كيف قلبت أنظمة ERP قواعد لعبة الإدارة المالية رأسًا على عقب؟

كيف قلبت أنظمة ERP قواعد لعبة الإدارة المالية رأسًا على عقب؟

إكتّشف | الإثنين - 25 / 12 / 2023 - 6:49 م

لا يختلف اثنان على كون الإدارة المالية جوهر كل منظمة ناجحة. فالبيانات المالية الدقيقة، والعمليات الفعالة، واتخاذ القرارات المستنيرة ليس ضروريًا فحسب؛ بل شريان الحياة لأي مؤسسة تسعى إلى النمو أو بالأحرى: البقاء في السوق…

لم يعد العالم قرية صغيرة، بل أصبح منزلًا رقميًا، تواجه الشركات داخله تحديات مالية متزايدة التعقيد، بدءًا من إدارة المعاملات متعددة العملات وحتى ضمان الامتثال التنظيمي.

وكما يقولون: إذا لم تستطع مجاراتهم، فغيّر قواعد لعبتهم! [مقولة اختلقناها للتوّ!]
لذا، سنتعمق سويّةً -في هذا الدليل الشامل- في كيفية إحداث نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ثورة في الطريقة التي تدير بها مؤسستك شؤونها المالية.

لعبة الإدارة المالية للجميع

سواء كنت شركة ناشئة صغيرة تتطلع إلى أتمتة عملياتها المحاسبية أو شركة كبيرة تسعى إلى تعزيز الرؤية والتحكم الماليين، فستجد في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) خير حليف.

لكن لماذا كانت الشركات تخسر في لعبة الإدارة المالية سابقًا؟

لنعترف أن التحديات التي واجهتها المؤسسات في عصر ما قبل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كانت صعبة:

• غالبًا ما تضمنت الإدارة المالية التقليدية سلسلة من العمليات المفككة [حيث الاعتماد على قواعد بيانات منفصلة، مما أدى لظهور “مستودعات بيانات” أعاقت التواصل والتعاون]
• الاعتماد على إدخال البيانات يدويًا: كان إدخال البيانات يدويًا عرضة للأخطاء ويستغرق وقتًا طويلاً، وغالبًا ما يؤدي إلى الإضرار بسمعة شركتك.
•  الاعتماد على برامج المحاسبة المستقلة. بحيث تصدر التقارير المالية عن أقسام مختلفة، ما صعّب على صناع القرار الوصول إلى الرؤى في الوقت الفعلي.

هكذا تفوقت أنظمة ERP في مرحلة العمليات المالية

تُعد المحاسبة أول “وحوش” لعبة الإدارة المالية، ولذا، لا تواجه أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) صعوبة في تجاوزه. وإليك كيف تفعلها ببساطة:

أتمتة عملية إدخال البيانات من خلال التقاط المعاملات المالية من مصادر مختلفة، مثل الفواتير وأوامر الشراء وأوامر المبيعات. تقلل هذه الأتمتة من مخاطر الإدخال اليدوي وتسرّع عملية تسجيل البيانات المالية.

تحديثات دفتر الأستاذ العام في الوقت الفعلي. باعتبار دفتر الأستاذ العام هو المستودع المركزي لجميع المعاملات المالية داخل المنظمة. فستؤدي مزامنته دفتر في الوقت الفعلي مع كل معاملة إلى جعل أرصدة الحسابات وموازين المراجعة والبيانات المالية محدثة دائمًا، ما يوفر أرضية مالية دقيقة تقف عليها في كل لحظة.

التقارير المالية والضربة القاضية. توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إمكانات قوية لإعداد التقارير المالية. يمكن للمستخدمين إنشاء -وتخصيص- مجموعة واسعة من التقارير: من بيانات الدخل والميزانية العمومية إلى بيانات التدفق النقدي والنسب المالية.

هكذا توازنت أنظمة ERP على حبل الحسابات الدائنة والمدينة

يمكنك فهم ما نعنيه هنا؛ حيث يكفي نقل بند للحساب الخطأ، حتى ينهار كل شيء.. حرفيًا!

وإليك كيف تحافظ أنظمة ERP على توازنك:

الحسابات الدائنة

تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أتمتة عمليات الحسابات الدائنة من خلال مطابقة أوامر الشراء والفواتير والإيصالات، وتبسيط الموافقة على الفواتير ودفعها.

لا تقلل هذه الأتمتة من مخاطر المدفوعات الزائدة أو المتكررة فحسب، بل تضمن أيضًا الدفع للموردين في المواعيد الصحيحة، مما قد يؤدي إلى آجال سداد ملائمة.

الحسابات المدينة

عدا عن إدارة فواتير العملاء وتتبع المدفوعات وتبسيط عمليات التحصيل. تساعدك أنظمة ERP على ضبط التنبيهات والتذكيرات التلقائية لضمان متابعة الفواتير المتأخرة في الوقت المناسب. يمكن لهذا النهج الاستباقي تحسين التدفق النقدي وتقليل مخاطر الديون المعدومة.

لا يمكننا التلاعب مع الميزانية للأسف!

طرفة جيدة، صحيح؟ .. بما أننا نتحدث عن اللعب .. (أو ربما ليست كذلك!)
حسنًا.. لنتحدث جديًا. تضمن لك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عدم التلاعب بالميزانية، وبعدة طرق:

توفير رؤية استشرافية للأداء المالي

تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على دمج البيانات من مختلف الإدارات، وبفضل هذه البيانات المتكاملة، يمكنك ضمان أن تخطيط مستقبل الشركة المالي يستند إلى معلومات دقيقة وحديثة.

التخطيط لمختلف حالات الطوارئ

تتيح أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ميزة إنشاء سيناريوهات متعددة للميزانية، بهدف استكشاف نتائج مالية مختلفة، وتظهر قيمة هذه القدرة الخاصة وسط البيئات الاقتصادية غير المستقرة (كما هو الحال عقب الجائحة).

مطابقة الأرقام مع الواقع الفعلي

باستخدام البيانات المالية في الوقت الحقيقي، يمكن للمؤسسات مقارنة أدائها الفعلي بالأرقام المدرجة في الميزانية. وبالتالي، تحديد الانحرافات عن الميزانية -إن حصلت- ومعالجتها بسرعة، مما يضمن بقاء الشركة على المسار الصحيح لتحقيق أهدافها المالية.

اللوائح والنظم المالية: الوحش الحقيقي في اللعبة

يمكنك اعتبار جميع التحديات السابقة بمثابة (لعبة) مقارنةً بالامتثال للوائح المالية ومعايير إعداد التقارير المفروضة من الجهات الرسمية. حيث قد يؤدي عدم استيفاء هذه المتطلبات إلى تداعيات قانونية وغرامات وإلحاق الضرر بسمعة الشركة!

والمشكلة أن الامتثال للأنظمة المالية ومتطلبات إعداد التقارير يُعدّ تحديًا متعدد الأوجه. 

لكن -لحسن الحظ- الحل موجود بين يديّ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP):

التقارير الموحدة

تأتي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مع تقارير مالية موحدة تتوافق مع المعايير التنظيمية. وهذا يبسط عملية إعداد البيانات المالية للهيئات التنظيمية، مما يقلل من مخاطر الأخطاء والتناقضات.

تقديم الطلبات في الوقت المناسب

يمكن إعداد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لإنشاء التقارير التنظيمية وتقديمها ضمن أطر زمنية محددة. وهذا يضمن التزام مؤسستك بالمواعيد النهائية لتقديم الطلبات، وتجنب عقوبات التأخير.

الاستعداد التام للتدقيق

تسهّل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للمدققين الماليين الحكوميين الوصول إلى البيانات المالية ومسارات التدقيق ووثائق الامتثال ومراجعتها، مما يؤدي إلى تسريع عملية التدقيق ككل.

هل ستكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP جاهزة لتحديات المراحل القادمة؟

مع استمرار تطور التكنولوجيا، تتطور أيضًا أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ويتطور تأثيرها على الإدارة المالية. فيما يلي بعض التحديات المستقبلية التي ستجتازها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات:

الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي

يشق الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي طريقهما إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يعزز قدراتها. نتوقع رؤية ميزات مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل التحليلات التنبؤية للتنبؤ المالي، والأتمتة الذكية للمهام المالية الروتينية، ومعالجة اللغة الطبيعية لواجهات أكثر سهولة في الاستخدام.

حلول تخطيط موارد المؤسسات السحابية (Cloud ERP)

نتوقع استمرار التحول نحو حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) السحابية للأسباب التالية: 

• توفيرها قابلية التوسع دون الحاجة إلى عتاد جديد، ما يعني خفض تكاليف البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات
• إتاحتها إمكانية الوصول من أي مكان وفي أي زمان

التكامل مع التقنيات الجديدة

سوف تتكامل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بشكل متزايد مع التقنيات الناشئة مثل البلوك تشين (Blockchain) وإنترنت الأشياء (IoT). ستمكن عمليات التكامل هذه من تعزيز رؤى سلاسل التوريد، والمعاملات المالية الآمنة، والتتبع في الوقت الفعلي للأصول المادية والمخزون.

أمن البيانات والخصوصية

مع تزايد انتشار خروقات البيانات، ستركز أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بشكل أكبر على أمان البيانات وخصوصيتها. توقع إجراءات أمنية أكثر صرامة، بما في ذلك التشفير والمصادقة متعددة العوامل والامتثال للوائح حماية البيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

التنقل والوصول عن بعد

في عالم ينتشر فيه العمل عن بعد، ستعطي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأولوية للتنقل والوصول عن بعد. ستسمح تطبيقات الهاتف المحمول وواجهات الويب سريعة الاستجابة للموظفين بالوصول إلى البيانات المالية وتنفيذ المهام من أي مكان، مما يضمن استمرارية العمل.

في الختام

تستمر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في التطور لتلبية الاحتياجات المتغيرة للإدارة المالية في بيئة الأعمال الديناميكية. إن البقاء على اطلاع بهذه الاتجاهات والنظر في تأثيرها المحتمل على مؤسستك سيكون أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح في المستقبل.