الرحلة الآمنة نحو الحوكمة السليمة
الرحلة الآمنة نحو الحوكمة السليمة
إكتّشف | الإثنين - 30 / 09 / 2024 - 7:50 م
مع دخولنا عصر التحول الرقمي، وجدت الشركات -التي تمتعت سابقًا بالهيمنة على الأسواق المحلية- نفسها أمام تحديٍ مخيف: تدفق اللاعبين الوطنيين والدوليين من كل حدبٍ وصوب!
وفي مواجهة هذا التحدي، لا خيار أمام منشأتك إلا تعزيز قدرتها التنافسية من خلال المبادرات الاستراتيجية وعلى رأسها: تبني أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP.
في تدوينة اليوم، لن نكرر الحديث حول ميزات نظامنا كـتعزيزه التخطيط الاستراتيجي في مؤسستك، أو إنقاذه سمعتها، أو مساعدتك على اتخاذ قراراتٍ أذكى في الوقت المناسب وبطريقة فعّالة مع تعزيز الكفاءة التشغيلية الإجمالية.وإنما، لدهشتك ربما، سنتحدث عن عامل حاسم يتم تهميشه -غالبًا- وسط بريق لوحات المعلومات الجديدة اللامعة وسير العمل المبسط داخل النظام: حوكمة البيانات.
يمكننا تشبيه إهمال الحوكمة بالإبحار على متن سفينة متهالكة مليئة بالتسريبات؛ سيكون محكوم عليها بالتخبط تحت وطأة عدم اتساقها.
لماذا تعد حوكمة البيانات مهمة
تخيل أن تستند تقاريرك إلى بيانات غير دقيقة أو قديمة أو مكررة. باختصار، ستؤدي القرارات القائمة عليها إلى فوضى تشغيلية، وفرص ضائعة، وفي النهاية، نظام يعمل أقل بكثير من إمكاناته.
تضمن حوكمة البيانات الفعّالة توفر البيانات الصحيحة بالتنسيق الصحيح، مما يمكّن من اتخاذ قرارات مستنيرة.
علاوة على ذلك، إن كان التغلّب على صوامع البيانات ميزة تنافسية في أنظمة ERP، فإن تنسيقات البيانات غير المتسقة والحقول المفقودة والقيم المتضاربة حواجز لا يمكن التغلب عليها.
تنشئ الحوكمة الكاملة معايير وبروتوكولات واضحة، وتحول نظام ERP، مثل نظام لوجيكس AI، إلى مركز بيانات موحد يعزز التعاون السلس ويحسن سير العمل.
وبالحديث عن التعاون السلس، هل تعلم حجم الإحباط الذي يُصيب موظفيك عندما يعملون على نظام مليء بالتناقضات؟ تخيّل أنه قد يؤدي بهم نحو الاستقالة الصامتة!
لست مُضطرًا لخوض هكذا مخاطرة؛ تعمل حوكمة البيانات، من خلال العمليات الموحدة والموارد المتاحة بسهولة، على تبسيط منحنى التعلم. وهذا يعزز من قبول الموظفين للتحول الرقمي، ويسرع من تبنيّ نظامك الجديد، كما ويُطلق العنان للإمكانات الحقيقية للنظام.
12.9 مليون دولار: متوسط التكلفة السنوية التي تتحملها الشركات بسبب جودة البيانات الرديئة [المصدر]
تستلزم الأعمال الناجحة حوكمة سليمة، ونظام تخطيط موارد المؤسسات ERP متميز. ولا يقتصر الأمر على الشركات التي لديها مجالس إدارة؛ إذ تشير الحوكمة إلى كيفية اتخاذك القرار بشأن تسيير أعمالك والإشراف عليها. إنها أفضل حماية لك ضد الممارسات السيئة التي قد تضر بعملائك أو موظفيك أو سمعتك. كما أنها تساعد عملك على أن يصبح مربحًا ومتجاوبًا ومركّزًا على العملاء.
تعتبر الحوكمة وتخطيط موارد المؤسسات أمرًا بالغ الأهمية لكل عمل تجاري، إلا أن الحوكمة في نهاية المطاف مسألة ثقافة. وتغطي جوانب النجاح أو الفشل في التنفيذ، مثل إنشاء عمليات قوية، ومراقبة أهداف المشروع وأهداف العمل، وإدارة المخاطر بشكل استباقي، والجهد والاستثمار في المشروع – والتأكد من تحقيقها. إنه نهج من أعلى إلى أسفل يقع فوق التركيز اليومي لإدارة المشروع. تضع حوكمة المشروع أي شيء قد يعرض المشروع للخطر تحت التدقيق – من أداء النظام إلى تشتيت الانتباه بسبب التحسينات التجارية الخاطئة إلى أي عوامل خارجية قد تؤثر على النتائج.
فسواء كنت رائد أعمال أو صاحب إمبراطورية تجارية متنامية، فمن الضروري أن يفهم جميع أعضاء الفريق مهمتك وقيمك بوضوح. إنها مهمة لأنها –أو يجب أن تكون– “البوصلة” لعملك. كلما ظهرت أسئلة حول خدمة العملاء أو تطوير المنتجات أو أولويات المشروع أو الاستثمارات الجديدة، فإن قيمك تحمل الإجابة.
لقد رأينا التأثيرات التجارية للحوكمة السيئة في السنوات الأخيرة، وخاصة في إخفاقات الشركات.
فكيف تضمن أن مؤسستك تسير على المسار الصحيح؟
توحيد جهود الفرق على جميع المستويات
إذا لم يتم توصيل رؤية مشروعك بوضوح، فلن يكون الطريق إلى النجاح واضحًا أيضًا. إن الفشل في مواءمة فريقك التنفيذي مع متطلبات المشروع يمكن أن يؤدي إلى كارثة من خلال أجندات ووجهات نظر وأهداف مختلفة.
الوقت الضائع = ضياع المال والفرص
يمكن أن ينحرف الجدول الزمني لمشروعك بسرعة من خلال اتخاذ القرارات التنفيذية البطيئة أو الموافقات أو سلسلة القيادة غير المحددة بشكل جيد.
“يمكن للعديد من الطهاة (وسيفعلون) إفساد الحساء.”
بدون الملكية التنفيذية من خلال لجنة توجيهية وفريق مشروع ممثلين جيدًا، يمكنك توقع مشروع يعاني من تأخيرات وفقدان الفرص والموارد الرئيسية،وفرق تعمل على أهداف متضاربة.
من الأهمية بمكان تقديم إطار حوكمة قوي (للأشخاص والعمليات) منذ البداية وإنشاء خطة الاتصال الصحيحة للقرارات والموافقات ونقاط التصعيد لاتخاذ القرار وحل المشكلات منذ بداية مشروعك.
ما هو النهج النموذجي لإنشاء الحوكمة؟
- تتطلب حوكمة المشروع أدوار الملكية والالتزام من قبل كل من العميل والشريك. من جانب العميل، غالبًا ما يُطلق على الشخص أو المالك الرئيسي اسم راعي المشروع، ومن جانب الشريك أو البائع، يُطلق عليه اسم المورد الرئيسي. إذا كان المشروع كبيرًا في الحجم، فقد يعرض شريكك أيضًا على مسؤول تنفيذي للمشروع المزيد من الإشراف على التنفيذ. سيكون لكل فرد في فريق المشروع دور مهم يجب أن يلعبه والذي يتم تحديده بوضوح.
- تحديد وتيرة اجتماعات لجنة التوجيه. هذه اجتماعات منتظمة لفريق الحوكمة الخاص بك لمراجعة المشروع والتصرف عند الحاجة للحفاظ على المشروع على المسار الصحيح. يمكن أن تتكون اللجنة من أعضاء مجلس الإدارة أو المسؤولين التنفيذيين على مستوى ج، الذين يتم تعيينهم طوال مدة المشروع.
- ضمان عملية لإدارة المخاطر والقضايا وعملية تصعيد واضحة. يجب التقاط جميع المخاطر والافتراضات والقضايا والقرارات وتتبعها في سجل RAID مشترك للمشروع، بحيث يكون هناك شفافية كاملة ومساءلة لكل من الشريك والعميل.
- الإبلاغ على جميع المستويات من خلال تقارير حالة المشروع المنتظمة للفريق ولجنة التوجيه. نستخدم نظام إشارات المرور باللون الأحمر والأصفر والأخضر (RAG) لتوضيح حالة المشروع كوسيلة لتسليط الضوء على المجالات التي يجب التركيز عليها والحفاظ على المشروع على المسار الصحيح.
- توقعات الاتصالات، وتوقيت الاستجابات ومدى تكرار الاجتماع والتعاون. توقعات الحل (ما مدى سرعة النظر في هذه المشكلة؟) واتخاذ القرار (من له الكلمة الأخيرة في هذا). يتطلب هذا الاتفاق على نقاط التصعيد بين جميع الأطراف وإنشاء “سلسلة قيادة” أو خطوط إعداد التقارير لضمان سير الأمور بسلاسة دون عوائق في اتخاذ القرار.
هل يحتاج كل مشروع إلى حوكمة المشروع؟
حسنًا، لا. بالنسبة لمعظم مشاريع تخطيط موارد المؤسسات، نظرًا للحجم والتعقيد، هناك شكل من أشكال الحوكمة المعمول بها.
ومع ذلك، عندما يكون المشروع بسيطًا وأصغر حجمًا، يوصى بحوكمة أساسية لضمان وضع الآليات اللازمة لنجاح المشروع.
هل يمكنك الاستغناء عن حوكمة المشروع في حالة الطوارئ؟
إذا أعجبتك فكرة الموافقة على تشييد مبنى مكتبي جديد لك ولكنك لا تتابع تقدمه مطلقًا، فإنك تقبل تجاوز الوقت والميزانية وبعض “المفاجآت” في التصميم (مرحبًا، عدم وجود مصعد للوصول إلى موقف السيارات في الطابق السفلي؟) كأمر طبيعي!
وينطبق نفس الشيء على تبني نظام تخطيط موارد المؤسسات.
من الناحية النظرية، ستحصل على ما وافقت عليه. ولكن نظرًا لأهمية المشروع وتأثيره الاستراتيجي الطويل الأجل على عملك ورفاهيته، فهل تخاطر باتباع نهج عدم التدخل تمامًا دون إشراف أصحاب المصلحة؟
لا نعتقد ذلك.
إن تقليل المخاطر عملية نشطة وتتطلب المسؤولية من كلا الجانبين – لذا فإن المشاركة في الحوكمة (وإدارة التغيير التنظيمي!) على المستوى التنفيذي أمر ضروري. تخبرنا التجربة أن النتائج الأكثر نجاحًا للمشروع تولد من الوضوح والتعاون والثقة.
هل الحوكمة متشابهة بين المنشآت؟
الإجابة المختصرة هي: لا، ستختلف الحوكمة عبر المنشآت اعتمادًا على متطلباتها؛ خاصة إذا كان هناك تقارير أو تأثيرات قانونية للمشروع.
كما ذكرنا سابقًا، في حين أن جميع الشركاء لديهم نفس الهدف النهائي لنهج حوكمة المشروع (أي نجاح العملاء)، فقد قمنا جميعًا بضبط الأطر والعمليات بناءً على خبرتنا السابقة وقدراتنا الداخلية والموارد المتاحة.
حوكمة المشروع ليست أيضًا نشاطًا واحدًا يناسب الجميع. ولكي يكون نموذج الحوكمة ناجحًا، يجب أن يكون مصممًا بعناية لتلبية الاحتياجات المحددة للعميل ويعكس درجة مناسبة وتكرارًا للاتصال (الاتصالات والاجتماعات والتقارير) لتحقيق أقصى استفادة من وقت وتوافر أصحاب المصلحة. بعبارة أخرى، قم بالتنسيق والتفاعل (لا تنفّر وتثقل كاهلهم).
لضمان سير مشاريعنا بسلاسة، في اللحظة التي ننشئ فيها مشروعًا للعميل:
حوكمة مشروع أكثر ذكاءً، نتائج أفضل
يعد مشروع تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات الذي يتم إدارته جيدًا تمرينًا في التعاون والاتصالات الرائعة.
بدون التزام العميل من أعلى إلى أسفل، سيكافح الشريك للالتزام بالنتائج المتفق عليها ضمن الميزانية وفي الوقت المحدد. وستكون مشاركة المستخدم باهتة. وبدون نهج الشريك المنظم لمراقبة الجودة وتبسيط تعقيدات التنفيذ، سيتعثر مشروعك ويتعثر.
الحوكمة تضمن أن تكونوا أفضل معًا.
القيادة هي مفتاح الحوكمة
في أي منظمة، يجب على القادة أن يقودوا. وهذا يعني أنه لا ينبغي لهم أن يجسدوا قيم المنشأة في سلوكهم فحسب؛ بل يجب أن يُنظر إليهم على أنهم يفعلون ذلك. إذا كان الرئيس مهملاً في التعامل مع الأمن، ولا يفكر كثيرًا في العملاء ويعامل الموظفين بشكل سيئ، فستعاني المنشأة.
لكن الأمر لا يتعلق فقط بالسلوك أو المشاكل التي يواجهها فريق الموارد البشرية. وخاصة في عالمنا الرقمي اليوم، يجب على قادة الأعمال أن يكونوا قدوة لممارسات الأمن التي يتوقعونها من الآخرين.
من خلال إنشاء ثقافة واعية بالأمن واعية بالمخاطر، يمكنك تقليل ملف المخاطر الإجمالي لشركتك. تأخذ الحوكمة في الاعتبار جميع مخاطر الأعمال، من تكنولوجيا المعلومات والأمن إلى المنافسة والسياسة المحلية والدولية والتغيرات الاقتصادية والديموغرافية وتغير المناخ والمزيد.
حوكمة البيانات وأمن تكنولوجيا المعلومات
تلعب أنظمة الحوكمة وتخطيط موارد المؤسسات دورًا حاسمًا في حوكمة البيانات وأمنها. قم بإنشاء ممارسات وإجراءات حول أمن البيانات – وفرضها. من اختيار كلمة المرور إلى المصادقة متعددة العوامل، هناك الكثير من التدابير التي يسهل نشرها وغير مزعجة للاستخدام.
تحتاج أيضًا إلى معرفة البيانات التي تحتفظ بها وأي متطلبات حول سيادة البيانات والتخزين والمتطلبات الأخرى. تعتبر بيانات العملاء حساسة بشكل خاص، وتحتاج الشركات إلى مراعاة العديد من اللوائح المحلية والدولية والامتثال لها.
وفي السعودية، يفرض مخطط انتهاكات البيانات القابلة للإخطار أيضًا التزامات على الشركات. إذا تعرضت لاختراق بيانات، فيجب عليك إخطار أي أفراد متضررين في أقرب وقت ممكن.
تقع على عاتقك مسؤولية فهم جميع التزاماتك والوفاء بها. يمكن أن تساعد ممارسات الحوكمة الجيدة في ضمان اطلاعك على جميع المتطلبات ذات الصلة.
تخطيط موارد المؤسسات والحوكمة
كما ذكرنا، فإن الحوكمة وتخطيط موارد المؤسسات أمران بالغا الأهمية لكل شركة. وذلك لأن نظام لوجيكس AI من المحتمل أن يحتوي على ثروة من البيانات الحساسة المحتملة، فهو جزء لا يتجزأ من مخططك للحوكمة. وهذا يجعل من الضروري التأكد من تكوينه بشكل مناسب وآمن.
من الناحية المثالية، سيتكامل نظامنا -بشكل وثيق- مع أنظمة الأعمال الأخرى لديك، حيث سيؤدي هذا إلى تحسين الأمان وتبسيط الحوكمة والعمليات. نوصي بحل حديث مع تبادل معلومات قوي بالإضافة إلى قدرات أمن المعلومات.
فوائد الحوكمة الجيدة
كما ذكرنا، فإن الحوكمة الجيدة لها العديد من الفوائد. إذا كان بإمكانك التعبير بوضوح عن قيم شركتك ورسالتها، فيمكنك ضمان تشغيلها وإدارتها وفقًا لذلك. ونتيجة لذلك، يجب أن ترى فوائد مثل:
- انخفاض مخاطر الأعمال
- انخفاض مخاطر تكنولوجيا المعلومات والأمن
- عمليات أكثر استجابة
- تجربة عملاء أفضل
- سمعة محسنة
- ذكاء الأعمال
- فرص عمل جديدة
هذان الأخيران يستحقان الانتباه. تتمثل إحدى الفوائد العظيمة للحوكمة في قدرتها على مساعدتك في اكتشاف ذكاء الأعمال الجديد وفرص العمل الجديدة. إذا تم التعامل مع بيانات العملاء بشكل مناسب، فيمكنك استخدام التحليلات للمساعدة في توليد رؤى تعزز الأعمال. وإذا كان الموظفون والقيادة منسجمون مع قيم مؤسستهم، فيمكن تقييم هذه الرؤى لتحسين وتوسيع الأعمال.
ما مدى أمان نظام لوجيكس AI في إطار الحوكمة؟
يتساءل العديد عن أمان أنظمة تخطيط موارد المؤسسات السحابية، وخاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة معلومات القطاع شبه الحكومي. ومع ذلك، فإن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات السحابية آمنة بشكل استثنائي.
تشتهر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات السحابية بميزاتها الأمنية. تعمل هذه الأنظمة على بنية تحتية متقدمة، باستخدام مراكز بيانات حديثة مجهزة بتدابير أمنية مادية شاملة. ربما تتجاوز العديد من هذه التدابير ما يمكن للحكومة أو البلدية النموذجية توفيره لتأمين الأجهزة المحلية التي تعمل بأنظمة مماثلة.
يعد تشفير البيانات أيضًا جانبًا أساسيًا من جوانب أمان نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي، مما يضمن حماية المعلومات الحساسة أثناء النقل وأثناء السكون. يقوم مزودو نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي بتحديث أنظمتهم بانتظام بأحدث تصحيحات الأمان والتحسينات لمعالجة نقاط الضعف والتخفيف من التهديدات الناشئة، وبالتالي الحفاظ على موقف استباقي ضد الهجمات المحتملة.
يضمن الامتثال للمعايير الرائدة في الصناعة مثل SOC 2 وHIPAA أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات السحابية تلتزم بمتطلبات الأمان والخصوصية الصارمة. تلعب آليات التكرار والتعافي من الكوارث دورًا حاسمًا في ضمان التوافر العالي والمرونة، مما يقلل من خطر فقدان البيانات أو انقطاع الخدمة في مواجهة أعطال الأجهزة أو الكوارث الطبيعية.
تفرض آليات المصادقة مثل المصادقة متعددة العوامل (MFA) وضوابط الوصول القائمة على الأدوار (RBAC) ضوابط وصول صارمة، بينما تكتشف أدوات مراقبة الأمان القوية الأنشطة المشبوهة في الوقت الفعلي.
ختاماً
عندما يتعلق الأمر بالحوكمة، فإن القليل منها يكفي – ما هو القدر الذي لديك؟ إذا لم تكن متأكدًا، أو إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول كيفية مساعدة الحوكمة الجيدة للأعمال وتكنولوجيا المعلومات لمؤسستك، فسنكون سعداء بمساعدتك.
