كيف رفع نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات إنتاجية عملائنا بنسبة 65%
كيف رفع نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات إنتاجية عملائنا بنسبة 65%
إكتّشف | الثلاثاء - 12 / 12 / 2023 - 7:21 م
أجبرت الجائحة جميع الشركات -تقريبًا- على إيجاد سُبل لرفع الإنتاجية وتحقيق المزيد بأقل الموارد. فوجدت الحل الأمثل في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
ولأننا في لوجيكس نعشق الأرقام، فقد أجرينا استبيانًا بين عملائنا للسؤال عن أثر نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات على إنتاجية موظفيهم، وإليك أبرز ما ذكروه.
تحسين الإجراءات أدى إلى خدمة عملاء أفضل
يمتلك أحد عملائنا متجرًا ضخمًا لبيع التجزئة، وكان يواجه مشكلة مع مواعيد التسليم.
وحين حللنا وضع الشركة، انتبهنا إلى لبّ المشكلة: كثرة تعديل عملاء المتجر على طلباتهم!
وبما أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تتيح التواصل السريع والمرن بين الأقسام المختلفة، فأصبحت مهمات (إبلاغ المستودعات بالتعديلات وتحديث المخزون، بالإضافة إلى تعديل تفاصيل الشحن والفواتير).. آنية.
ما مكّن الموظفين من تقديم مواعيد شحن دقيقة؛ وبالتالي، تقديم تجربة أفضل لعملاء المتجر.
استغلال المواسم ممكن أيضًا!
في المقابل، عانى عميل آخر من مشكلة في تقدير الطلب المحتمل من قبل العملاء والموردين أثناء المواسم.
وهنا تبرز مجددًا ميزة تخطيط موارد المؤسسات في توفير البيانات في الوقت الحقيقي.
فمن جهة، ساعد نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات العميل على التنبؤ بالطلب باستخدام سجل الطلبات واتجاهات السوق، ومن جهة أخرى، استطاع التنبؤ بالتوريد، من خلال مراقبة مستويات المخزون وأخذ المهل الزمنية للموردين بالحسبان.
“موظفونا أكثر سعادة”
هذا ما قاله أحد عملائنا، بعد أن لاحظ قدرة أنظمة تخطيط الموارد على تسهيل المهام وتقليل الأخطاء، وبالتالي الحدّ من التبريرات وتبادل الاتهامات، ما عززّ من معنويات الموظفين.
ربما لا يبدو ذلك مقياس انتاجية معتمدًا، لكن الجميع يعلم أن الموظف السعيد يعني موظفًا منتجًا!
“لا أقول أن سعادة موظفينا لا تهمني، ولكن العملاء شريان الحياة لشركتي، صحيح؟”
لا تخلو عبارة عميلنا من الصحة، إذ -وبالفعل- تحتاج الشركات إلى تلبية توقعات عملائها وتجاوزها لتظل قادرة على المنافسة في سوق ضيقة حيث قد تنشأ مشاكل عندما لا تتوقعها على الإطلاق. وبالتالي، يجب أن تكون خدمة العملاء الممتازة هي الشغل الشاغل لأي شركة لأنها واحدة من أفضل الطرق لزيادة الإيرادات وتحسين الربحية.
وهذا ما حققه نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) عن طريق تحرير موظفي عميلنا من المهام الروتينية، حتى يتمكنوا من تركيز جهودهم على تقديم خدمة عملاء استثنائية. هذا أولًا.
أما ثانيًا -والأهم- فبفضل ميزة تبسيط الوصول لمعلومات العملاء المخزنة في مكان واحد. كان بمقدور فريق الدعم الفني استرداد تفاصيل العملاء الحيوية بسرعة دون قضاء ساعات في البحث في قواعد بيانات متعددة أو خزائن الملفات.
“لم نعد مضطرين للانتظار حتى نهاية الشهر”
لم يكن قائل العبارة أعلاه موظفًا، وإنما مديرًا!
ببساطة، كان يعاني من مشاكل تشغيلية، وفي ظل غياب نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، جاءت قراراته مبنية على الخبرة والحدس في بعض الأحوال والتخمين في بعضها الآخر.
المدهش هو الفرق الشاسع الذي لمسه بنفسه، حين استطاع -وأخيرًا- الاطلاع على معلومات شتى الأقسام في الوقت الفعلي، وهذا يعني قدرته على الاستجابة بسرعة للمشكلات التشغيلية لتقليل تأثيرها.
تخلصنا من الفوضى للأبد
بعد سنواتٍ من المعاناة مع أكوام المستندات الورقية؛ المملة وصعبة التنظيم، قرر عميلنا اعتماد المستندات الرقمية.
وقد لمس تحسنًا طفيفًا، على حد قوله، لكن ظهرت مشكلة جديدة: أصبحت الفوضى خلّاقة هذه المرة، جداول البيانات وملفات PDF والمستندات الأخرى -بعضها مكرر وبعضها يفتقر لمعلومات مهمة- موزّعة على أقسام الشركة المختلفة.
“بات من الصعوبة بمكان معرفة مَن يمتلك المعلومات التي أبحث عنها!”
أبرز ميزات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات: توفيرها (قاعدة بيانات مشتركة) تدعم الوظائف المتعددة للشركة. ويعني هذا، عمليًا، أن الموظفين في الأقسام المختلفة يمكنهم الوصول إلى المشروع (المخول منهم طبعًا). ويمكن لجميع الأطراف المعنية رؤية بيانات المشروع التي يحتاجونها للقيام بعملهم والتعاون مع زملائهم في الفريق، مما يعزز سير العمل بشكل كبير.
ضبط الميزانية بشكل غير متوقع
تعشق الشركات العميل المُدرك لما يُريده بالضبط، وهذا حال عميلنا الذي كان يبحث عن نظام تخطيط موارد المؤسسات قادر على:
- تقديم نماذج للتأكد من قدرة الموظفين على الالتزام بالميزانيات المتعلقة بالمشاريع وإدارتها بالإضافة إلى التكاليف الداخلية.
- ضبط الحسابات وإعطاء صورة واضحة عن هوامش المبيعات والأرباح والميزانيات المتعلقة بالمشروع، وما إلى ذلك.
لكن ما رجّح الكفّة لصالح نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات ميزة (إدارة المشروع Project management) المُدمجة؛ حيث اُضطر العميل -سابقًا- للاستثمار في برنامج منفصل (وظّف لأجله مدير مشروع بمرتب ضخم).
هدم صوامع المعلومات
كما توقعت، بدا مصطلح “صوامع المعلومات” غريبًا بالنسبة للعميل، لكننا لم نجد تفسيرًا أفضل لما تفعله الأنظمة المتعددة في شركته: إدخال نفس البيانات عدة مرات عبر أقسام مختلفة، مع احتمالية عدم الدقة أو التعارض، وفي النهاية بناء مستودعات/صوامع المعلومات.
على العموم، نجح المصطلح في لفت نظره إلى طريقة تخلّص نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات من المشكلة؛ بأن يكون المركز الوحيد لغالبية النشاطات التجارية والمعلوماتية.
حل مشكلة التهديدات الأمنية من جذورها
كمّا شلّت الجائحة العالم، شلّ “فيروس بسيط” مؤسسة عميلنا التجارية.
وربما لم تشغله مسألة “مَن المتسبب؟” بقدر ما شغله خطر تسريب المعلومات الحساسة.
ربما كان بمقدور برامج مكافحة الفيروسات والبرمجيات الضارة معالجة “أعراض المشكلة”، لكنها ستبقى موجودة!
لحسن حظنا، وجد العميل حلًا للب المشكلة عبر نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات؛ الذي يتيح تقييد المعلومات الحساسة للوصول إليها من قبل الأفراد المصرح لهم فقط. إضافة للاحتفاظ ببياناته في منظومة مركزية تحمي أجهزته من التعرض للبرامج الضارة والمتسللين والتهديدات الأمنية الأخرى.
أتمتة الإجراءات لتوفير الأوقات
قد تبدو بعض المشكلات بلا حل، لاعتقادنا أنها جزء من العمل، وخاصةً العمليات المتكررة و”المستنفدة للوقت” في جميع أقسام الشركة.
اسأل أي موظف عما يستغرق معظم وقته في يومه. ومن المرجح أن يجيب بأنها عملية يدوية. نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو الحل.
على سبيل المثال، لم يتخيل عميلنا إمكانية دمج الأتمتة في نظامنا لتخطيط موارد المؤسسات كأتمتة عروض الأسعار بحيث يقود عرض السعر لإنشاء طلب مبيعات وإبلاغ مسؤولي الإنتاج وفرق التجهيز.
الابتكار؟
دُهشنا حين أخبرنا صاحب شركة مقاولات أن نظامنا أتاح لفريقه الفرصة ليكون أكثر ابتكارًا!
لكنه أخبرنا كيف تمكن كل موظف، بعد أن سهّل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التعاون بين أقسام الشركة المختلفة، من تقديم خبراته ووجهات نظره.
في حين كان -سابقًا- مضطرًا لانتظار المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني للحصول على المعلومات التي يحتاجها.
وجهة نظر الخبراء
عند تقييم خياراتك لنظام تخطيط موارد المؤسسات ERP، تذكر أنه ليست كل أنظمة ERP متماثلة، لذا عليك التفكير في نظام يتوافق مع متطلباتك وحجم شركتك وأسلوب عملها.
في لوجيكس، نقدم حلاً برمجيًا مخصصًا وفعالًا من حيث التكلفة لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) والذي خُصص وفقًا لمتطلباتك. لنحول شركتك من كونها مكونة من أفراد متفرقين إلى فريق متمكن وموحد؛ فريق يشعر فيه الجميع بالتمكين والدعم في استخدام مهاراتهم لدفع الشركة إلى الأمام.
لا تتردد في التواصل معنا لنناقش كيف بمقدور نظام لوجيكس تخطيط موارد المؤسسات الارتقاء بعملك.
