يوم مريع في حياة مساعد مدير مكتب إدارة المشاريع
يوم مريع في حياة مساعد مدير مكتب إدارة المشاريع
إكتّشف | الإثنين - 15 / 01 / 2024 - 9:38 م
سنخبرك كيف يسعى لوجيكس لتحقيق نجاح إدارة المشاريع عبر حزمة من أنظمة تخطيط موارد الشركات والمؤسسات المتمثلة في إدارة المشاريع أهمها :
- إدارة التوزيع
- إدارة المشاريع
- إدارة الموارد البشرية والخدمات الذاتية
- إدارة علاقات العملاء
- التصنيع و الإنتاج
- لوجيكس برايم
- نظام إدارة الأملاك
في إطار سعيها لمواكبة التحول الرقمي في المملكة، قررت إدارة إحدى الجامعات السعودية إجراء عملية تغيير شاملة لخدماتها القائمة على التكنولوجيا، وحُدد يوم 20/9/2023 [قبل اليوم الوطني لتوحيد المملكة بثلاثة أيام] موعدًا نهائيًا.
في سعيها لوضع اسمها على رأس قائمة الدول المتقدمة، أطلقت المملكة برنامج التحول الوطني عام 2016، كأول برامج رؤية السعودية 2030.
وبالفعل، ينصب تركيز الدولة على تنويع اقتصادها وتقليل الاعتماد على النفط، مما يجعل تحفيز الابتكار أولوية حاسمة. إن التحول الرقمي في مختلف القطاعات، من المدن الذكية والتجارة الإلكترونية إلى أنظمة الرعاية الصحية والطاقة المتجددة، يغير وجه المجتمع السعودي.
إنما، كأي دولة أخرى تسعى إلى تأمين اقتصادها للمستقبل وتعزيز حياة مواطنيها، وضعت المملكة العربية السعودية نفسها في تحدي، وكان تسخير التكنولوجيا الرقمية لتحديث الخدمات الحكومية نقطة البداية.
عملت وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات على تطوير تطبيق الحكومة الإلكترونية، وسُميّ المنصة الوطنية الموحدة، والتي تربط جميع الخدمات الحكومية، ولكنها مع عملها -جنبًا إلى جنب- مع مراكز الخدمة التي تقدم الخدمات للمواطنين الذين لا يستطيعون الوصول إلى الإنترنت.
وفيما يتعلق بكفاءة وفعالية الحكومة، تم تصميم النموذج التشغيلي والهيكل التنظيمي لهيئة الحكومة الرقمية، المسؤولة عن رقمنة الحكومة بأكملها. ويتضمن ذلك تجربة التقنيات الجديدة – بما في ذلك الذكاء الاصطناعي (AI)، والبلوكتشين (blockchain)، وإنترنت الأشياء (IoT) – لتحسين أداء الوزارات عبر الحكومة.
وإضافة للجانب الحكومي، تطلب هدف المملكة العربية السعودية -المتمثل في بناء دولة حديثة للمستقبل- منها احتضان الشركات الناشئة؛ حيث يستطيع رواد الأعمال الشباب بناء شركات “يونيكورن” (شركات ناشئة تبلغ قيمتها مليار دولار أمريكي أو أكثر). ولهذا السبب، تم تصميم المفهوم والاستراتيجية ونموذج التشغيل وخريطة الطريق للمركز الوطني للابتكار الرقمي. الذي يعزز قيمتي الابتكار وريادة الأعمال بين الشباب، كما يعمل على تحويل المملكة العربية السعودية إلى مركز إقليمي للابتكار ولاعب عالمي في الاقتصاد الرقمي.
وفي مبادرات أخرى تهدف إلى تشجيع المشاريع الخاصة، استعانت الحكومة السعودية بشركات متخصصة لتطوير برنامج مفتوح المصدر لجعل البيانات الحكومية متاحة بشكل مفتوح للشركات، فضلا عن استراتيجية للرياضات الإلكترونية “E-sports” والألعاب الإلكترونية “E-gaming”.
ومن منظور دولي، أُطلقت قمة حكومية عالمية من شأنها تعزيز تبادل الأفكار حول الحكومة الرقمية وأفضل الممارسات. أقيم أولها في عام 2019. ومن المزمع عقد نسخته الخامسة؛ قمة التحول الرقمي لعام 2024 تحت عنوان “من الطموح إلى العمل: خارطة طريق التحول الرقمي في المملكة العربية السعودية” في الخامس من يونيو (حزيران) للعام الجاري في مدينة الرياض.
ووفقًا للبيانات الحكومية التي كشف عنها مؤتمر LEAP 2023 في الرياض، يعمل أكثر من 340 ألف شخص في القطاعات الرقمية والاتصالات وتكنولوجيا المعلومات. كما توسّعت مشاركة النساء في هذا القطاع بسرعة لتصل إلى 32.5% (مقارنة بـ 24% في عام 2021).
وقد شملت رؤية 2030 المشهد البيئي؛ وتعد مدينة نيوم NEOM، المشروع الطموح الذي أطلقه الأمير محمد بن سلمان آل سعود، رئيس الوزراء السعودي في يوم الثلاثاء 24 أكتوبر/تشرين الأول 2017 ، والذي يهدف إلى إنشاء مدينة مستقبلية تعمل بالطاقة المتجددة، مثالاً واضحًا على ذلك. ومن خلال الاستفادة من الرقمنة، من المقرر أن تصبح نيوم مركزًا عالميًا للابتكار ونموذجًا لتطوير المدن الذكية.
التحديات الجسيمة أمام التحول الرقمي في المملكة
لا أحد ينكر أن إطلاق برامج آلية جديدة هو مجرد بداية لعملية التحول الرقمي. لتغدو المرحلة الثانية هي التحسين المستمر وتجاوز المعوقات لضمان النجاح.
وبحسب ما ورد في مؤشر التحول الرقمي 2020، جاءت العوائق الرئيسية الثلاثة المرتبطة بالتحول الرقمي، والتي حددها المشاركون في المؤسسات في المملكة على النحو التالي:
- الأمن السيبراني (31%)
- إدارة البيانات (29%)
- الاضطرابات الاقتصادية المرتبطة بالوباء (24٪).
خصوصية البيانات ومخاوف الأمن السيبراني
في المتوسط، تتعرض المملكة العربية السعودية لـ 160 ألف هجمة إلكترونية يوميًا. ومع سعي غالبية الشركات في المنطقة لتوسيع مبادرات التحول الرقمي، فمن المرجح ارتفاع هذا العدد بسهولة.
لوضع هذا في الاعتبار، كلما زاد عدد البيانات المخزنة في سحابة المؤسسة، أصبحت أكثر إغراءً لمجرمي الإنترنت. وبالتالي، ليس من المفاجئ أن تعتبر خصوصية البيانات والأمن السيبراني أكبر عائق للابتكار الرقمي من قبل الشركات في المملكة العربية السعودية.
بالنسبة للمؤسسات التي تهدف إلى برامج التحول الرقمي الناجحة، فإن هذا يعني شيئًا واحدًا: الخصوصية والأمن السيبراني هما جانبان حاسمان يجب عليهما إعطاء الأولوية لتجنب المشكلات الأمنية المكلفة والمدمرة.
يلعب نظام لوجيكس لتخطيط الموارد دور الملاك الحارس؛ إذ يتمتع بضوابط أذونات متقدمة للغاية لحماية البيانات الهامة والمساعدة في الحماية من الهجمات الإلكترونية من مجموعات المخترقين من خارج المؤسسة، علاوة عن الوصول غير المصرح به إلى المعلومات من داخلها.
عدم القدرة على استخلاص رؤى قيمة من البيانات و/أو المعلومات الزائدة
تعد إستخبارات الأعمال (BI) ضرورة قصوى لأي مؤسسة في سبيل اتخاذ قرارات دقيقة وحاسمة للوقت من شأنها أن تؤثر على جهود التحول الرقمي للمؤسسة بأكملها. وبالتالي، فإنها تعتمد بشكل كبير على الأساليب والتقنيات التي تجمع البيانات وتحللها والتي ستكون بمثابة الأساس لتوجيه الأعمال.
عندما يتمكن صناع القرار في الشركة من الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، يكونون قادرين على استخلاص رؤى أكثر استنارة وتطوير إجراءات استراتيجية تتماشى مع أهداف العمل.
ولسوء الحظ، تظهر دراسة حالة لإستخبارات الأعمال في المملكة العربية السعودية أن أحد التحديات الرئيسية التي تواجه المؤسسات في المنطقة هو اختيار البيانات وتفسيرها واستخلاص الرؤى الضرورية لتحسين عملية صنع القرار.
ولهذا السبب، يحتاج قادة المؤسسات إلى التزوّد بأدوات فعالة تساعدهم في جمع وتلقي وتحليل وتوليد رؤى قابلة للتنفيذ. ستتمتع الشركات التي تستثمر في الحلول التقنية الصحيحة -التي توفر القدرة التنبؤية وتقنيات الذكاء الاصطناعي المتقدمة- بقدرة أكبر في الحفاظ على قدرتها التنافسية. على سبيل المثال، تتضمن مجموعة أدوات التحليل في نظام لوجيكس لتخطيط الموارد: استخراج البيانات والنصوص، وتصور البيانات، والتحليلات الوصفية، وكلها تضيف سياقًا غنيًا إلى بيانات الشركة.
ضعف النمو الاقتصادي بسبب الاضطرابات المرتبطة بالوباء
أخطر عوائق التحول الرقمي بحسب ما لاحظه قادة الشركات في المملكة العربية السعودية هو ركود الاقتصاد العالمي الناجم عن الوباء.
في جميع أنحاء العالم، كانت صناعة النفط والغاز من بين الصناعات الأكثر تضرراً حيث تم إغلاقها مؤقتًا وتعليق الصادرات. أدت سياسات الحجر الصحي إلى إغلاق الحدود مما أثر بشكل كبير على سلاسل التوريد، وارتفاع معدلات البطالة، وتسبب في انخفاض طلبات المستهلكين.
لحسن الحظ، تساعد التقارير في نظام لوجيكس لتخطيط الموارد المؤسسات على التنبؤ بهذه التحولات والتكيف معها بشكل استباقي، مما يجعلها متقدمة بخطوة عن التغيير وتضعها في أفضل وضع للحصول على ميزة تنافسية.
في حين أن هناك بعض العقبات التي تعترض طريق التحول التنظيمي، فإن قادة الأعمال لديهم القدرة على تحديد وتنفيذ المبادرات التي من شأنها أن تضع شركاتهم في وضع أفضل.
ختامًا
لا ينبغي للحواجز أن تمنع الشركات في المنطقة من متابعة مبادرات التحول الرقمي الخاصة بها. إذا كان هناك أي شيء، يجب على قادة الأعمال أن ينظروا إلى هذه التحديات على أنها تحديات يحتاجون إلى التغلب عليها من أجل ترسيخ مكانتهم والبقاء قادرين على المنافسة في الصناعات الخاصة بهم.
تعد المملكة سبّاقة عندما يتعلق الأمر بتبادل الدروس المستفادة بشأن إقامة اقتصاد رقمي قادر على الصمود وشامل للجميع. فخلال الحظر العام أثناء جائحة كورونا، استجابت المملكة للزيادة الهائلة في الطلب الرقمي.
في إطار سعيها لمواكبة التحول الرقمي في المملكة، قررت إدارة إحدى الجامعات السعودية إجراء عملية تغيير شاملة لخدماتها القائمة على التكنولوجيا، وحُدد يوم 20/9/2023 [قبل اليوم الوطني لتوحيد المملكة بثلاثة أيام] موعدًا نهائيًا.
20/8/2023
لضيق الوقت، تقرر إنشاء مجلس استشاري للتغيير؛ مهمته مراجعة طلبات التغييرات (على نطاق المشروع والجدول الزمني والميزانية والموارد والقيادة) والموافقة عليها أو رفضها. على أن يجتمع كل أسبوعين، وبناءً على وقت إرسال التغييرات، يتم تحديد موعد مراجعتها. وبما أن الإشراف على عملية إدارة التغيير من مسؤولية (عبد الله)، مدير مكتب إدارة المشاريع، فقد اُضطر لخوض عملية واسعة النطاق للاستعداد لاجتماعات مراجعة تغيير المشروع، والتي تتضمن إعداد مستندات ما قبل الاجتماع -وأخرى أثناءه- وتقرير بالنتائج بعده.
21/8/2023 [يوم كارثي]
قرر (عبد الله) بدء يومه بمهمة “سهلة”: جمع كافة التغييرات التي وصلته بين اجتماعات المجلس الاستشاري، بُغية التحضير لما قبل المزمع عقده في 27/8/2021.
وهكذا، انشئ مستند اكسل جديد، وبعد تنسيقه بشكل أنيق، فرّغ فيه معلومات طلب التغيير على النحو التالي:
- روابط المشروع في نظام إدارة محافظ المشاريع (PPM)
- روابط طلب التغيير الأصلي
- فئة التغيير (الجدول الزمني، والنطاق، والميزانية، والقيادة، وما إلى ذلك)
- مدير المشروع
- اسم صاحب الطلب
وحين نظر إلى ساعته، رأها تُشير إلى الحادية عشرة صباحًا؛ ما يعني أنه استغرق في هذه المهمة 3 ساعات!
ولأن المصائب لا تأتي فرادى، طالبه المجلس بإرسال المستند قبل 48 ساعة على الأقل حتى يتمكنوا من التحقيق في تأثير أي من التغييرات. مهمة لم يتمكن (عبد الله) من إنجازها إلا في اللحظة الأخيرة. ما تسبب في إرسال عدة رسائل بريد إلكتروني -مرارًا وتكرارًا- إلى جميع أعضاء المجلس.
26/8/2023
كجزء من مستندات الاجتماع، أنشئ (عبد الله) عرض تقديمي على برنامج بوربوينت PowerPoint، حيث نقل جميع المعلومات من مستند الوورد إلى البوربوينت. ورغم اعتماده على قالب مهيئ مسبقًا، لكن نقل المعلومات وتجهيز الشرائح استغرقه بضعة ساعات.
27/8/2021 [يوم المشاكل العالمي]
مع متوسط 10-15 تغييرًا، لم تتسع كل شريحة إلا لبضعة تغييرات، ما تسبب في أن يصبح العرض التقديمي كبيرًا إلى حد ما، ونظرًا للتغييرات القليلة التي يمكن وضعها في الشريحة، لم يكن جدول الأعمال وجميع التغييرات مرئية في بعض الأحيان، لذا استمر الاجتماع لأكثر من 5 ساعات (ولم تتم مراجعة جميع التغييرات فيه أيضًا).
أثناء الاجتماع
ربما تتسائل لماذا طال الاجتماع لهذا الحد. فإليك الإجابة من فمّ (عبد الله) مدير مكتب إدارة المشاريع سيء الحظ:
استمرت المناقشات أكثر مما تحتاج إليه لأن البعض نسي جدول الأعمال الكامل. وبما أن العرض التقديمي يحتوي على نفس المعلومات من مستند وورد (متضمنًا كافة الروابط للمشروع والتغييرات الأصلية). لكن لم فتح الروابط من بوربوينت سهلًا؛ إذ تسبب في حدوث ارتباك وتأخير عندما افتقد أعضاء المجلس الاستشاري الانتقال السلس من بوربوينت إلى موقع المشروع (وبالعكس) ضمن الاجتماع.
بعد الاجتماع
بعد الاجتماع، توجب إعداد تقرير بكافة الملاحظات والقرارات الصادرة عن الاجتماع،
وإرساله عبر البريد الإلكتروني إلى جميع الأعضاء خلال 24 ساعة. اسغرقت العملية 3 ساعات حتى اكتملت.
كيف تحرر (عبد الله) من وساوس الاستقالة الهادئة بفضل نظامنا لإدارة المجالس واللجان؟
في المحصلة. وبعد أن جمع (عبد الله) ساعات التحضير لما قبل الاجتماع، والتحضير خلال الاجتماع، والتحضير لما بعد الاجتماع، بالإضافة إلى الاجتماع نفسه، وجدها قد تجاوزت 8 ساعات؛ ما يعادل يوم عمل كامل!
وهنا، بدأ يفكر: إلى متى سأستمرّ على هذه الحال؛ أؤدي عملًا لا يتناسب مع قدراتي، بل يمكن لأي مُدخل بيانات أن يتكفل به؟
وكما هو متوقع، بدأت علامات الاستقالة الهادئة تتجلى عليه:
- بدأ ارتباطه بالجامعة يقلّ، فلم يرشحها لابن أخيه الذي أنهى دراسته الثانوية للتو.
- بدأ ينعزل عن باقي الفريق أثناء الاستراحات.
- انعدم حسّ المبادرة داخله بالكامل.
وفي حديثٍ جانبي مع صديقه*، رشّح الأخير نظام مجالس برو لإدارة المجالس واللجان حلًا لمشكلته. وتفاجئ (عبد الله) حين تقلّص زمن إنجاز مستندات ما قبل الاجتماع من 3 ساعات إلى 30 دقيقة إلى ساعة واحدة فقط. والتي قرر -لفرحته- مشاركة تفاصيلها معنا:
بدأت في استخدام وظيفة القالب داخل نظام مجالس برو. بحيث كل ما اُضطررت لتجهيزه من أجل إعداد مستندات ما قبل الاجتماع تم الآن تنفيذه داخل نظام إدارة اللجان والإجتماعات بدلاً من مستند وورد.
تم جمع المعلومات نفسها، ولكن هذه المرة تم وضعها في قالب جدول أعمال نظام مجالس برو، إلى جانب روابط التغييرات والتحديثات المطلوبة والمشاريع الأصلية.
أذهلني كيف قام النظام بإنشاء قائمة بالتغييرات والروابط تلقائيًا كجزء من جدول الأعمال بحيث أصبح من السهل على أعضاء المجلس الوصول إليها لمراجعتها. بل وحتى عندما تأتي التغييرات في اللحظة الأخيرة، يمكن تحديثها على الفور في جدول الأعمال ويتمكن أعضاء المجلس الاستشاري من تسجيل الدخول إلى النظام ومراجعة التحديثات والاطلاع عليها (دون الدخول في دوامة الإيميلات المتكررة!).
ختامًا
كان (عبد الله) سعيدًا جدًا باستخدام نظام مجالس برو فقط لأنه اختصر زمن إنجاز مستندات ما قبل الاجتماع. إنما -في الواقع- تلك مجرد لمحة عمّا يستطيع النظام فعله.
إذ تتجلى قدرة النظام على إدارة الاجتماع أثناء الاجتماع نفسه:
نبدأ من ميزة عرض واجهة النظام على الشاشة ليراها الجميع، مع عرض جدول الأعمال طوال الاجتماع. بحيث يستطيع كل عضو في الاجتماع المشاركة الكترونيًا والتصويت على جدول الأعمال وتحميل وطباعة المرفقات التي يتضمنها الإجتماع.
ومع عرض تقديرات الوقت -على الشاشة- لكل قسم من جدول الأعمال، استطاع المجلس الاستشاري إبقاء الاجتماعات على المسار الصحيح وتغطية جميع التغييرات.
وعوض انتظار تقرير ما بعد الاجتماع، يتيح نظام مجالس برو ميزة إضافة أي ملاحظات/تعليقات على المواضيع في الجلسة.
وقد أدى ذلك إلى زيادة مشاركة الأعضاء وتفاعلهم في الاجتماع (في حين -سابقًا- كان الملل يسيطر على الجميع بسبب انتظارهم تحميل شريحة البوربوينت!). ولا ننسى طبعًا أن القرارات التي تم اتخاذها بشأن كل تغيير في الاجتماع تظهر بوضوح شديد عند إضافتها إلى محضر الاجتماع.
ويأتي مسك الختام في نهاية الاجتماع.
يتم إجراء تعديلات طفيفة وتنسيق للملاحظات التي تم تدوينها أثناء الاجتماع. وبعدها يمكن إرسال (محضر الاجتماع) لجميع الأعضاء كملف PDF مباشرة؛ والذي يتضمن أيضًا جميع المعلومات والروابط الأصلية التي تمت إضافتها إلى جدول الأعمال.
يحل هذا الإرسال الفوري تقريبًا للمحضر محل تسليم تقرير ما بعد الاجتماع والوقت المستغرق لإنشائه. ما يعني تقليل الوقت اللازم لتوثيق تقرير ما بعد الاجتماع من 3 ساعات إلى أقل من 15 دقيقة.
وكمحصلة نهائية. تم تقليص كل اجتماع لإدارة تغيير المشروع من 8 ساعات تقريبًا، أي يوم كامل من العمل التحضيري لتقارير ما قبل الاجتماع وأثناءه وبعده، وصولاً إلى حوالي ساعة واحدة فحسب لتقديم نفس المعلومات.
يعد نظام مجالس برو لإدارة المجالس واللجان مجرد مثال واحد من عدة أمثلة لكيفية توفير منتجاتنا للوقت بالفعل، وخلق المزيد من الإنتاجية، ومزيد من التنظيم والفعالية، وإنشاء مستندات أفضل للجان ومجالس الجامعات.
*) بالمناسبة، صديق (عبد الله) أحد عملائنا، وسنروي قصته في التدوينة القادمة. لذا لا تنسى الاشتراك في نشرتنا البريدية لتصلك تفاصيل القصة.
