هل أخطاء مسك الدفاتر كارثية أم مقبولة؟
هل أخطاء مسك الدفاتر كارثية أم مقبولة؟
إكتّشف | الأحد - 23 / 06 / 2024 - 5:55 ص
مقارنةً مع المنشآت الكبيرة، يُتاح لأصحاب الشركات الصغيرة موارد أقل. وهذا يعني -في كثير من الأحيان- مواجهتهم العديد من التحديات المحاسبية، وبالتحديد المتعلقة بـ مسك الدفاتر.
ولماذا مسك الدفاتر تحديدًا؟
لأنها تبدو، للوهلة الأولى، مسألة بسيطة. خاصة إذا كنت على دراية بأفضل ممارسات مسك الدفاتر. ولكن إليك الحقيقة المأساوية: هناك احتمال كبير لحدوث الأخطاء. وبعض تلك الأخطاء كفيل بتدمير نجاح شركتك.
علامات مؤكدة على سوء مسك الدفاتر
فشل الحصول على تمويل بنكي
تحدث هذه المشكلة عندما لا يتم الاحتفاظ بالسجلات المالية بشكل صحيح، ويفشل أحد الأشخاص في توفير البيانات المطلوبة من قبل البنوك. أيضًا، نظرًا لضعف الوضوح المالي، قد يتقدم المحاسبون لديك بطلبات في فروع متعددة أو يفشلون في فهم تعليمات التقديم للحصول على تمويل أو قرض.
أخطاء في كشف الرواتب
تتمثل إحدى مهمات محاسبة الشركات الأساسية في ضبط كشوف المرتبات بدقة، فإذا لاحظت قصورًا في هذه المسألة ضمن شركتك، فهذا مؤشر واضح على سوء مسك الدفاتر.
تكرار مشاكل إغلاق نهاية الشهر
خاصةً إذا كان على أساس منتظم في شكل أخطاء في كشوف المرتبات، والنفقات المختلطة، والحسابات التي لم تتم تسويتها، وما إلى ذلك.
فذاك مؤشر واضح آخر على سوء مسك الدفاتر.
التقارير المالية الشهرية المتأخرة
حين تنطوي ممارسة مسك الدفاتر داخل شركتك على التحديث المتأخر للدفاتر، فستسوء جميع قراراتك المالية بسبب عدم توفر البيانات المالية حين حاجتها.
ثغرات إدارة مسك الدفاتر التي يمكن أن تشل شركتك بالكامل!
الطريقة الوحيدة التي يمكن لأي صاحب منشأة الحفاظ على تدفق نقدي سليم هي: الفهم الجيد للصحة المالية لمنشأته، ولا يتأتى هذا الفهم إلا عبر سجلات مالية دقيقة ومحدثة.
لهذا السبب، ننصح بالانتباه إلى المشاكل البسيطة في مسك الدفاتر، التالي ذكرها:
تجاهل المشتريات الصغيرة
يحرص أصحاب المنشآت على الاحتفاظ بسجل لكل معاملة، ولكن كثيرًا ما يغفلون عن تسجيل المشتريات الصغيرة في الدفاتر.
ولكن، هل تعلم أن المشتريات الصغيرة مثل القرطاسية الجديدة أو خزائن الملفات يمكن أن تصل إلى مبلغ كبير؟ ولهذا السبب يجب ألا تتعامل مع نفقات الأعمال الصغيرة على أنها نفقات شخصية. بدلاً من ذلك، احتفظ بسجل لها وقم بوضع علامة عليها في دفاترك المحاسبية في يوم المعاملة نفسه. سيوفر عليك ذلك الكثير من الصداع في الميزانية العمومية.
إهمال تتبع المصروفات مستحقة الدفع
وهي المصاريف التي تقوم بها نيابة عن عميلك. وبما أنها مصاريف “مؤجلة”، فكثيرًا ما ينسى أصحاب المنشآت تسجيلها أو وضع تذكير عليها في سجلاتهم.
ومع ذلك، تمامًا مثل النفقات الأخرى، يجب إرجاع هذه النفقات إلى دفاتر السجلات. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى خسارة الأموال. كما أنها قد تساهم في خسارتك التخفيضات الضريبية.
لذا، بدلًا من تجاهل هذه النفقات، استخدم نظامًا للإدارة المالية يُتيح لك تتبعها عند تراكمها. سيضمن ذلك حصولك على المسار الصحيح في حالة إجراء التدقيق، ويمكنك متابعة الوضع المالي لشركتك بفعالية.
الفشل في تصنيف الموظفين
كثيرًا ما يعاني أصحاب الشركات، وخاصةً المكاتب العقارية، عند إدارة الأنواع المختلفة للموظفين الذين يعملون في مشاريع مختلفة. والمشكلة أن سوء تصنيفهم كموظفين يمكن أن يعرضك لمشاكل قانونية وقد يؤدي حتى إلى فرض عقوبات ضريبية!
أرجوك، لا تهمل هذا! وتأكد من استخدامك نظام خدمة ذاتية موثوقًا؛ يضمن لك دقة تصنيف وفرز الموظفين.
عدم الاهتمام بالتسويات
تعد تسوية دفاتر الحسابات وفقًا لكشف الحساب البنكي الأخير مهمة أساسية. يجب عليك التأكد من تنفيذها كل شهر للتعرف على صحتك المالية. ومن المهم أن تفعل ذلك بشكل صحيح ومتسق.
من خلال التسوية المنتظمة، ستتمكن من تحديد مقدار الأموال المتوفرة لديك في أي وقت. كما سيسمح لك باكتشاف أي أخطاء يرتكبها البنك قبل أن تصبح عقبات كبيرة في خطتك المالية.
عدم وجود نسخة احتياطية مناسبة
لقد سهلت أنظمة إدارة موارد المؤسسات السحابية على أصحاب الأعمال الاستغناء عن الأوراق والوصول إلى أعمالهم من أي جزء من العالم. البيانات متاحة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، وليس هناك حاجة للاحتفاظ بنسخة مطبوعة من كل جانب من جوانب عملك.
ومع ذلك، هناك بعض المشكلات التي يمكن أن تواجهها إذا قررت الاستغناء عن الورق تمامًا. بالنسبة للمبتدئين، تحدث الأخطاء الفنية بشكل متكرر، وقد ينتهي بك الأمر إلى فقدان جميع سجلاتك في حالة وقوع هذا الحدث. في بعض السيناريوهات، تفضل المصالح الضريبية أيضًا إجراء تدقيق ورقي لجميع معاملاتك.
على الرغم من أن استخدام أنظمة ERP تبدو طريقة أسهل، إلا أنه من الضروري الاحتفاظ بنسخة احتياطية ورقية لمدة 7 سنوات على الأقل.
سوء التعامل مع ضريبة المبيعات
مع انتشار التجارة الإلكترونية، أصبحت ضريبة المبيعات مشكلة معقدة للعديد من أصحاب الأعمال الصغيرة. في البداية، كان الخطأ الوحيد هو الفشل في خصم ضريبة المبيعات من إجمالي مبلغ المبيعات. وهذا من شأنه أن يؤدي إلى مفاجأة كبيرة في وقت الضرائب. ومع ذلك، مع التغييرات الأخيرة في قواعد مبيعات السلع الرقمية، أصبح تحصيل الضرائب أكثر تعقيدًا.
إذا كان فريقك يضمّ محاسبًا محترفًا، فلا شك من امتلاكه معلوماتٍ وافية حول التغييرات المتعلقة بضريبة المبيعات، وسيكون قادرًا على إرشادك بشكل أفضل. ومع ذلك، إذا كنت تخطط للتعامل مع الموقف بنفسك، فتأكد من معرفة القواعد ومن ثم التعامل مع نظام ضريبة المبيعات لضمان الامتثال.
الخلط بين الحسابات الشخصية والتجارية
يرتكب العديد من أصحاب المنشآت خطأ عدم التمييز بين الحسابات وبين نفقاتهم الشخصية والتجارية. ومع ذلك، فإن الخلط بين أموال المالك وأموال الشركة هو أسوأ مسعى لأي عمل تجاري.
وعندما يتم خلط الحسابين معًا، سيصبح من الصعب التوفيق بينهما مع التخفيضات الضريبية والبيانات المصرفية. سينتهي الأمر بصاحب الشركة أيضًا بإنفاق أموال العمل في حالة طوارئ شخصية. في نهاية المطاف، سيؤدي الاندماج إلى خلق مشاكل للهيكل المالي للشركة في مرحلة ما.
مشاكل التدفق النقدي
هناك عوامل متعددة يمكن أن تؤثر على مشاكل التدفق النقدي. على سبيل المثال، كثرة المستحقات والقروض وأهداف المبيعات غير الدقيقة وتجاهل البيانات المالية. يجب أن يكون الشخص الذي يتولى مسك الدفاتر قادرًا على تحديد هذه المشكلات والعمل على إيجاد الحلول لها.
وبطبيعة الحال، إذا كان شخص غير مؤهل يتولى الحسابات، فقد يتجاهل المشاكل وحتى الفرص. ومع ذلك، فإن وجود تدفق نقدي كافٍ أمر ضروري لأصحاب الأعمال الصغيرة ونجاحهم. والافتقار إليها يمكن أن يؤدي إلى هلاك الشركة في أي وقت من الأوقات.
المماطلة في مسك الدفاتر
مسك الدفاتر ليس جزءًا ممتعاً من أي مشروع تجاري. في الواقع، يمكن أن تكون مهمة مملة يحاول العديد من الأفراد تجنبها. ومع ذلك، فمن الضروري أن يتم ذلك بانتظام ودون تأخير. سيساعد ذلك في الحفاظ على سجلات أعمالك مستقيمة وإعدادك لأية مخاطر قد تأتي في بياناتك المالية.
ختامًا
تحتاج المنشآت على اختلاف أحجامها إلى توخي المزيد من الحذر عندما يتعلق الأمر بمسك الدفاتر. وذلك لأن العديد منها ينتهي به الحال لخسارة الأموال أثناء ارتكاب هذه الأخطاء الصغيرة. ويمكن تجنب العديد من هذه الأمور من خلال الاستعانة بنظام يساعدك على الالتزام بمسك الدفاتر بانتظام.
قد يبدو الاستثمار في نظام للإدارة المالية بمثابة تكلفة إضافية. ومع ذلك، فإن كفّة المكاسب سترجح لصالحك على المدى الطويل.
