تخصيص أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
تخصيص أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
إكتّشف | الأحد - 05 / 11 / 2023 - 8:05 م
مع ثورة التحول الرقمي و التوسع الكبير في الاعمال أصبحت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP Systems) من اهم الأدوات الأساسية في المؤسسات والشركات لإدارة عملياتها وانشطتها المختلفة بكفاءة وفعالية.
تقدم حلول تخطيط موارد المؤسسات ERP’s مجموعة كبيرة من التطبيقات والوحدات البرمجية المتكاملة التي يمكنها من إدارة عمليات المؤسسات و وظائف الأعمال المختلفة مثل :
- المالية و الحسابات Finance and Accounting
- الموارد البشرية Human Resources (HR)
- سلاسل التوريد وإدارة المخزون Supply Chain and Inventory
- إدارة المشاريع Projects Management (PMS)
- المهام Tasks Management
- … الخ.
وعلى الرغم من ان الشركات المزودة لحلول أنظمة تخطيط الموارد تبني أنظمتها بناءً على دراسات فنية وتحليل واسع وتسعى الى تصميم و تجهيز انظمتها حسب المعايير المتعارف عليها، و تعمل على تطوير انظمتها بشكل مستمر لمواكبة متطلبات العملاء و تلبية احتياجاتهم للوصول الى أنظمة جاهزة ليتم تسويقها و بيعها بحيث يتكمن عملاءها من تطبيق تلك الأنظمة والعمل عليها مباشرةً، الا ان كل مؤسسة او شركة – صغيرة او متوسطة او كبيرة الحجم – تكون لها متطلبات وعمليات خاصة وفريدة قد لا تتم معالجتها بالكامل من خلال نظام ERP جاهز، وهنا لابد من تدخل الشركة المزودة للنظام و تنفيذ التخصيص المناسب لتلبية احتياجات العميل الخاصة وهذا هو المقصود به تخصيص ERP .
وتتضمن عمليات تخصيص أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتلبية احتياجات العميل الخاصة ما يلي :-
- تعديل الوظائف الحالية الموجودة في نظام تخطيط موارد المؤسسات
- إنشاء وظائف جديدة لتلبية متطلبات محددة.
وسواءً كان التخصيص الذي تقوم به الشركة المزودة للنظام محصور على تعديل لوظائف النظام الحالية او بشكل موسع يمتد الى إنشاء و إضافة وظائف جديدة للنظام ، وتوفر عمليات تخصيص أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) العديد من المزايا، أهمها مايلي:
- تلبية المتطلبات الفريدة: تساعد عمليات تخصيص نظام تخطيط موارد المؤسسات في تلبية المتطلبات الفريدة التي لم يتم تناولها بواسطة حلول ERP الجاهزة.
- تحسين الإنتاجية: تعمل عمليات التخصيص على تبسيط عمليات النظام وتحسين الإنتاجية من خلال توفير الكثر من الوقت و الجهد الذي كان يستهلك قبل عمليات التخصيص في إجراءات العمل و تجهيز التقارير و غيره .
- تحسين دقة البيانات: من خلال فهم الدورات المستندية وضبط تدفق البيانات بسبب عمليات تخصيص النظام ، يستطيع مشغلو النظام و أصحاب القرار في الإدارات المختلفة من معاينة البيانات وتتبعها بشكل اسهل و اكثر دقة واتساق.
- توفير التكاليف: تساعد عمليات التخصيص التي تقوم بها شركات الأنظمة على مساعدة عملاءها في التخلص من الحاجة إلى العمليات اليدوية وتقليل الأخطاء.
و بالنظر الى فوائد و مميزات عمليات تخصيص أنظمة تخطيط الموارد، فان هناك خطوات أساسية تلتزم بها الشركة قبل البدء في أي تخصيص للعميل و من اهم هذه الخطوات مايلي :-
- دراسة متطلبات العميل كاملةً
- تحليل علمي لكل المتطلبات
- تحديد ماهي المتطلبات التي يغطيها النظام الحالي
- تحديد المتطلبات الغير موجودة في النظام الحالي و تحتاج الى تعديل
- تحديد المتطلبات الغير موجودة في النظام الحالي و تحتاج الى إنشاء و اضافة
- البدء في تنفيذ التخصيص
- اختبار التخصيص و اعتماده
أمثلة على تخصيص أنظمة تخطيط الموارد ERP
تختلف عمليات التخصيص للأنظمة بحسب نشاط العميل و بحسب تعقيدات العمل و تفرعات الدوارات المستندية، وعلى سبيل الأمثلة فقط نستطيع ان نسرد هنا اهم عمليات التخصيص وهي كمايلي:
- التقارير المخصصة: Customized Reports
تعتبر التقارير في أي نظام تخطيط موارد هي الصورة العامة لمخرجات النظام التي يتعامل معها العميل على انها الخلاصة النهائية لكل نشاط، ولذلك تعتبر جودة و قوة التقارير من حيث تلبيتها و تغطيتها لكل نتائج النشاط هي حجر الزاوية لمدى رضا العميل عن النظام من عدمه، فاذا كان هناك تقارير غير متوفرة في نظام تخطيط موارد المؤسسات القياسي والجاهز، فانه يتوجب على الشركة المزودة للنظام ان تقوم بالتخصيص المطلوب لهذه التقارير وتعزيز التقارير القياسية الموجودة مسبقاً في النظام لنيل رضا عملاءها و تعزيز الثقة بالنظام. - التكامل: Customized Integration
بما ان أنظمة تخطيط الموارد تكون قابلة للتطبيق ومتوافقة و ملائمة لمختلف القطاعات الصناعية و التجارية و الخدمية وغيرها من القطاعات في القطاع العام او الخاص، فمن الضروري ان تكون هذه الأنظمة قابلة للتخصيص و التكامل مع أنظمة أخرى اما عن طريق ربط قواعد بيانات او استيراد و تصدير البيانات بصيغ مختلفة او بالاعتماد على تقنيات الــ API، بحيث يمكن دمجها مع أنظمة أخرى قد تكون موجودة مسبقاً لدى العميل و مضطر للبقاء عليها لسبب او اكثر و لا يمكن الاستغناء عنها مثل انظمة الــ كول سنتر او التجارة الإلكترونية أو الأنظمة اللوجستية لتبادل البيانات والمعلومات. - تخصيص تدفق سير العمل : Customized Workflow
قد تتطلب بعض الأنشطة تخصيص لعمليات تدفق سير العمل في نظام تخطيط موارد المؤسسات لتعكس عملياتها الخاصة بشكل اكثر ملائمةً للنشاط و إجراءات العمل. - تخصيص واجهة المستخدم: Customized User Interfaces
تخصيص واجهة المستخدم هو عبارة عن تعديل في تصميم الواجهات و الشاشات التي يعمل عليها المستخدم النهائي، و قد تكون من احتياجات بعض العملاء لتحسين شكل ومظهر نظام تخطيط موارد المؤسسات لجعله أكثر سهولة وسلاسة في الاستخدام. - هيكلية البيانات المخصصة: Customized Data Structure
قد تتطلب الشركات تعديل او إضافة في جداول البيانات فب نظام تخطيط موارد المؤسسات للحصول على بيانات محددة غير متوفرة في الحل القياسي - وحدات مخصصة: Customized Modules
يعتبر هذا التخصيص نادراً جداً، نظراً لان معظم انظمة تخطيط موارد المؤسسات تكون كاملة الوحدات، الا ان بعض العملاء الذي لديهم متطلبات خاصة لتغطية أنشطة خاصة و فريدة يتطلب عملهم إضافة وحدات أو وظائف جديدة لتلبية تلك المتطلبات.
تعتبر عمليات تخصيص أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) طريقة فعالة لكسب رضا العملاء من مختلف القطاعات من خلال تلبية متطلباتهم الفريدة وتحقيق أهدافهم المحددة. ومع ذلك ، من المهم التأكد من أن التخصيص يتم بطريقة لا تعرض سلامة واستقرار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للخطر، ومن المهم أيضاً ان تحرص الشركات و المؤسسات على ان يكون التعاقد مع شركة مزودة لنظام ERP لديها خبرة طويلة لضمان إجراء التخصيص المطلوب من خلال التخطيط المنهجي والتنفيذ الدقيق وبطريقة فعالة من حيث الكفاءة و الموثوقية والتكلفة.
