كيف يُعتبر نظام لوجيكس حلًا ثوريًا لمشاكل عملية التوظيف؟

كيف يُعتبر نظام لوجيكس حلًا ثوريًا لمشاكل عملية التوظيف؟

إكتّشف | الخميس - 28 / 11 / 2024 - 1:05 م

هل لاحظت أن عملية التوظيف تستغرق اليوم وقتًا أطول -بكثير- من الماضي؟ 

يبدو ذلك غير منطقي! إذ حققنا تقدمًا هائلاً في تكنولوجيا التوظيف، علاوة عن زيادة عدد  المتقدمين في سوق العمل مقارنة بما كان عليه الحال منذ سنوات.

فلماذا يستغرق توظيف المتقدمين للعمل المناسبين كل هذا الوقت؟!

أحد الأسباب الرئيسية: التركيز المتزايد على جودة عملية التوظيف. ولا ضير من منح الأولوية للجودة على حساب السرعة في هذه الحالة.

ولكن، ثمّة عوامل تؤدي إلى عرقلة العملية دون داعٍ. على سبيل المثال، اتباع قسم الموارد البشرية النسق الخطي لعملية التوظيف.

على مدى عقود، عمل مسؤولو التوظيف بطريقة تقليدية: 

• يحددون متطلبات الوظيفة.
• ينشرون إعلانات الوظائف الشاغرة.
• يبدأون رحلة البحث عن المرشحين وإجراء المقابلات معهم. 
• ليختاروا -في النهاية- المرشحين المناسبين، بعد التأكد من ملاءمتهم لثقافة الشركة.

تتمّ كل هذه الخطوات الواحدة تلو الأخرى، وذلك بالتوازي مع توليّهم مهام إدارية على غرار: جلسات التقييم، وتحديث نظام إدارة الموارد البشرية بالبيانات، وكتابة رسائل المتابعة “Follow-up messages”، وما إلى ذلك.

وإذا كنت مسؤول توظيف، فأنت تعلم أنه نادرًا ما تتعامل مع شاغر واحد. بل تجد نفسك غارقًا في عملية الفرز للعديد من المناصب والمرشحين في نفس الوقت، مما يزيد من عدد عمليات القبول والمقابلات والمهام الإدارية كل يوم!

ويؤدي هذان العاملان -النسق الخطي وحجم العمل الإداري الثقيل- إلى إطالة مدة عملية التوظيف (البطيئة أصلًا)!

والآن، لا يرغب أي طالب عمل في اجتياز كل هذه العقبات للحصول على عمل! لذا ينسحب العديدون في المراحل الأولى من العملية، ليُضطر مسؤولو التوظيف إلى البحث عن آخرين، مما يعني زيادة الوقت اللازم لشغل كل شاغر.

مع وجود المزيد من الخريجين، زادت الطلبات لكل عملية توظيف بنسبة 178% بين عامي 2021 و2024. لكن يقضي مسؤولو التوظيف الآن (5 -10 ساعات إضافية) في المقابلات مقارنة بعام 2021.

تساهم كل هذه العوامل في إطالة عملية التوظيف وتجربة سيئة لكل من الطرفين.

إذن هذه هي المشكلة، فكيف يكمن الحل في نظام لوجيكس AI؟

دعنا أولاً نغطي النظرية الخاصة بهذا الأمر، ثم سننظر في الخطوات العملية التي يمكنك اتخاذها لتقصير عملية التوظيف بمساعدة الذكاء الاصطناعي.

الانتقال من عملية خطية إلى عملية متكاملة

تقليديًا، كانت عملية التوظيف تتبع نمطًا خطيًا، حيث تحدث كل مرحلة -الاستعانة بمصادر خارجية، والاختبار، والمقابلة، ثم الاختيار- واحدة بعد الأخرى.

يسمح نظام الموارد البشرية من لوجيكس للشركات بالابتعاد عن هذه الطريقة البطيئة والمتسلسلة واعتماد نهج أكثر تكاملاً، حيث يمكن أن تحدث عدة مراحل بالتوازي:

• على سبيل المثال، يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي ضمن نظام لوجيكس AI الانضمام إلى مسؤولي التوظيف في المقابلات، وتدوين الملاحظات، ثم ملء نظام ATS بمعلومات المرشح بينما ينتقل مسؤول التوظيف إلى المقابلة التالية.
• وفي ذات الوقت، مطابقة فرص العمل مع أفضل المواهب على الفور عند ورود الطلبات، مما يضمن إعطاء الأولوية للمرشحين الأكثر ملاءمة للمراجعة.
• وبينما يقوم مسؤولو التوظيف بإجراء المقابلات لوظيفة واحدة، يمكن للذكاء الاصطناعي البحث بشكل مستمر عن مرشحين إضافيين، وتحديث مجموعة المواهب في الوقت الفعلي. وهذا يسمح بالاستعانة بالمصادر والفرز المستمر والاستباقي دون انتظار استنفاد المجموعة الحالية.
• يمكن للذكاء الاصطناعي ضمن نظام الموارد البشرية من لوجيكس إجراء عمليات فحص خلفية بالتوازي، والتحقق من تاريخ المرشح أثناء متابعة خطوات أخرى، مثل المقابلات؛ وهذا يزيل وقت الانتظار ويسرع عملية اتخاذ القرار. 
• وأخيرًا، يمكن للذكاء الاصطناعي أتمتة عملية جدولة المقابلة بالكامل من خلال إيجاد توافر مشترك بين المرشحين ومسؤول الموارد البشرية، مما يسمح للأخير بالتركيز على المقابلات عوض اللوجستيات.

من خلال التعامل مع خطوات متعددة في آنٍ معًا، يعمل الذكاء الاصطناعي على التخلص من التأخيرات غير الضرورية.

أتمتة المهام المتكررة

من أبرز مزايا الذكاء الاصطناعي هي قدرته على أتمتة المهام المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً على غرار: تلخيص الاجتماعات، ونقل الملاحظات إلى نظام تتبع المتقدمين (ATS)، وتدقيق السير الذاتية، وجدولة المقابلات، أو إرسال رسائل المتابعة.

يمكن لخوارزميات الذكاء الاصطناعي ضمن نظام لوجيكس AI غربلة آلاف السير الذاتية بسرعة لتحديد أفضل المرشحين بناءً على المهارات والخبرات المحددة، مما يقلل ساعات العمل اليدوي.

وبالإضافة إلى ذلك، تستطيع أدوات الذكاء الاصطناعي الآن أن تتولى مهمة إنشاء أوصاف الوظائف وملفات تعريف المرشحين أو كتابة التقارير عنها، وهي مهمة كانت تعتبر في السابق من صميم عمل مسؤولي التوظيف. ويمكن أتمتة كل الخطوات تقريبًا في عملية التوظيف باستخدام الذكاء الاصطناعي.

لا يوجد ما يمنعنا من تفويض هذه المهام إلى التكنولوجيا عندما تكون الدقة أفضل، والناتج بنفس الجودة كما لو كان يتم بواسطتك.

كما ترى، يمكن للأتمتة التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي تقليل عبء العمل الإداري على مسؤولي التوظيف وتبسيط عملية التوظيف لتسريع عملية التوظيف دون التضحية بجودة التوظيف.

تحسين تجربة مسؤول التوظيف

على الرغم من إغفالها -في كثير من الأحيان- كعامل في تحديد وقت التوظيف، فإن تجربة مسؤول التوظيف هي جانب آخر يمكن تحسينه بمساعدة الذكاء الاصطناعي، مما يساهم في تسريع عملية التوظيف.

إن الموظف الذي يعاني من استنزاف ذهنه سوف يعمل أبطأ حتماً، وهو ما قد يؤدي إلى إطالة العملية. ويساعد الذكاء الاصطناعي في تحسين تجربة الموظف من خلال تقليل الأعباء الإدارية والسماح له بالتركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى.

من خلال أتمتة المهام المتكررة والحد من التبديل بين السياقات، لا يعمل الذكاء الاصطناعي على توفير وقت مسؤول التوظيف فحسب، بل يحمي طاقته النفسية أيضًا، كما يساعده في الحفاظ على التركيز واتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة.

مع توفر المزيد من الوقت للتواصل مع أفضل المرشحين وتحسين استراتيجيات اختيارهم، يمكن لمسؤولي التوظيف العمل بكفاءة أكبر. إن وجود مسؤول توظيف أكثر نشاطًا وكفاءة هو سرّ تبسيط عملية التوظيف.

كيف تحدد مكان استخدام نظامنا ضمن عملية التوظيف في شركتك؟

اتبع الخطوات التالية لتحديد المجالات التي يمكنك إحداث فرق فيها.

قم بإعداد خطة عمل لتحديد المشاكل

خطط عملية التوظيف الحالية لديك وحدد الخطوات التي تستغرق وقتًا طويلاً. يمكنك القيام بذلك بسهولة من خلال تحليلات نظام تتبع المتقدمين لديك. ستجد هناك جميع مقاييس التوظيف المهمة وأدائها الحالي بالنسبة لك.

حاول معرفة سبب أي تأخير. هل هي مشكلة:

• تتعلق بالأشخاص، بمعنى أن أعضاء الفريق مثقلون بالأعباء أو يفتقرون إلى المهارات اللازمة؟ 
• أم أن تدفق البيانات لديك معطل في مكان ما؛ هل تفتقر إلى الأتمتة؟ هل هناك الكثير من العمل الإداري الذي يقوم به موظفو التوظيف بين الاجتماعات؟

إن فهم الأسباب الجذرية سيساعدك على تحديد المكان الذي يجب أن تركز فيه جهودك لتحسينه.

تصنيف الحلول

بعد ذلك، قم بفحص المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً مع أوقات إكمال أبطأ من المتوسط وقم بتصنيفها بناءً على طبيعتها وإمكانية تحسينها:

• المهام القابلة للأتمتة: حدد المهام المتكررة والمرتبطة بقواعد، مثل تدقيق السير الذاتية أو جدولة المقابلات. هذه هي المهام المثالية للأتمتة، مما يسمح للذكاء الاصطناعي بتولي العملية وتبسيطها.
• المهام القابلة للتفويض: ابحث عن المهام التي تتطلب حكمًا بشريًا ولكن يمكن الاستعانة بأدوات الذكاء الاصطناعي لإنجازها. على سبيل المثال، يمكن أتمتة تدوين ملاحظات الاجتماع، وملء نموذج ATS.
• المهام اليدوية: تعرف على المهام التي يجب إدارتها يدويًا، مثل مكالمات الاستقبال أو مقابلات المرشحين أو اتخاذ القرارات الدقيقة. ركز على تحسين هذه المهام من خلال تحسين سير العمل.
• المهام الخاصة: حدد المهام التي تبطئ العملية ولكنها لا تندرج ضمن الفئات المذكورة أعلاه. قد تتضمن هذه المهام طلبات فريدة أو خاصة تتطلب اهتمامًا فوريًا أو خبرة محددة. فكر فيما إذا كان من الممكن تبسيط هذه المهام أو إعادة هيكلتها أو تفويضها إلى أعضاء متخصصين في الفريق لتقليل التأخير.

من خلال تصنيف المهام بهذه الطريقة، يمكنك تحديد مكان تنفيذ الأتمتة وتفويض المسؤوليات وتعزيز الكفاءة العامة في عملية التوظيف بشكل واضح.

دمج التكنولوجيا الصحيحة

يمكن لـنظام الموارد البشرية من لوجيكس التكامل مع التقويم الخاص بك للانضمام إلى الاجتماعات وتدوين الملاحظات، ثم التعامل مع المهام المتابعة من تلك الاجتماعات، مثل تلخيص المناقشات، أو كتابة أوصاف الوظائف، أو إنشاء تقارير المرشحين.

بالإضافة إلى ذلك، فهو يتكامل مع نظام ATS، مما يضمن إمكانية دفع جميع معلومات المرشحين وتفاصيل الوظيفة تلقائيًا إلى نظام تتبع المتقدمين (مع أو بدون إشراف بشري).

فيما يلي بعض المهام المحتملة التي يمكن لنظام الموارد البشرية من لوجيكس توليها.

1. 
   

   جدولة المقابلة

   
   

إن جدولة المقابلات يدويًا قد تستهلك وقتًا لا داعي له، خاصة مع وجود العديد من المحاورين. إن مراجعة التقويمات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة قد يؤدي إلى تأخير عملية التوظيف بشكل كبير.

يمكن أن يساعد دمج أداة الجدولة بشكل كبير في تقليل الوقت المستغرق في عملية التوظيف. تتزامن هذه الأدوات مع تقويمات المرشحين وأعضاء فريق التوظيف، مما يقترح الفترات الزمنية المتاحة تلقائيًا ويقلل من الوقت الضائع.

2. 
   

   نشر الوظيفة

   
   

قد يستهلك نشر إعلانات الوظائف عبر لينكدإن وبوابات الوظائف والمنصات الأخرى الكثير من وقت مسؤولي التوظيف، وخاصة عند التعامل مع العديد من الوظائف الشاغرة.

تستطيع الأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي أتمتة عملية نشر الوظائف بالكامل. لا تقوم هذه الأدوات بنشر إعلانات الوظائف فحسب، بل تقوم -أيضًا- بتدقيق الملفات الشخصية على شبكات التواصل الاجتماعي للعثور على أفضل المرشحين المناسبين؛ مما يضمن وصول إعلاناتك إلى الأشخاص الأكثر احتمالاً للتقدم للوظيفة.

3. 
   

   اتصالات المرشحين

   
   

يمكن أن يؤدي التواصل البطيء إلى تنفير المرشحين المتميزين، لذا فإن أتمتة بعض الرسائل يمكن أن تساعد في تقصير الوقت الإجمالي اللازم للتوظيف مع إعفاء فريق التوظيف لديك من بعض الأعباء الإدارية.

فيما يلي أنواع الاتصالات التي يمكنك تفويضها إلى الذكاء الاصطناعي:

• دعوات المقابلة – يمكنك تعيين محفز سير عمل في نظام تتبع المتقدمين لديك لأتمتة دعوات المقابلة للمرشحين المختارين. استخدم قالبًا محددًا مسبقًا، ولكن أضف بعض الملاحظات الشخصية بناءً على ملف تعريف المرشح، بمساعدة الذكاء الاصطناعي.
• متابعة المقابلات – ليس من الممكن دائمًا إرسال ملاحظات فردية لكل مرشح، ولكن تجاهل الرد يساهم في تجربة سيئة للمرشح ويمكن أن يضر بسمعة علامتك التجارية.
  يمكن للأتمتة التعامل مع هذا التواصل بحساسية، مع إبقاء الباب مفتوحًا. يمكن للذكاء الاصطناعي إنشاء رسائل بريد إلكتروني مخصصة بعد المقابلة بناءً على محتوى المقابلة وحالة الطلب.
• رسائل الرفض أو خطابات العرض – بالنسبة للمرشحين الذين يصلون إلى نهاية عملية التقديم، يمكنك استخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء رسائل الرفض وخطابات العرض المخصصة.

4. 
   

   الاستعانة بمصادر خارجية

   
   

قد يؤدي البحث عن مرشحين لشغل وظائف دقيقة إلى إبطاء عملية التوظيف بشكل كبير. 

ومع ذلك، يمكنك الآن تفويض هذه المهمة إلى الذكاء الاصطناعي، مما يؤدي إلى إنشاء قائمة طويلة عالية الجودة من المرشحين المحتملين في دقائق معدودة – مما يوفر عليك أيامًا.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي أن تتكامل مع المنصات الاجتماعية وقواعد بيانات المرشحين ونظام تتبع المتقدمين لديك لأتمتة عملية البحث بالكامل. ما عليك سوى تزويد نظام لوجيكس AI بالمعلومات اللازمة لتحديد المرشحين المثاليين لديك، وسيوفر لك تدفقًا ثابتًا من المرشحين ذوي الجودة العالية لخط المواهب لديك.

5. 
   

   عملية الغربلة

   
   

تُظهِر الدراسات أن ما يصل إلى 250 باحثًا عن عمل يتقدمون بطلبات لكل وظيفة جديدة تُعلن عنها الشركات، ولكن حوالي 30% فقط مؤهلون بالفعل.

من خلال دمج نظام لوجيكس AI مع نظام ATS في شركتك، يمكنك تفويض عملية فحص المرشحين إلى الذكاء الاصطناعي.

6. 
   

   تحديث نظام ATS 

   
   

أخيرًا وليس آخرًا، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتولى مهمة إدارة التوظيف الأكثر كرهًا: تحديث نظام ATS.

لدى العديد من مسؤولي التوظيف علاقة حب وكراهية مع نظام تتبع المتقدمين، ولكن بدون نظافة البيانات المناسبة، سيضيع الكثير من جهدهم، حيث سيتعين عليهم البحث وإجراء المقابلات من الصفر لكل وظيفة شاغرة.

يمكن للذكاء الاصطناعي في نظام لوجيكس AI ملء سجلات ATS  تلقائيًا ببيانات المرشحين بعد كل مكالمة أو مقابلة. كل ما عليك فعله هو التحقق مرة أخرى مما إذا كان الذكاء الاصطناعي قد التقط جميع المعلومات التي تريدها.

لا يؤدي هذا إلى تسريع عملية المقابلة فحسب، بل يضمن أيضًا أن البيانات المضافة إلى نظام ATS خالية من الأخطاء ومحدثة.

ختامًا

يعد تقليل معدلات ترك المرشحين أمرًا ضروريًا لتأمين أفضل المواهب من الجيل الحالي. يقدم نظام الموارد البشرية من لوجيكس حلاً تحويليًا، حيث يعمل على تبسيط عملية التوظيف وتعزيز مشاركة المرشحين.

إذا كنت مستعدًا لتقليل معدل ترك المرشحين وتحسين استراتيجية التوظيف، فتواصل معنا للحصول على حل ثوري.