رحلة البحث عن نظام إدارة مشتريات بديل عن اكسل Excel
رحلة البحث عن نظام إدارة مشتريات بديل عن اكسل Excel
إكتّشف | الإثنين - 23 / 12 / 2024 - 5:12 ص
رغم دخولنا عصر التحول الرقمي، لا تزال العديد من المنشآت تعتمد على برنامج اكسل Excel الشهير كنظام لإدارة مشترياتها. وللأمانة، لا أحد يُنكر قوة البرنامج واستخداماته المتعددة، لكنه -رغم ذلك- يفتقر للعديد من الميزات:
- قابلية التوسع: اسأل مدير المشتريات – في أي منشأة تقليدية- عن مدى صعوبة التعامل مع ملفات Excel كبيرة الحجم؛ وسيُخبرك الكثير!
- الأتمتة: هل تعلم أنك بحاجة إلى “برمجة” الأتمتة بنفسك، داخل كل ملف أكسل؟! ذاك يعني كتابة الصيغ والدالات والمعادلات مرارًا وتكرارًا.
- توافر البيانات آنيًا: يمكن -في أي لحظة- أن تفقد قدرتك على الوصول إلى الملف. هذا ولم أذكر أسوء السيناريوهات بعد.
- تعزيز الأمان: إن كنت تظن ملفك محميًا بكلمة سرّ، فجرّب رفعه على Google Drive، وأخبرني بالنتيجة!
- دمج الذكاء الاصطناعي: حسنًا .. لا تعليق!
ربما آن أوان البحث عن نظام إدارة مشتريات أفضل.
تحمّل المنشآت التي تعتمد على نظام الإدخال (اليدوي) نفسها تكاليف غير ضرورية وتأخيرات وتبديد فرص ثمينة على غرار تبسيط العمليات وتقليل النفقات العامة واتخاذ القرارات المبنية على البيانات.
وهنا يأتي دور نظام إدارة المشتريات السحابي، والذي يعمل على الارتقاء بالطريقة التي تدير بها المؤسسات أنشطة الشراء الخاصة بها نحو السحاب.. حرفيًا!
-
تبسيط عملية الشراء
غالبًا ما تعاني إدارات المشتريات التقليدية من عدم الكفاءة، بدءًا بإدخال البيانات يدويًا، مرورًا بدورات الموافقة البطيئة، وليس انتهاءً بالاتصالات المجزأة. يمكن أن تؤدي هذه المشكلات إلى التأخير والأخطاء وإصابة فريق المشتريات بالإحباط الشديد.
تسهم أنظمة إدارة مشتريات السحابية، على غرار لوجيكس AI، في تقليل نقاط الاتصال اليدوية إلى الحدّ الأدنى، وذلك بفضل قدرتها الفريدة على أتمتة كل مرحلة من مراحل عملية الشراء – من الطلب إلى إنشاء أمر الشراء والموافقة عليه والدفع.
والميزة الأهم: يمكن لفرق المشتريات تتبع كل خطوة من خطوات العملية في الوقت الفعلي، مما يضمن تحديد العوائق ومعالجتها بسرعة.
على سبيل المثال، بدلاً من التعامل مع النماذج الورقية أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا للحصول على الموافقات، يمكن لجميع الأطراف المعنية مراجعة الطلبات والموافقة عليها رقميًا في منصة مركزية، ما يعني أوقات استجابة أسرع وشفافية أكبر؛ تسمح لفرق المشتريات بالتركيز على مهام أكثر استراتيجية بدلاً من الانغماس في العمل الإداري الممل.
-
توفير التكاليف ورفع الكفاءة
غالبًا ما تنطوي إدارة المشتريات التقليدية على عمليات طويلة، مما يتطلب من الموظفين قضاء ساعات في مهام مثل إدخال البيانات وإدارة الفواتير والتواصل مع الموردين.
في المقابل، لا تكتفي أنظمة إدارة المشتريات السحابية بأتمتة هذه المهام. بل وتوفر -أيضًا- رؤية أكبر لأنماط الصرف “Spending patterns”، مما يمكن المؤسسات من تحديد المجالات التي يمكنها فيها التفاوض على شروط أفضل أو توحيد المشتريات.
بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تتكامل أنظمة المشتريات الإلكترونية مع برامج الميزانية والمالية، مما يساعد المؤسسات على تتبع الإنفاق في الوقت الفعلي. يساعد هذا التكامل في إنقاذ الميزانية وضمان توافق قرارات المشتريات مع أهداف المنشأة المالية.
-
تحسين الشفافية والامتثال
في ظل أنظمة إدارة المشتريات التقليدية، قد يكون تتبع وتوثيق كل خطوة من خطوات العملية مرهقًا وعرضة للخطأ.
على الطرف الآخر، تسجّل أنظمة إدارة المشتريات السحابية كل معاملة تلقائيًا، من الطلب إلى الدفع، في قاعدة بيانات مركزية. لا يسهّل هذا الوصول إلى البيانات التاريخية فحسب، بل يبسط أيضًا عملية التدقيق.
هل يتضمن أكسل -مثلًا- عمليات فحص امتثال مدمجة تعمل على فرض سياسات الشركة أثناء عملية الشراء؟
حسنًا، نجد هذه الميزة افتراضيًا في معظم أنظمة إدارة المشتريات السحابية. على سبيل المثال، قد تكون الموافقات مطلوبة في مراحل مختلفة بناءً على مبلغ الشراء أو نوع السلع التي يتم شراؤها. وبوجود ميزة (فحص الامتثال) أنت تقلل من خطر الإنفاق غير المصرح به ببساطة!
علاوة على ذلك، تعمل الشفافية المعززة على تعزيز العلاقات الأفضل مع الموردين. ومع وجود قنوات اتصال أكثر وضوحًا وإمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى بيانات المشتريات، يمكن للمشترين والموردين التعاون بشكل أكثر فعالية. ويعزز هذا الانفتاح الثقة والمساءلة، وهما أمران حيويان للشراكات طويلة الأجل.
-
إدارة علاقات الموردين
لطالما أكدّنا على أهمية إدارة علاقات الموردين بشكل فعال في نجاح أي استراتيجية شراء. وتعزز أنظمة إدارة المشتريات السحابية هذا الجانب من خلال تسهيل التواصل والتعاون وتبادل البيانات بين المنشآت ومورديها.
تتمثل إحدى مزايا نظام لوجيكس AI في قدرته على تجميع معلومات الموردين في منصة واحدة يمكن الوصول إليها بسهولة. ويشمل ذلك تفاصيل الاتصال ومقاييس الأداء واتفاقيات التسعير وبيانات الشراء التاريخية. وبفضل توفر كل هذه المعلومات في متناول يدك، ستتمكن من اتخاذ قرارات أكثر استنارة عند اختيار الموردين والتفاوض معهم.
إضافة لذلك، يوفّر نظامنا أدوات لإدارة أداء الموردين، مما يسمح لمنشأتك بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل أوقات التسليم وجودة السلع والامتثال للشروط التعاقدية. يتيح هذا النهج القائم على البيانات تحديد الموردين ذوي الأداء الأفضل وأولئك الذين قد يحتاجون إعادة تقييم.
باختصار، يوفر نظام لوجيكس AI إطارًا قويًا لإدارة علاقات الموردين بشكل فعال. من خلال تجميع المعلومات وتتبع الأداء وتحسين الاتصالات، يمكن لعملائنا بناء شراكات أقوى وأكثر استراتيجية تساهم في تحقيق النجاح على المدى الطويل.
-
البيانات والتحليلات في الوقت الفعلي
ما أهم مزايا التحليلات في الوقت الفعلي برأيك؟
الإجابة:
- القدرة على تحديد الاتجاهات وفرص التحسين.
- اتخاذ قرارات سريعة.
- تحسين قدرات التنبؤ.
على سبيل المثال، يمكن لفريقك تحليل بيانات الشراء لتحديد الموردين الذين يقدمون أفضل الأسعار أو تحديد الفئات التي قد ينفقون فيها أكثر من اللازم.
تمكن هذه الرؤية المنشآت من التفاوض على شروط أفضل واتخاذ قرارات استراتيجية تتوافق مع أهدافها المالية.
على صعيد آخر، تتيح البيانات في الوقت الفعلي اتخاذ قرارات سريعة.
فعند استخدام أنظمة إدارة المشتريات التقليدية، قد تعتمد الفرق على معلومات قديمة أو غير كاملة، مما يؤدي إلى التأخير وإهدار الفرص. مع الشراء الإلكتروني، يمكن لجميع أصحاب المصلحة الوصول إلى معلومات محدثة في أي وقت، مما يتيح الموافقات السريعة وإجراءات الشراء الأكثر استجابة.
نصل لجزئية تحسين قدرات التنبؤ.
من خلال تحليل البيانات التاريخية وأنماط الشراء الحالية، تستطيع المنشآت التنبؤ بشكل أفضل بالاحتياجات المستقبلية، مما يسمح بتخطيط وإدارة مخزون أكثر استراتيجية. ويمكن أن يساعد هذا النهج الاستباقي في تجنب نفاد المخزون وتقليل تكاليف المخزون الزائد.
-
قابلية التوسع والتحضير للمستقبل
تم تصميم أنظمة إدارة المشتريات السحابية مع مراعاة قابلية التوسع، مما يسمح لمنشأتك بالاستمرار في العمل بكفاءة أثناء توسعها أو دخول أسواق جديدة أو التكيف مع ظروف السوق المتقلبة؛ دون الحاجة إلى استبدال النظام بأكمله!
من أهم مميزات نظام لوجيكس AI قدرته على استيعاب عدد متزايد من المستخدمين والموردين والمعاملات. وسواء كانت منشاتك تضيف أقسامًا جديدة أو توسع خطوط منتجاتها أو توظف موردين إضافيين، فإن نظامنا قادر على التوسع بسلاسة لدعم هذه التغييرات. وتعمل هذه المرونة على تقليل الحاجة إلى ترقيات أو استبدالات مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً.
استعد للمستقبل مع نظام لوجيكس AI لإدارة المشتريات
تم تصميم نظامنا ليكون متوافقًا مع الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وغير ذلك من الابتكارات التي يمكن أن تعزز عمليات الشراء. ومن خلال الاستفادة من هذه التقنيات، يمكن لمنشأتك تحسين عملية اتخاذ القرار وأتمتة المزيد من المهام واكتساب رؤى أعمق على المدى الطويل.
