبيانات التاريخية، يتعلم نظام الذكاء الاصطناعي التعرف على السلوك الطبيعي ويمكنه تحديد الانحرافات التي قد تشير إلى الاحتيال بسرعة.
يتيح هذا النهج الاستباقي للمنشآت اكتشاف الأنشطة الاحتيالية في وقت مبكر، مما يمنع الخسائر المالية ويحمي أصول المنشأة.
وبمرور الوقت، ومع معالجة الذكاء الاصطناعي لعدد أكبر من الفواتير، تصبح قدرته على اكتشاف الاحتيال أكثر دقة، مما يجعله أداة لا تقدر بثمن لحماية العمليات المالية.
الخطوة 12: عمليات التحقق من الامتثال
يعد الامتثال للمتطلبات التنظيمية أمرًا بالغ الأهمية في معالجة الفواتير، وخاصة بالنسبة للمنشآت العاملة في الصناعات ذات اللوائح المالية الصارمة. يساعد الذكاء الاصطناعي من خلال التحقق تلقائيًا من الفواتير للتأكد من امتثالها للوائح الخارجية وسياسات المنشأة الداخلية.
يمكن لنظام الذكاء الاصطناعي التحقق من أن الفواتير تحتوي على معلومات ضريبية ضرورية وتوقيعات الترخيص المناسبة وتلتزم بالمبادئ التوجيهية الخاصة بالمنشأة مثل شروط الدفع أو حدود النفقات.
يتم “التحذير” من وجود أي انحرافات للمراجعة، مما يضمن اكتشاف الأخطاء قبل أن تؤدي إلى انتهاكات للامتثال. من خلال أتمتة هذه الفحوصات، تقلل الشركات من خطر الغرامات الباهظة أو القضايا القانونية مع الحفاظ على السجلات المالية دقيقة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن تحديث الذكاء الاصطناعي لاستيعاب التغييرات التنظيمية، مما يضمن بقاء عمليات الامتثال محدثة وفعالة.
فوائد الفوترة الإلكترونية المدعومة بالذكاء الاصطناعي لمنشأتك
قد يستغرق الأمر عدة ساعات وحتى أيامًا حتى يتمكن عامل يدوي من إنجاز نفس القدر من العمل الذي يمكن للذكاء الاصطناعي إنجازه في غضون دقائق. إن استخدام الذكاء الاصطناعي لتحسين وتعظيم كفاءة سير العمل له فوائد عديدة:
-
يمكن لأتمتة حسابات الدفع أن تجعل سير عملك أسرع بما يصل إلى 7 مرات!
لا جدال حول ما إذا كانت حلول التقاط بيانات الفواتير باستخدام الذكاء الاصطناعي أسرع من إدخال البيانات يدويًا. لا نريد أن نضطر إلى ذكر ما هو واضح، لكن الحقيقة هي أن الأساليب القائمة على الذكاء الاصطناعي أسرع بعدة مرات من إدخال البيانات يدويًا.
وبالمقارنة، تستغرق معالجة فاتورة واحدة يدويًا حوالي ثلاث دقائق ونصف، في حين يمكن للذكاء الاصطناعي القيام بذلك في حوالي 30 ثانية في المتوسط، أي أسرع سبع مرات. كما يصبح الذكاء الاصطناعي أكثر ذكاءً وسرعة مع عدد الفواتير التي يعالجها.
-
أصبحت الأتمتة أكثر دقة بمرور الوقت
تستخدم طرق التقاط البيانات المعرفية نماذج الذكاء الاصطناعي ذاتية التعلم وتصبح أكثر ذكاءً مع كمية البيانات التي تعالجها.
سيؤدي هذا في النهاية إلى أن يصبح الذكاء الاصطناعي معتمدًا على نفسه وقادرًا على معالجة مجموعات كبيرة من البيانات دون أي تدخل بشري تقريبًا. الدقة هي الأولوية القصوى عند التعامل مع البيانات المالية، مثل الفواتير، ويتم تدريب حلول التقاط بيانات الفواتير بالذكاء الاصطناعي للتفوق في هذا.
يمكن لخوارزميات التعلم الآلي المدربة بشكل مستمر، والتي تعمل مع القوالب، إنتاج بيانات مستخرجة دقيقة للغاية تتراوح من 80% إلى 99%، وتتحسن هذه الدقة بمرور الوقت.
-
يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدة القوى العاملة لديك على زيادة إنتاجيتها إلى أقصى حد
يأتي جزء كبير من هذه الزيادة في توفير التكاليف التي ناقشناها من انخفاض الحاجة إلى الكتّاب والمديرين لقسم المحاسبة لديك. وهذا يقودنا إلى الفائدة الرئيسية التالية لتطبيق الذكاء الاصطناعي في المحاسبة – الإنتاجية.
من خلال إعفاء موظفي منشأتك من مهمة إدخال البيانات يدويًا المملة، فإنك تسمح لهم بالتركيز على جوانب أخرى مهمة من وظائفهم والتي تحتاج إلى الاهتمام، مثل التخطيط المالي، وتخطيط الميزانية، وتحليل الأفكار والأداء، وتعزيز العلاقات مع العملاء.
-
يتم نقل الكفاءة الأفضل إلى العمليات الأخرى ذات الصلة
يؤدي استخدام حلول الذكاء الاصطناعي إلى تعظيم كفاءة عملية المحاسبة والأقسام الأخرى، مثل المشتريات والتسويق، التي تعمل بشكل وثيق مع قسم المحاسبة.
يعمل هذا على تبسيط العملية بأكملها ويساعد هذه العمليات المترابطة على تحقيق إنتاجية أعلى أثناء العمل معًا. وتشمل الفوائد الأخرى لاستخدام الذكاء الاصطناعي تحليل وتخطيط رأس المال والإنفاق في الوقت الفعلي، وسداد المستحقات بشكل أسرع، وتحسين علاقات العمل مع البائعين.
لم تعد الفوترة الإلكترونية خيارًا .. وإنما ضرورة قصوى
بفضل الميزات المتقدمة التي يوفرها لوجيكس AI، يمكنك أتمتة سير عمل معالجة الفواتير بالكامل، من استخراج البيانات إلى الموافقة، مع توفير الوقت وخفض التكاليف.
سواء كنت تدير كميات كبيرة من الفواتير أو تسعى إلى تعزيز الدقة، يقدم لوجيكس AI حلاً قويًا يتكيف مع احتياجاتك ويساعدك على البقاء في المقدمة في سوق تنافسية.
