كيف تتجنب العمل متدني القيمة عبر نظام ادارة سير العمل؟
كيف تتجنب العمل متدني القيمة عبر نظام ادارة سير العمل؟
إكتّشف | الثلاثاء - 19 / 03 / 2024 - 4:24 ص
لا يختلف اثنان على تأثير الإجراءات غير الفعالة في نظام ادارة سير العمل على الإنتاجية والكفاءة وربما حتى القدرة التنافسية ومعنويات موظفيك، الذي قد يسببه غياب نظام .
تعريف مختصر لادارة سير العمل
عندما تشرع شركة ما في اتباع نهج حيث تقوم بتنفيذ سلسلة من المهام بطريقة منظمة بشكل جيد من خلال نظام آلي، فإن ذلك يسمى إدارة سير العمل.
وبالتالي، عندما تعمد شركتك لدمج أي برنامج يتضمن نظام سير العمل، فإنه يؤدي إلى أتمتة العديد من العمليات الحيوية مثل المهام المتعلقة بالحسابات، وتتبع أداء الموظفين، فهم التكاليف الحقيقية للموظفين وتقليل التكاليف في الإدارة.. إلخ.
ومن المدهش مدى انتشار إجراءات سير العمل اليدوية الفوضوية، وفي مختلف الصناعات والمجالات!
حسنًا، آن أوان إنهاء معاناتك من سير العمل اليدوي وغير الفعّال، وإحداث نقلة نوعية: أن تكون أسرع وأكثر كفاءة وتنافسية وتركز على قدرات موظفيك.
باختصار، هذا زمن استخدام نظام سير العمل في شركتك.
وهل يحتاج سير العمل إلى نظام ادارة سير العمل يا رجل؟!
سؤال منطقي، خاصةً بالنسبة لأصحاب الشركات الناشئة، وإليك إجابته ببساطة:
إن تنظيم وتنفيذ المهام التي ينطوي عليها الحفاظ على نظام غني بالمعلومات سرعان ما يصبح أمرًا شاقًا بدون خطة جيدة. تتمثل الفائدة الكبرى لنظام إدارة سير العمل في تبسيط المهام التي تحتاج إلى لمسة إنسانية.
في نظامٍ كهذا؛ يحدد المهام ويجدولها ويوافق عليها بسرعة، يعرف كل موظف ما يتعين عليه القيام به بالضبط .. ومتى يتعين عليه القيام بذلك. ما سيؤدي -بالضرورة- إلى تحسين المساءلة والإنتاجية للدرجة القصوى. على صعيدٍ آخر ، تهدف إدارة سير العمل إلى التأكد من توافق سير العمل مع أهداف شركتك، واتباع أفضل الممارسات، واستيفاء معايير الجودة والأداء. تتضمن إدارة سير العمل أيضًا تحديد وحل أي مشكلات أو اختناقات قد تنشأ في سير العمل، مثل الأخطاء أو التأخير أو التكرار أو التعارضات. يمكن أن تساعدك ادارة سير العمل في تبسيط عملياتك وتقليل التكاليف وتعزيز رضا العملاء والامتثال للوائح.
كيف يخلّصك نظام ادارة سير العمل من المهام ضئيلة القيمة
لا بدّ وأنك تتسائل عن ماهيّة تلك المهام. حسنًا، كم مرة عانيت من حالات التأخير والارتباك داخل أحد أقسام شركتك بسبب سلسلة (الطلبات/الموافقات)؟ أكثر مما تظن.
وماذا عن إدخال البيانات يدويًا من السجلات الورقية/الأنظمة المختلفة، أو إرسال المستندات يدويًا أكثر من مرة بسبب نقص في المعلومات أو حاجتها إلى إعادة صياغة، أو ضياع اليوم في فرز الإصدارات المختلفة -غير المنظمة- للملفات، حتى فوات المواعيد النهائية؟!
يحل نظام ادارة العمل مشكلة العمل اليدوي منخفض الجودة. على سبيل المثال، تتيح ميزة الأتمتة المُدمجة داخل النظام تحديد القرارات التلقائية ذات المنطق المباشر . مثل “إذا زادت قيمة طلب الشراء عن 50,000$، حوّله إلى المدير المالي للموافقة” أو “إذا كان رقم السجل المدني ناقصًا ضمن “نظام ساند SANED“1، فحوّل طلب التحقق من الأهلية إلى الموارد البشرية”.
في حين، ومع كل هذه الخطوات اليدوية، خاصة بالنظر إلى مخاطر الأخطاء البشرية. من المستحيل عدم إضاعة الوقت الثمين الذي كان من الممكن التركيز عليه على مهام أكثر إنتاجية. باستخدام الأتمتة ضمن نظام ادارة سير العمل، ستتدفق المعلومات فورًا إلى الخطوة التالية. بناءً على قواعد العمل الذكية، مما يوفر على شركتك ساعات كل أسبوع. تؤدي أتمتة هذه البوابات المنطقية البسيطة إلى إلغاء الحاجة إلى قيام شخص ما بفتح رسالة بريد إلكتروني أو مراجعة نموذج ورقي والبحث والمسح الضوئي لمعرفة ما يجب فعله بعد ذلك. وبدلاً من ذلك، يقوم محرك سير العمل بإدارة العملية ولا يستدعي تدخل الموظف إلا عند الضرورة.
كيفية استغلال نظام سير العمل على النحو الأمثل
إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها لضمان الانتقال السلس وإنشاء تدفق فعال للمعلومات من نظام برايم المطور من قبل شركة لوجيكس إلى موظفيك:
حدد ما تريده من نظام سير العمل
الطريقة الوحيدة للتأكد من أنك صممت سير عمل يناسب احتياجاتك هي تحديد أهداف واضحة من البداية. يبدأ ذلك بطرح الأسئلة الصحيحة على نفسك حول ما تريده من سير عملك.
- ما العمليات التي تريد دمجها في نظام سير عملك؟
- ماهي مؤشرات الأداء الرئيسية “KPIs”2 الأكثر دلالة على سير العمل الناجح؟
- ما المهام اليدوية التي ستدرجها في النظام، وما المهام التي ستتم أتمتتها؟
صمم مخطط نظام سير العمل
استنادًا إلى كيفية إدارة سير العمل مسبقًا والمهام التي تريد أتمتتها، ضع مخططًا تقريبيًا لسير العمل. يجب عليك التركيز على إبقاء سير العمل في أدنى حد ممكن. على الرغم من أنه يمكنك دائمًا إضافة المزيد من المهام لاحقًا، إلا أنه -عادةً- ما يكون لسير العمل الأقصر معدل نجاح أعلى.
التوحيد والرقمنة والأتمتة
عند إنشاء سير عمل، تحتاج إلى أن يقوم الموظفون لديك بذلك بنفس الطريقة في كل مرة وأن يؤدي أي نوع من الاستثناءات لتشكيل سير عمل مختلف. يمكن لنظام لوجيكس بعد ذلك تتبع ما يتم إجراؤه لتوثيق الامتثال وضمان الجودة في جميع العمليات.
علاوة على ذلك، فإن تقديم البيانات للمستخدمين بطريقة مناسبة يسهل عليهم متابعة سير العمل الحالي.
وتوحيد المعايير مجرد نقطة البداية. ينتشر التحول الرقمي في كل قطاع تقريبًا. مع تبني المستهلكين للتكنولوجيا والإشباع الفوري الذي توفره، تتعرض الشركات لضغوط لتحسين استجابتها ومرونتها وتقديم الخدمات. وهذا يعني أكثر من مجرد الانتقال من الأنظمة الورقية إلى الأنظمة الإلكترونية. ويعتمد على دمج العمليات والمعلومات عبر تلك المنصات الرقمية. يعمل نظام لوجيكس لتخطيط موارد المؤسسات، والمزوّد بأدوات إدارة سير العمل المضمنة على تسهيل التحويل رقميًا والسماح لموظفيك بإكمال سير العمل بسهولة دون الحاجة إلى التنقل بين أنظمة متباينة متعددة.
عندما تنتهي من توحيد المعايير والرقمنة، يمكنك بعد ذلك المضي قدمًا نحو الأتمتة. في ظل وجود حجم بيانات ضخم مدمج عبر الأنظمة، وتم تنظيمه في تقارير ومقاييس تُعلم سير العمل لديك، سيكون بمقدورك -ببساطة- تعيين الإشعارات والشروط التي تطبّق التعليمات عند استيفاء متطلبات معينة.
على سبيل المثال:
- يمكنك تعيين أمر شراء ليتم إنشاؤه وإرساله إلى مدير المشتريات للموافقة عليه في أي وقت ينخفض فيه عدد الدورات إلى ما دون نقطة معينة
- تم تحديد كميات هذا الأمر بناءً على بيانات المبيعات والتوريد
ومن هناك، يقوم الموظف بعرض كافة البيانات في مكان واحد وإكمال مهمتين: اتخاذ القرار بشأن الشراء وإرسال أمر الشراء.
ختامًا
إذا كنت ترغب فعلًا بالارتقاء بشركتك نحو التحول الرقمي، فيجب أن يكون نظام إدارة سير العمل جزءًا لا يتجزأ منها. باستخدام نظام لوجيكس لتخطيط موارد المؤسسات، لن تجني ثمار توفير وقت فريقك فحسب، بل ستتمكن أيضًا من توحيد العمليات وإنشاء الشفافية واتباع عمليات الامتثال الضرورية.
الحاشية: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
- نظام ساند هوهو نظام يتبع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية في المملكة العربية السعودية، وهذا النظام يوفر التأمين ضد التعطل عن العمل ولمزيد من المعلومات حول هذا النظام يمكنك الوصول له من خلال هذا الرابط ↩︎
- يرمز key performance indicator (KPI) إلى مؤشر الأداء الرئيسي، وهو مقياس قابل للقياس للأداء مع مرور الوقت لهدف محدد. توفر مؤشرات الأداء الرئيسية أهدافًا للفرق لتحقيقها، ومعالم رئيسية لقياس التقدم، ورؤى تساعد الأشخاص عبر المؤسسة على اتخاذ قرارات أفضل، للمزيد انقر هنا ↩︎
