هل تحتاج نظام محاسبي سحابي أم نظامك أكثر من كافي؟
هل تحتاج نظام محاسبي سحابي أم نظامك أكثر من كافي؟
إكتّشف | الأربعاء - 30 / 10 / 2024 - 5:46 م
تمرّ السنوات وأنت معتاد على نظامك المحاسبي المكتبي، ثم تجد موجة انتقال جماعية إلى أنظمة المحاسبة السحابية، وذاك ما يُثير مخاوفك: هل يجدر بي الانتقال أنا أيضًا؟
مبدأيًا، كلا النظامين يؤدي عمله، ففي حين أدى التطور التقني إلى تعزيز جاذبية أنظمة المحاسبة السحابية، فلا يزال لأنظمة المحاسبة التقليدية/المكتبية مكانتها واستخداماتها. وذاك ما يجعل اختيار أفضل نظام محاسبي مهمة صعبة.
هل تعلم؟
يتم تثبيت نظام المحاسبة التقليدي على سطح المكتب، وعادة ما يتم إطلاق تحديثات سنوية تستدعي شراء نسخة جديدة بالسعر الكامل. وعادة ما يستخدمه شخص واحد على حاسوب منفرد (أو عدة أشخاص ضمن شبكة محلية).
قد يبدو ما ذكرناه عيوبًا، لكن -في الواقع- يعتبره الكثيرون ميزات.
فعلى سبيل المثال، نظرًا لاستحالة الوصول إلى بيانات نظام المحاسبة المكتبي إلا من قبل المستخدم ذاته، فإنها تُعتبر في مأمن من خطر فقدانها في حال تعطل سيرفرات مزوّد النظام المحاسبي السحابي. وبما أن النظام يعمل دون اتصال بالإنترنت، فهو الخيار المثالي للشركات في البلدان النامية.
على الطرف الآخر، أدركت شركات برامج المحاسبة إمكانية تحصيل رسوم شهرية من المنشآت -عوض السنوية- بفضل الحوسبة السحابية. ولم تمانع المنشآت الدفع الشهري، في مقابل تبسيط النظام المحاسبي السحابي عملية المحاسبة، وتخفيفه عبء العمل على المحاسب.
وجود اتصال جيد بالانترنت شرط أساسي لأي نظام محاسبي سحابي. في حين يتطلب تشغيل النظام المحاسبي المكتبي عتادًا بمواصفات جيدة.
تسهم مثل هذه الاختلافات الطفيفة في صعوبة اتخاذ القرار.
دعنا نساعدك على اتخاذ القرار إذًا..
سنأخذ احتياجاتك -الواحدة تلو الأخرى- ونرى أي النظامين أقدر على استيفائها.
سهولة الوصول عند الضرورة
يمكننا القول أنها متساوية في حال العمل من المكتب، لكن ماذا لو كنت مدير مشروع عن بعد، أو محاسبًا مُضطر للعمل في عطلة نهاية الأسبوع؟ في هذه الحالة. تفوز الحوسبة السحابية بسهولة؛ لأنها تتيح الوصول العالمي إلى النظام المحاسبي السحابي.
تكاليف الشراء والتثبيت والتشغيل
خذّ سعر الاشتراك في أي باقة من لوجيكس وقارنه مع أي نظام محاسبي مكتبي (بل وحتى نظام محاسبي سحابي آخر)؛ وستكتشف أن الحوسبة السحابية تفوز -أيضًا- في مسألة التسعير:
- عادةً ما تكون أنظمة المحاسبة المكتبية باهظة الثمن مقدمًا، وستُضطر للترقية إلى الإصدارات الأحدث التي يتم نشرها كل عام. علاوة عن حاجتك لشراء أجهزة الكمبيوتر لتشغيله. واعتمادًا على الطراز، قد يكون هذا أكثر من تكلفة النظام ذاته!
- يمكنك ببضعة مئات من الريالات الحصول على نظام محاسبي سحابي قوي من لوجيكس، يتم تحديثه -مجانًا- بشكل منتظم.
هل لاحظت الفرق؟
قابلية التوسع
حين تكون صاحب منشأة صغيرة، فلن تحتاج لأكثر من نظام محاسبي بسيط، ما يجعل النظام المكتبي خيارًا مثاليًا، لكن ماذا لو بدأت شركتك في التوسع، وزاد عدد المحاسبين؟ هنا، لا بدّ من شراء حزم [تسمى حزم محاسبة الشركات] تتيح لعدة مستخدمين الاتصال ببرنامج المحاسبة في نفس الوقت.
إذًاـ للمرة الثالثة على التوالي، تتفوق الأنظمة المحاسبية السحابية؛ إن قابلية التوسع التي توفرها السحابة تجعل من السهل عليك النمو مع عملك. يمكنك البدء بخدمات أساسية بسيطة والتوسع في المزيد من الميزات والقدرات مع نمو شركتك. بهذه الطريقة لن تضطر إلى الاستثمار في أنظمة جديدة قبل أن تحتاج إليها حقًا.
الأمن والنسخ الاحتياطي
ربما تكون أكثر ارتياحًا لوجود بياناتك على حاسوبك، كما تعد عمليات النسخ الاحتياطي أسهل كثيرًا باستخدام أنظمة المحاسبة المكتبية. لكن على الطرف الآخر، من السهل سرقة بياناتك (سواء من داخل الشركة أو من خارجها). أو قد يتعطل الجهاز، مما يؤدي إلى محو جميع بياناتك. في حين، تتيح لك أنظمة المحاسبة السحابية مهام النسخ الاحتياطي مع ضمان عدم فقد بياناتك أبدًا.
وعلى مستوى الأمان، تستخدم أنظمة المحاسبة السحابية الرائدة مثل نظام لوجيكس تشفيرًا متقدمًا وضوابط وصول قائمة على الأدوار ومصادقة متعددة العوامل لحماية البيانات المالية. مع تخزين البيانات بأمان في السحابة، يتم تقليل خطر الوصول غير المصرح به بسبب الأجهزة المفقودة أو المسروقة.
والميزة الأبرز: تقلل المحاسبة السحابية بشكل كبير من المهام الإدارية؛ نظرًا لعدم وجود حاجة إلى تثبيت البرامج أو إدارة النسخ الاحتياطية أو إجراء التحديثات، يمكن لموظفيك التركيز بالكامل على الإدارة المالية والمحاسبة، بدلاً من صيانة النظام.
الأتمتة
يُعد نظام لوجيكس أفضل نظام سحابي دون منازع فيما يتعلق بالأتمتة؛ فهو يسهّل عليك أتمتة المعاملات وتذكيرات الدفع والمدفوعات المتكررة. ولا ننسى ميزة المسح التلقائي التي تلتقط البيانات من الإيصالات وتحولها إلى معاملات بأقل جهد ممكن.
التكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى
تم تصميم أنظمة المحاسبة السحابية مثل نظام لوجيكس للتكامل مع تطبيقات الأعمال الأساسية الأخرى (دون مغادرة واجهة النظام). يتيح هذا التكامل للشركات ربط البيانات المالية بعمليات مثل الموارد البشرية وكشوف المرتبات وإدارة المخزون والمزيد.
على النقيض من ذلك، غالبًا ما لا يتم تصميم أنظمة المحاسبة المكتبية للتكامل مع تطبيقات أخرى، مما يؤدي إلى إنشاء صوامع معلومات تعيق اتخاذ القرارات بين أقسام المنشأة المختلفة.
إعداد التقارير
غالبًا ما تكون قدرات إعداد التقارير في أنظمة المحاسبة المكتبية محدودة، مما يتطلب من الشركات تصدير البيانات إلى جداول بيانات لإعداد التقارير المخصصة. هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً ومعرضة للأخطاء. مقارنةً بتوفير أنظمة المحاسبة السحابية تقارير مرنة في الوقت الفعلي، مما يسمح للشركات بإنشاء تقارير مخصصة بسرعة واكتساب رؤى حول الأداء المالي.
المحاسبة الدولية
تحدثنا قبل قليل عن نمو منشأتك، صحيح؟
الكل يعلم أن أنظمة المحاسبة المكتبية مُصممة للتعامل مع المحاسبة الخاصة بمنشأة واحدة. لكن ماذا عن المنشآت التي تعمل عبر مناطق أو دول متعددة، أو تلك التي تتطلع إلى التوسع دوليًا؟ هنا تبرز قدرة أنظمة المحاسبة السحابية في دعم العمليات التي تقوم بها منشأت متعددة والمعاملات التي تتم بعملات متعددة.
الامتثال للوائح
تساعد أنظمة المحاسبة السحابية الرائدة مثل لوجيكس الشركات على الالتزام بالمتطلبات التنظيمية المعقدة ومعايير المحاسبة. سواء كانت متوافقة مع مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا أو المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية أو قوانين الضرائب الخاصة بكل بلد، توفر أنظمة السحابة أدوات آلية لإنشاء تقارير مالية متوافقة.
عندما تدخل اللوائح الجديدة حيز التنفيذ، نسارع في لوجيكس لتحديث نظامنا السحابي تلقائيًا، مما يضمن التزام الشركات بالمتطلبات دون الحاجة إلى شراء وتثبيت ترقيات باهظة الثمن.
الاستعداد الضريبي
إن الاستعداد للضرائب هو أحد أبرز ميزات امتلاك نظام محاسبة سحابي جيد. يضمن نظام المحاسبة السحابي من لوجيكس أن تكون قادرًا على حساب التزامك الضريبي، والعمل بمعدلات ضريبية متعددة، وإنشاء تقارير ضريبية لمساعدتك على الامتثال لقواعد الضرائب التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
التغلب على التحديات في المحاسبة السحابية
على الرغم من أن المحاسبة السحابية تقدم فوائد عديدة، إلا أن منشأتك قد تواجه تحديات أثناء تبني نظام محاسبي سحابي. ومن المهم أن تكون على دراية بهذه التحديات وأن تطور استراتيجيات للتغلب عليها.
تتضمن بعض التحديات الشائعة في المحاسبة السحابية نقل البيانات، الأمر الذي يتطلب نقل البيانات المالية من الأنظمة الحالية إلى نظام المحاسبة السحابي. قد تتضمن هذه العملية تنظيف البيانات وتنظيمها، وضمان الدقة، وتعيين حقول البيانات.
يعد تبني المستخدمين تحديًا آخر، حيث قد يحتاج الموظفون إلى تعلم كيفية استخدام النظام الجديد والتكيف مع العمليات الجديدة. يمكن أن يساعد توفير التدريب الشامل والدعم المستمر في معالجة هذا التحدي وتشجيع تبني المستخدمين.
قد تنشأ أيضًا مشكلات فنية مثل مشكلات الاتصال أو توافق البرامج. يمكن أن يساعدك وجود فريق دعم متخصص في تكنولوجيا المعلومات أو العمل عن كثب مع مزود المحاسبة السحابية في حل هذه المشكلات وضمان العمليات السلسة.
التعامل مع المخاوف الشائعة
عند الانتقال إلى المحاسبة السحابية، قد تكون لدى الشركات مخاوف أو تحفظات. من المهم معالجة هذه المخاوف وتوفير الطمأنينة لضمان التنفيذ الناجح:
- تُعد المخاوف الأمنية مصدر قلق شائع، حيث قد تشعر الشركات بالقلق بشأن سلامة بياناتها المالية في السحابة. شدد على التدابير الأمنية التي ينفذها مزودو السحابة، مثل التشفير وضوابط الوصول، لحماية المعلومات المالية الحساسة.
- تعد المخاوف المتعلقة بالتكلفة مصدر قلق آخر شائع، حيث قد تقلق الشركات بشأن التكاليف المستمرة لبرامج المحاسبة السحابية. وقد سلطنا الضوء على توفير التكاليف وقابلية التوسع للمحاسبة السحابية، مقارنة ببرامج المحاسبة التقليدية، لمعالجة هذه المخاوف.
- يعد الدعم الفني أيضًا من الاعتبارات المهمة. تأكد أننا نقدم دعمًا فنيًا قويًا ومساعدة في حالة حدوث أي مشكلات أو أسئلة قد تنشأ أثناء تنفيذ البرنامج واستخدامه المستمر.
أفضل الممارسات التي يمكن لمنشأتك تبنيّها
- إنشاء إجراءات موحدة وتنفيذ ضوابط داخلية ومراجعة العمليات وتحديثها بانتظام.
- تنفيذ خطط التعافي من الكوارث (في حالة الطوارئ أو اختراق البيانات). قم بعمل نسخة احتياطية منتظمة لبياناتك واختبار إجراءات الاسترداد الخاصة بك للتأكد من أنه يمكنك التعافي بسرعة واستئناف العمليات في حالة حدوث أي انقطاعات.
- توفير التدريب المستمر: قدّم التدريب والدعم المستمرين لفريقك لضمان إلمامهم بالنظام وإمكانياته. ويمكن أن يشمل ذلك جلسات تدريبية منتظمة، والوصول إلى البرامج التعليمية وأدلة المستخدم، وتوافر الدعم الفني.
ومن خلال تنفيذ هذه الحلول وتبني أفضل الممارسات، يمكن لمنشأتك التغلب على التحديات وضمان انتقال سلس إلى المحاسبة السحابية، مما يؤدي إلى تعظيم فوائد نظامنا للمحاسبة السحابية.
كيف تنتقل من المحاسبة الورقية إلى نظام محاسبي سحابي؟
الخطوة 1:
تحديد الفرص للتخلص من الورق
إن أفضل نهج للتخلي عن الورق هو تحديد العمليات التي تعتبر أسهل نسبيًا وتستخدم الكثير من الورق. وحتى إذا كنت تخطط في نهاية المطاف لتبني الرقمنة الكاملة، فهذه هي الأنظمة التي يجب أن تستهدفها أولاً.
يجب أن تكون خطوتك الأولى إجراء مراجعة شاملة لعمليات عملك وتسليط الضوء على العمليات الأكثر كثافة في استخدام الورق، والتي تحتاج إلى تبسيط، والتي يمكن رقمنتها بسهولة.
على سبيل المثال، تعد الفواتير الإلكترونية نقطة بداية جيدة. فهي سهلة الإعداد وتساعدك على تقليل الاستخدام المتكرر للورق.
الخطوة 2:
اختيار النظام المحاسبي السحابي
ستنمو خططك لتحويل العمليات إلى رقمية مع نمو عملك. يعد وضع حجم العمل ونطاقه وإمكاناته المستقبلية في الاعتبار أمرًا مهمًا عند تحديد النظام الذي يجب استخدامه لتحقيق أقصى استفادة من المحاسبة السحابية.
لقد تطورت تقنية المحاسبة السحابية حقًا لتصبح أداة قوية.
على سبيل المثال، تأتي أنظمة لوجيكس مزودة بميزات تساعدك على تسريع سداد مستحقات الموظفين، وتسوية الفواتير، وتحويل الأموال، وتوفير رؤى تحليلية، كل ذلك في غضون ثوانٍ قليلة من النقر فوق بعض الأزرار.
إذا كنت ستتخلى عن استخدام الورق، فيجب عليك بالتأكيد البحث عن هذه الخدمات على الأقل. يجب عليك أيضًا اختيار نظام يمكنه استخراج البيانات الرئيسية من المستندات ودمجها مع نظامك الجديد لتمكين التسوية وإثبات التدقيق ببضعة نقرات.
الخطوة 3:
تثقيف الموظفين
لن يكون استخدام نظام محاسبي سحابي مفيدًا إذا لم يتم إعلام موظفيك بذلك وتدريبهم عليه؛ إن موظفيك هم من سيضطرون إلى التفاعل مع هذه الأنظمة معظم الوقت، وبالتالي، يجب أن يكونوا على دراية جيدة بكيفية عمل هذه التكنولوجيا. تحتاج إلى تدريبهم، ويفضل أن يكون ذلك من خلال ورش عمل مخصصة.
الخطوة 4:
تنفيذ التغيير التنظيمي
بمجرد الانتهاء من اختيار النظام المناسب، أو نظام لوجيكس بعبارة أدق، وتدريب موظفيك وما إلى ذلك، يتعين عليك بعد ذلك تطبيق نظام المحاسبة السحابي الجديد في جميع أنحاء المنشأة. من الأفضل أن تقوم بتنفيذ هذا التحول بطريقة تدريجية. ابدأ بإجراء عمليات اختبار على نطاق صغير باستخدام فريق صغير يعمل على عمليتين أو ثلاث عمليات تستهلك الكثير من الورق. بمجرد أن تظهر عمليات الاختبار هذه نتائج مثمرة، يمكنك بعد ذلك الانتقال إلى تطبيق النظام في جميع أنحاء المنشأة.
الخطوة 5:
التخلص من النسخ الورقية القديمة
يعد تخزين وإدارة نسخ قديمة من البيانات أمرًا مرهقًا وغير ضروري. باستخدام برامج المحاسبة السحابية، يتم تخزين هذه البيانات بأمان على السحابة. علاوة على ذلك، من المرجح أن تؤدي هذه النسخ أيضًا إلى تراكم تكاليف التخزين.
يمكنك إما الشراكة مع خدمة التقطيع للتخلص من مستنداتك بواسطة شاحنة تقطيع متنقلة أو استخدام آلات التقطيع الصناعية التي قد تكون لديهم في منشأة تقطيع منفصلة. يجب عليك أيضًا الحصول على شهادة رسمية بالتدمير بعد اكتمال التقطيع. تحتوي هذه الشهادة على تفاصيل مثل وقت ومكان التقطيع ويمكن استخدامها أيضًا كدليل على الامتثال في حالة النزاعات القانونية.
الخطوة 6:
ضمان الامتثال والقضاء على المخاطر
أخيرًا، ولكن ليس آخرًا، يجب أن ينصب تركيزك على ضمان اتباع الإرشادات التي وضعتها وتلك التي تطلبها حكومتك وفي الوقت نفسه إبقاء المخاطر عند الحد الأدنى.
لحماية أنظمتك من الحذف العرضي أو التلف أو الأعطال على مستوى النظام أو حالات الطوارئ غير المتوقعة الأخرى، يجب عليك التأكد من نسخ جميع بياناتك احتياطيًا بانتظام في السحابة. عندما تقوم بنسخ البيانات احتياطيًا، فهذا يساعدك على استعادة الوضع الطبيعي بسرعة.
حافظ على رؤية كاملة للمعاملات والتغييرات من خلال اختيار نظام محاسبة قائم على السحابة يسجل تاريخ تفاعل المستندات. يساعدك هذا في إنشاء مسارات تدقيق تضمن المساءلة والامتثال. كما يجب عليك التأكد من وجود سياسات تخزين واحتفاظ بالملفات مناسبة لحمايتك من الدعاوى القضائية ومطالبات المسؤولية.
كلمة الفصل
مع انتقال الشركات بشكل متزايد إلى بيئات العمل عن بعد والهجينة، أصبحت أنظمة المحاسبة السحابية الخيار المفضل مقارنة بالأنظمة المكتبية التقليدية. بالإضافة إلى توفير الوصول في الوقت الفعلي إلى البيانات المالية، توفر حلول المحاسبة السحابية مثل نظام لوجيكس ميزات أكثر تقدمًا وأمانًا أفضل ومرونة أكبر لتلبية احتياجات المنشآت المتنامية. من خلال تبني المحاسبة المستندة إلى السحابة، يمكن للشركات تحسين الكفاءة التشغيلية وخفض التكاليف واكتساب الرؤى اللازمة لدفع نمو الأعمال.
