كدنا نخسر 39,600$ لولا وجود نظام متكامل لإدارة الأصول الثابتة!
كدنا نخسر 39,600$ لولا وجود نظام متكامل لإدارة الأصول الثابتة!
إكتّشف | الجمعة - 05 / 01 / 2024 - 12:18 ص
لا شكّ أن الرقم أعلاه قد لفت نظرك، وسنروي لك القصة خلفه.
بالإضافة إلى كونها من أهم وأغلى عمليات الشراء لدى أي شركة خلال السنة المالية، فإن الأصول الثابتة -أيضًا- من أكثر المشتريات اهتلاكًا مع مرور الوقت.
معلومة يعرفها الجميع، بمن فيهم عميلنا الذي يملك مصنع نسيج عالي الجودة؛ إذ لاحظ كيف توقفت إحدى آلات التطريز عن العمل فجأة. ما دفعه للبحث عن فاتورة شراءها (ليرى ما إن كانت فترة الضمان المجاني سارية)، فلم يجدها!
وقبل أن نستكمل القصة، ما رأيك لو نتعرف على مفهوم الأصل الثابت.
تعريف الأصل الثابت
هو الأصل الذي لا تخطط المنشأة لبيعه أو تحويله إلى نقد في السنة التالية لشرائه. وعادةً ما يرتبط بالبنى التحتية مثل المباني أو الأراضي أو الآلات.
نظرًا للغرض منها، تساعد هذه الأصول المنشأة على كسب المال على المدى الطويل. عادةً ما تتناقص فائدتها بمرور الوقت بسبب التآكل والاستخدام، لذا فهي أيضًا ذات عمر افتراضي محدود.
تحتاج الشركات إلى إدارة الصيانة الوقائية وتتبع فقدان القيمة الذي تجلبه هذه الأصول بدقة لتحقيق أقصى استفادة منها طوال عمرها الإنتاجي.
بدون وجود نظام متكامل لإدارة الأصول الثابتة، يصبح تتبع مواقع الأصول المختلفة وظروفها واحتياجات الصيانة والاستهلاك أمرًا مستحيلًا. للتأكد من أن جميع الأصول في حالة جيدة ويمكنها خدمة منشأتك لأطول فترة ممكنة.
على الطرف الآخر، تتعرض المنشأة -التي تتجاهل إدارة الأصول الثابتة- لمشاكل قد تكلّفها غاليًا:
- فترات تعطيل عن العمل طويلة
- تعطّل -أو حتى انهيار- المعدات والآلات
- فقدان المخزون أو توزّعها عشوائيًا
- خرق المعايير البيئية أو معايير السلامة
- تجاهل القيود القانونية أو التنظيمية
قد يكلف تعطّل الإنتاج والإصلاحات والاستبدالات والغرامات مؤسستك آلاف الدولارات. وبالطبع ستتأثر خدماتك أو منتجاتك في ظل عدم وجود المعدات الكافية، مما يؤدي إلى تكاليف مباشرة (بالإضافة إلى آثار سلبية على السمعة ورضا العملاء).
طلب عميلنا موظفيه إلى اجتماع، للبحث في مسألة ضياع فاتورة الشراء. وبالطبع أنكر الجميع علاقته بالأمر. ولو اقتصرت المشكلة على تلك الآلة، لتجاوزها عميلنا العزيز؛ لكنه اكتشف أنها لم تكن الآلة الوحيدة!
لا ننكر أنه من الصعوبة بمكان إدارة العديد من البيئات والظروف والأصول ومتطلبات الصيانة. لذا، ننصح عملائنا الباحثين عن جعل العملية -برمّتها- أكثر بساطة باستخدام نظام متكامل لإدارة الأصول الثابتة (بدءًا من الاقتناء وحتى الإهلاك). علاوة عن تخليصهم
من السجلات المادية عن طريق رقمنة بيانات الأصول وأرشفتها والاحتفاظ بها في مستودع مركزي لإدارة المستندات. ما يمكّنهم من إنشاء تقارير تبيّن حالة الأصول وتتبع الإهلاك والحصول على تحديثات وفقًا لمعايير معينة.
اكتشف عميلنا وجود آلات معطلة، وأخرى مفقودة؛ فلم يعلم ما إن كانت مسروقة أم ضائعة.
لتحديد المسؤول عن العناصر المفقودة، يتتبع نظام لوجيكس لإدارة الأصول الثابتة أرقام تعريف الأصول ومعرّفات الموظفين. بحيث يتمكن صاحب الشركة من تتبع وتسجيل أدق تفاصيل أي تعامل لمستخدم الأصول. قدرة مخيفة للبعض ولكنها تعدل وزنها ذهبًا عند تبرير أمن وسلامة منشأتك!
حسنًا، ربما كنت متأكدًا من أمانة موظفيك، بحيث تشعر أن قصة عميلنا لا تلامسك. لكننا متأكدون أن النقاط الآتية تصبّ في مصلحتك.
أسباب وجيهة لاختيار نظام متكامل لإدارة الأصول الثابتة
حوكمة الشركات (تنهيدة!)
الروتين، الروتين، والمزيد من الروتين! ومع خضوع المنشآت من جميع الأحجام لمزيد من التدقيق من قبل الوكالات الحكومية والمجالس التنظيمية والمستثمرين، فإن المساءلة والشفافية أمر أساسي. فلماذا تخاطر بسلامة بياناتك المالية من خلال الاعتماد فقط على جداول البيانات التقليدية أو نماذج الأنظمة المحاسباتية القديمة؟
عدم دقة حسابات الإهلاك
برأيك، هل توجد مساءلة حقيقية لأخطاء الإدخال اليدوي أو أعطال الأنظمة القديمة؟ في الحقيقة لا؛ فإذا تم إدخال البيانات بشكل غير صحيح أو كان نظام المحاسبة لديك يتخلص من المعلومات الحساسة (عند تدوير الحسابات مثلًا)، فستختفي قيم الإهلاك ببساطة!
لا يمكنك أن تكون واثقًا بنسبة 100% من سلامة بياناتك مهما توخيت الدقة. ولذا يأتي النظام المتخصص لإدارة الأصول الثابتة مزودًا بميزات أمان صارمة لمعالجة مشكلات أخطاء الإدخال وعدم الدقة وأتمتة عملية إدارة الأصول الثابتة بأكملها. ما يعني توفير المزيد من الوقت.
تعقيد الأمور التقنية!
يمكن تصنيف الأصول إلى: أصول ثابتة، أصول متداولة، أصول غير ملموسة. ويتفرع عن كل منها حسابات أخرى (على سبيل المثال، يُعتبر جهاز الكمبيوتر أصلًا، وترخيص نسخة الويندوز حسابًا متفرعًا عنه)، تخيّل أنك بحاجة لإنشاء علاقات وتبعيات هرمية بكل هذا.
بدون نظام متكامل لإدارة الأصول الثابتة، من الصعب استيعاب علاقات الأصول “الأصل/الحساب الفرعي” بهذه الطريقة، مما يجعل من الصعب تتبع وإدارة هذه التبعيات الهرمية المهمة بدقة.
إنه عالم صغير على كل حال
بالنسبة للمنشآت العاملة في جميع أنحاء العالم، يمتلك النظام المتكامل لإدارة الأصول الثابتة إمكانات تعداد الدفاتر “Multi-book”، ما يسمح لك مشاركة معلومات الأصول الأساسية عبر أي عدد من الدفاتر بمجموعات مختلفة من الأرقام، مما يسهّل مهمة الامتثال لسياسات الإهلاك المحلية والعالمية.
لأنها مَنسية حتى نهاية العام!
لا يختلف اثنان على أن إعداد التقارير والتنبؤات عملية معقدة وشاقة حتى بالنسبة لأعتى المنشآت، خاصة بدون الأدوات المناسبة للمهمة! سيضمن لك نظام إدارة الأصول الثابتة المتخصص والمتكامل إعداد نماذج التقارير والتنبؤات القياسية والمخصصة للسماح بالوصول السريع أيضًا واستخراج البيانات حول الاهتلاكات. ميزة عظيمة ستقدّرها تمامًا في نهاية عام مزدحم!
هل يشمله التأمين؟
نشكو جميعًا من ارتفاع أقساط التأمين، ولكن في الواقع، فإن غالبية الشركات مؤمنة بشكل مفرط، مع أقل من 40٪ من الأصول المسجلة يمكن التعرف عليها بسهولة خلال التدقيق المادي وما يقدر بـ 20٪ منها لم تعد موجودة. يؤدي الفشل المتوطن في الاحتفاظ بسجلات أصول دقيقة إلى قيام غالبية الشركات بتأمين الأصول التي لم تعد تمتلكها.
البرمجيات ليست رخيصة الثمن كما تعلم
يمكن أن يؤدي استخدام نظام متكامل لإدارة الأصول إلى توفير مبالغ كبيرة من خلال تقليل الإفراط في شراء تراخيص البرامج من جهة، ومساعدة المنشآت على تجنب التبعات القانونية المرتبطة باستخدام نسخ غير مُرخصة من جهة أخرى.
آن أوان إنقاذ أصولك الثابتة
لا تقتصر أهمية وجود نظام متكامل لإدارة الأصول الثابتة على تتبع جميع أصول منشآتك بما في ذلك استثماراتها ومركباتها ومعداتها. بل -ونظرًا للمحاسبة الشاملة لجميع الأصول المتاحة- فإنك تقلل حتمًا من احتمالية تسجيل الأصول الوهمية. ما يجنّبك دفع آلاف الدولارات كما في حالة عميلنا الذي كان على وشك دفع 39,600$ ثمنًا لآلاتٍ غير موجودة!
يعتبر عملائنا نظام لوجيكس لتخطيط الموارد أفضل نظام متكامل لإدارة الأصول الثابتة في الشرق الأوسط، وذلك على اختلاف أحجام منشآتهم الصناعية.
إنه أمر بالغ الأهمية للحفاظ على ميزة تنافسية في الصناعات كثيفة الأصول مثل التصنيع، فضلاً عن كونه خطوة ضرورية نحو المصانع الذكية “Intelligent Factories”.
في الختام، يعد نظام إدارة الأصول أمرًا بالغ الأهمية للمنشآت التي تسعى إلى خفض إجمالي نفقات الصيانة. في نفس الوقت الذي يساهم بزيادة نسبة دوران أصولهم وإطالة عمر الآلات والأصول المهمة الأخرى.
ماهي أنظمة لوجيكس الأخرى لحلول الأعمال ؟
الأنظمة السحابية
- الإدارة المالية
- إدارة الموارد البشرية والخدمات الذاتية
- إدارة علاقات العملاء
- إدارة المشاريع
- نظام إدارة الأملاك
- إدارة التوزيع
- التصنيع والإنتاج
حسب القطاعات
- قطاع الخدمات
- التصنيع و الإنتاج
- تكنولوجيا المعلومات
- التوزيع بالجملة
- البيع بالتجزئة والتجارة الإلكترونية
- المقاولات والإنشاءات
- المحاماة والإستشارات القانونية
حسب الإدارة
- إدارة التقييم
- تطوير الأعمال
- الإداره المالية
- إدارة العمليات
- إدارة الخدمات المساندة
- إدارة المبيعات والتسويق
- إدارة الخدمات الميدانية
- إدارة تقنية المعلومات
