لماذا يبدو اختيار أفضل نظام محاسبي مهمة صعبة؟
لماذا يبدو اختيار أفضل نظام محاسبي مهمة صعبة؟
إكتّشف | الأحد - 21 / 04 / 2024 - 9:15 م
لنبدأ باعتراف بسيط: واجهنا مشكلة في اختيار عنوان التدوينة، إذ خشينا الإدعاء بأن نظام لوجيكس هو أفضل نظام محاسبي، فنُتهم بالغرور والانحياز!
لذا، قررنا مناقشة المسألة من زاوية مختلفة، لنترك القرار إليك في النهاية.
حسنًا، يمكننا قول أنك فعلًا حائر في اختيار نظام محاسبي يناسب متطلبات شركتك (بدليل قراءتك لهذه التدوينة!). فمع نمو شركتك وتطورها، أصبحت احتياجاتها التشغيلية أكثر تعقيدًا، مما يتطلب إدارة فعالة لمختلف العمليات والأقسام.
ولتحقيق ذلك، فكّرت في نظام محاسبي يواكب تقنيات العصر. وهنا ظهرت المشكلة: إذ تأملت سوق الحلول البرمجية، فوجدت خيارين شائعين، يقدمان الوعود ذاتها:
- أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
- برامج المحاسبة التقليدية
لحظة! أليّس نظام المحاسبة ونظام تخطيط موارد المؤسسات .. الشيء ذاته؟
في الواقع، الخلط بين النظامين شائع. ربما كان متقاربين فعلًا في الوظائف، لكنهما يختلفان في الحجم والإمكانيات؛ ففي حين يركز البرنامج المحاسبي على الإدارة المالية فقط، يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) نطاقًا أوسع من الوظائف التي تتجاوز المحاسبة بكثير.
حسنًا، ما رأيك لو نتعمق في الاختلافات الرئيسية بين الاثنين؟
نطاق الوظيفة
- يتعامل البرنامج المحاسبي -بشكل أساسي- مع التعاملات المالية وإعداد التقارير، بما في ذلك الحسابات الدائنة والمدينة، ودفتر الأستاذ العام، وتسجيل الإيرادات/المبيعات الأساسية.
- على الطرف الآخر، وعلاوة عن ميزات المحاسبة، يتضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) نماذج لإدارة سلسلة الإمداد، وإدارة المخزون، وإدارة علاقات العملاء، والموارد البشرية، والمبيعات، والمشتريات، وغيرها.
الرؤى والتقارير
- يوفر البرنامج المحاسبي رؤى مالية وتقارير بناءً على البيانات الموجودة ضمن مجاله. حيث يُتيح إنشاء تقارير لبيانات الدخل والميزانيات العمومية، بحيث يساعد المنشآت على تتبع أدائها المالي.
- نجد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يتجاوز البيانات المالية ويوفر رؤى لجميع جوانب الشركة عبر تقارير تتضمن البيانات المالية والتشغيلية، مما يتيح فهمًا أعمق لأدائها العام.
قابلية التوسع
- قد يكون النظام المحاسبي مناسبًا للشركات الصغيرة ذات الاحتياجات المحدودة، ولكنه -للأسف- يفتقر لقابلية التوسع في حال نمو الشركة.
- تتميز أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بقدرتها على استيعاب الحجم المتزايد من البيانات والمستخدمين والأقسام، مما يجعلها خيارًا أكثر ملاءمة للشركات التي تهدف إلى النمو على المدى الطويل.
التكامل ومركزية البيانات
- حتى أفضل نظام محاسبي سيعمل كنظام مستقل! مما يبقي البيانات المالية منفصلة عن البيانات التشغيلية الأخرى. يمكن أن يؤدي ذلك إلى صوامع البيانات وعمليات غير فعالة، حيث تحتاج الشركات إلى نقل البيانات يدويًا بين تطبيقات البرامج المختلفة.
- لا ينطبق ذلك على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، التي توفّر قاعدة بيانات مركزية. وهذا يسمح بالتكامل السلس بين الأقسام المختلفة، مما يلغي الحاجة إلى نقل البيانات يدويًا ويضمن دقة البيانات واتساقها.
إذًا، هل اختار نظام محاسبة أم نظام تخطيط موارد المؤسسات؟
للأمانة، أنت الوحيد الذي يمكنه الإجابة على هذا السؤال. أما نحن، فمهمتنا تثقيفك حول الفروقات:
على سبيل المثال، إذا كانت شركتك صغيرة ذات متطلبات إدارة مالية واضحة، فقد يكون النظام المحاسبي كافيًا لتلبية احتياجاتك؛ بما يوفّره من ميزات أساسية لتتبع الدخل والنفقات وإنشاء التقارير المالية.
لكن ماذا لو كانت شركتك تنمو بسرعة أو ذات متطلبات تشغيلية أكثر تعقيدًا؟
في هذه الحالة، لا مناص من الاستثمار في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التعامل مع مجموعة واسعة من الوظائف، بما في ذلك المحاسبة، دون أن ننسى توفيرها حلول تقنية أكثر تكاملاً وقابلية للتطوير لإدارة العمليات داخل شركتك.
على صعيد آخر، لا يمكنك -عند المفاضلة بين الخيارين- تجاهل ميزانيتك والموارد المتاحة. تعد البرامج المحاسبية -عمومًا- أقل تكلفة وأسهل في التنفيذ من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP). فإذا كانت ميزانية شركتك محدودة أو كنت تفتقر إلى الموارد اللازمة للحلول التقنية الأكثر شمولاً، فقد يكون البرنامج المحاسبي خيارًا عمليًا أكثر.
ومع ذلك، إذا كنت تتوقع نموًا كبيرًا في المستقبل، فقد يكون الاستثمار في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) منذ البداية أكثر فعالية من حيث التكلفة. على الرغم من أن البرامج المحاسبية قد تلبي احتياجاتك الحالية، إلا أنها قد لا تتمتع بقابلية التوسع لتلبية متطلباتك المستقبلية. يمكن أن يوفّر عليك تبنيّ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في وقت مبكر متاعب وتكلفة الانتقال إلى نظام جديد لاحقًا.
جوانب تفوّق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
أتعلم؟ أدركنا للتو أننا ظلمنا الأنظمة المحاسبية بمقارنتها مع أنظمة ERP! ففي حين تناسب الأنظمة المحاسبية الشركات ذات احتياجات الإدارة المالية البسيطة، توفّر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ميزات أعمق بكثير::
تبسيط العمليات التجارية
تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تبسيط العمليات التجارية من خلال التخلص من المهام اليدوية، وأتمتة العمليات المتكررة، وتقليل احتمالية حدوث أخطاء. ما يوفر الوقت والجهد لفريقك المالي، وذاك يسمح لهم بالتركيز على المزيد من الأنشطة الإستراتيجية (مثل التحليل المالي والتخطيط).
ومن خلال سير العمل المتكامل والإجراءات الموحدة، يمكن لشركتك ضمان الاتساق والكفاءة عبر عملياتها المالية.
تعزيز دقة وصحة البيانات
تعد دقة البيانات أمرًا بالغ الأهمية لإعداد التقارير المالية واتخاذ القرار. وكما ذكرنا سابقًا، توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) قاعدة بيانات مركزية، مما يضمن لشركتك سلامة البيانات. وهذا يسمح بإجراء تحليل مالي دقيق والتنبؤ والامتثال للمتطلبات التنظيمية.
الشفافية
توفّر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إمكانية رؤية البيانات المالية في الوقت الفعلي. ومع الوصول الآني للتقارير المالية ومؤشرات الأداء الرئيسية ولوحات المعلومات، يمكن لشركتك مراقبة صحتها المالية واتخاذ قرارات مستنيرة على الفور. تتيح هذه الرؤية في الوقت الفعلي إدارة مالية استباقية، وتحديد المشكلات والفرص المحتملة.
تحسين التحكم في التكاليف والكفاءة
يعد التحكم في التكاليف وتعظيم الكفاءة أمرًا ضروريًا لأي عمل تجاري. تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تبسيط إدارة التكاليف من خلال أتمتة العمليات مثل أوامر الشراء وتتبع النفقات وإدارة الفواتير. ومن خلال مسارات العمل وعمليات الموافقة الموحدة، يمكن للشركات تقليل الإنفاق غير الضروري، وتحديد فرص توفير التكاليف، وتحسين تخصيص الموارد.
الامتثال والأمن
يعد الامتثال للوائح المالية وأمن البيانات من الاعتبارات الحاسمة للشركات. تشتمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على إجراءات أمنية قوية لحماية البيانات المالية الحساسة، ومنع الوصول غير المصرح به وضمان خصوصية البيانات. بالإضافة إلى ذلك، تتضمن هذه الأنظمة غالبًا ميزات الامتثال، مثل مسارات التدقيق وإمكانيات إعداد التقارير التنظيمية، لمساعدة الشركات على تلبية المتطلبات القانونية ومعايير الصناعة.
خلاصة القول
تذكر أن أي نظام محاسبي سيغطي جانبًا واحدًا فقط: الجانب المالي. بينما سيوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) نهجًا متكاملًا لإدارة جميع جوانب عملك.
لذا، وكنصيحة أخيرة، استثمر في الحل التقني الصحيح الذي يواكب تقنيات العصر من جهة، ويدعم نموك على المدى الطويل من جهة أخرى.
بعبارة أخرى، استثمر في نظام لوجيكس الذي -وبفضل واجهته سهلة الاستخدام، وإمكانيات إعداد التقارير المتقدمة، والرؤى المالية في الوقت الفعلي- يبرز كخيار استثنائي من بين آلاف الأنظمة المحاسبية.
