ماذا يحدث في كواليس عملية التدقيق المالي المرعبة؟

ماذا يحدث في كواليس عملية التدقيق المالي المرعبة؟

إكتّشف | الأحد - 26 / 05 / 2024 - 3:50 م

يحظى التدقيق المالي بسمعة سيئة؛ إذ يفترض البعض أنها عملية معقدة، وقد تتطلب شهورًا! لكنها، وعلى فرض أن سجلاتك واضحة ومُحدّثة، ستكون أسهل مما تتصور.

دعنا نخبرك بما عليك توقعه أثناء عملية التدقيق المالي وكيف تستعد على أكمل وجه.

لنتفق على الآتي

التدقيق المالي هو فحص شامل يُجريه مدقق حسابات لبيانات الشركة المالية بهدف التحقق من صحة ودقة الشؤون المالية للمنظمة أو الفرد أو الإدارة.

ويمكن أن يتمّ التدقيق المالي داخليًا؛ بهدف تقييم الحالة المالية للقسم/الفرع بشكل عام، وتحديد أي مخاطر تتعرض لها مواردك المالية، وتحديد أين يمكن إجراء التحسينات (إن وجدت).

إنما في العموم، تتم عمليات التدقيق المالي من قبل المحاسبين الخارجيين، والتي وفق 3 مراحل:

1. مرحلة الإعداد للتدقيق المالي

وتتكون من الخطوات التالية:

• إعداد البيانات المالية والوثائق ذات الصلة

في عصر التحول الرقمي، من المتوقع منك رقمنة سجلاتك، فذاك يجعل العملية أسرع وأسهل بكثير. فمثلًا، تُتيح لك ميزة كشوف المرتبات المتضمنة في نظام لوجيكس لإدارة الموارد البشرية استخراج تقارير كشوف المرتبات وحسابات الضرائب وغيرها بنقرة زر بسيطة. ما يوفر عليك ساعات من البحث بين الأوراق أثناء عملية التدقيق نفسها!

• التواصل مع المدقق المالي

إذا كنت قادرًا على العمل مع المدقق، فستكون عملية التدقيق المالي أكثر سلاسة وإرضاءً لجميع الأطراف. حافظ على تواصل واضح ومفتوح مع المدقق، وتأكد من أن الجميع على علّم بما سيحدث ومتى.

• تحديد موعد ووقت للتدقيق

اعتمادًا على ظروف التدقيق المالي، يجب منحك جدولًا زمنيًا معقولًا لجمع بياناتك المالية والمستندات الأخرى ذات الصلة للتدقيق. اعمل مع المدقق لتحديد التاريخ والوقت الذي يتيح لك الوقت الكافي للتحضير ويتيح أيضًا للمدقق القيام بعمله في الوقت المناسب.

2. مرحلة التخطيط للتدقيق المالي

وتتكون من الخطوات التالية:

• فهم نطاق التدقيق

هنا تبرز أهمية التواصل مع المدقق، حيث يُفترض به:

• شرح نطاق التدقيق 
• أنواع البيانات المالية التي يبحث عنها
• شكل الإجراءات التي سيتخذها بعد تحديد المخاطر والضوابط
• ما يتوقعه فيما يتعلق بالتوثيق والتعاون.

 تأكد من فهمك الدقيق لما يخبرك به المدقق المالي حول نطاق وأهداف التدقيق المالي. وإذا استعصى عليك فهم شيء ما،  فلا تتردد حيال الاستفسار من المدقق. وأودّ هنا التأكيد على أن المدقق المالي يريد العمل معك، لا ضدك، ومن مصلحته أن تفهم عملية التدقيق وتشارك فيها بشكل كامل.

 

• تحديد المخاطر والضوابط

يرافق التدقيق المالي -عادةً- العديد من المخاطر، بما فيها:

• المخاطر المتأصلة: وتغطي المخاطر الأساسية المتمثلة في إخضاع البيانات والحسابات المالية للتدقيق.
• مخاطر التحكم: وتغطي الأخطاء المالية الناتجة عن عدم وجود ضوابط مناسبة في العملية المحاسبية.
• مخاطر التشخيص: تتضمن فشل المدققين في ملاحظة شيء ينبغي عليهم ملاحظته.

 خلال مرحلة التخطيط، سيحاول المدقق المالي تحديد مستوى “المخاطر”. يتضمن ذلك التحقق من عناصر التحكم داخل نظامك المحاسبي ومدى تعقيد حساباتك (التعقيد الأكبر يعني زيادة مخاطر التشخيص).

وفي حال اعتبار أي خطر مرتفع للغاية، فيلجأ لتنفيذ الضوابط لتقليل المخاطر. يمكن أن يشمل ذلك زيادة حجم عينة التدقيق، أو تنفيذ تدابير الأمن السيبراني، أو التركيز على مستندات محددة.

3. عملية التدقيق المالي الفعلية

وتتكون من الخطوات التالية:

• جمع الأدلة والوثائق

أثناء مراجعة المدقق المالي المستندات والإثباتات، قد يجد أنه يحتاج إلى الاستزادة، ربما من أجل تعزيز أو دعم الوثائق التي قدمتها. لهذا السبب، من الجيد أن تقوم بترتيب جميع وثائقك بحيث يسهل الوصول إليها في مرحلة الإعداد. أو اعتماد الخيار الأفضل عبر استخدام نظام ERP بما يُتيحه من مركزية للبيانات.

• اختبار الضوابط الداخلية ودورات التعاملات

وقد يستخدم عدة طرق، بما في ذلك:

• الاستفسار: يسأل المدقق موظفيك عن الضوابط التي يستخدمونها لضمان دقة وموثوقية التعاملات.
• الملاحظة الشخصية: هنا، يُراقب المدقق آلية العمل اليومية للإدارة أو الفرع لمعرفة كيفية تنفيذ التعاملات وتطبيق الضوابط.
• الاختبار: سوف يستخدم المدقق الوثائق والسجلات لاختبار كيفية تنفيذ الضوابط ومدى فعاليتها.
• إعادة الأداء: وتتضمن محاولة المدقق المالي تنفيذ الضوابط والمعاملات بنفسه للتأكد من فعاليّتها.

يستعين المدققين الماليين المحترفين أيضًا بأدوات التدقيق المالي بمساعدة الكمبيوتر (CAAT) لتحليل أنظمتك وضوابطك الرقمية. 

• تحليل وتفسير البيانات المالية

بعد دراسة بياناتك، سيعمد المدقق لتحليلها وتفسيرها. وذلك من خلال 6 طرق أساسية: 

• تحديد المعايير الاقتصادية للصناعة: يؤثر المجال الذي تعمل فيه على أموالك وطريقة التعامل بها. يستخدم المدقق المالي معايير الصناعة للتأكد من أنه يقوم بإجراء تحليل عادل.
• تحديد استراتيجيات الشركة: ينظر المدقق في تفاصيل الشركة مثل طبيعة منتجك وهوامش الربح. ويمكن أن يمتد هذا إلى جميع مجالات عملك. على سبيل المثال، ربما تستخدم أحد برامج إدارة الموارد البشرية لتحليل نفقات الموارد البشرية والتوظيف. يمكن مقارنة هذه البيانات مع بياناتك المالية للتأكد من عدم وجود أي تباين.
• تقييم جودة بياناتك المالية: بهدف تحديد ما إذا كانت بياناتك المالية تقدم صورة دقيقة عن الوضع المالي للشركة أم لا.
• تحليل الربحية والمخاطر: يمكن أن يشمل ذلك أشياء مثل فحص معدلات السيولة وإدارة الأصول وإدارة الديون والربحية وتقييم السوق.
• استخدام التحليل لإعداد البيانات المالية المتوقعة: في هذه المرحلة، سيحاول المدقق التنبؤ بالبيانات المالية المستقبلية بناءً على البيانات المقدمة.
• قيمة الشركة: سيستخدم المدقق المالي البيانات المقدمة لإجراء تقييم تقريبي للشركة.

يمكّن كل هذا التحليل والتفسير المدقق من تكوين صورة عن الوضع المالي للشركة، والطريقة التي تتعامل بها الشركة مع شؤونها المالية، وأي اختلافات بين ما يتم تقديمه والواقع المالي.

4. مرحلة تقديم التقارير

وتتكون من الخطوات التالية:

• المسودة الأولية لتقرير مراقب الحسابات

وبعد الانتهاء من التحليل، سيقوم المدقق بصياغة نسخة أولية من تقريره. يحتوي هذا عادةً على ثلاثة مجالات رئيسية:

• تحديد نطاق التقرير والغرض منه
• متن التقرير الرئيسي، بما في ذلك بيان الحقائق والنتائج
• الاستنتاجات والتوصيات
  

  الكشف عن النتائج والتوصيات

هنا، يُشارك المدقق المعلومات آنفة الذكر مع أصحاب القرار قبل الانتهاء من التقرير.

في بعض الأحيان، قد لا يكون تنفيذ بعض توصيات المدقق عمليًا، على سبيل المثال، في حالة التدقيق الداخلي. وبالمثل، قد يشعر أصحاب القرار أن بعض النتائج التي توصل إليها المدقق قد تكون غير عادلة، ربما لأن المدقق لم يفهم شيئًا ما بشكل كامل.

• الانتهاء من تقرير التدقيق

وبعد المناقشة مع أصحاب القرار، سيقوم المدقق بإعداد نسخة نهائية من التقرير (يتضمن التقرير النهائي تفاصيل عملية التدقيق ونطاقها ونتائجها وملاحظات التحسين). وتقديمها للتوقيع من قب لأصحاب القرار الرئيسيون لتأكيد موافقتهم على ما ورد فيه. 

وأخيرًا، سيتم إخطار الشركة أو الإدارة أو الفرع باتباع توصيات التدقيق المالي.

هل أنت مستعد للتدقيق المالي؟

يعد التدقيق المالي إجراءً روتينيًا للشركات العامة، ولكن حتى لو كانت شركتك تابعة للقطاع الخاص، فيُستحسن مراجعة بياناتك المالية سنويًا. ذاك يوضح للمستثمرين والمساهمين أن شركتك جديرة بالثقة وتستحق ما بذلوه في الاستثمار.

إذا كنت تفكر في تدقيق بياناتك المالية، فكل شيء يبدأ باختيار نظام الإدارة المالية المميز. بعد ذلك، كل ما عليك فعله هو إعداد البيانات المالية للمراجعة وانتظار خطاب رأي التدقيق. وهكذا، في المرة القادمة التي تفكر فيها ببدء جولة تمويل تأسيسية جديدة، ستمتلك ضمانات تتجاوز مجرد كلمتك.