في الإصدار الأخير لنظام تخطيط موارد المؤسسات لوجيكس Logix X ERP تم إضافة موديول ” بوابة مدراء المشاريع ” وهو عبارة عن بوابة الكترونية رقمية كاملة لخدمة مدراء المشاريع وتحتوي على كل التفاصيل الخاصة التي يحتاجها مدراء المشاريع، ويستطيع من خلالها مدراء المشاريع إعداد وتسجيل بيانات المشاريع ومتابعة كل مشروع على حده.
وكما هو واضح في الصورة أعلاه، تحتوي شاشة برنامج بوابة مدراء المشاريع الرئيسية على لوحة معلومات Dashboard خاصة بكل المشاريع التابعة لمدير المشاريع الحالي.
وسوف نشرح هنا “ميثاق المشروع” وهو اهم المفاهيم التي تم إدارتها في هذا الموديول الجديد، كما يلي :
ميثاق المشروع
تعريف ميثاق المشروع: يمكن تعريف ميثاق المشروع (Project Charter) في إدارة المشاريع على انه مجموعة من الوثائق التي يجب تجهيزها باتباع قواعد معينة بحيث تكون مرجعية لادارة المشاريع او الإدارة العليا في المنشأة لمتابعة و مراقبة تنفيذ المشروع وتقديم نظرة عامة و رؤية واضحة لكل تفاصيل خطوات و مراحل المشروع لضمان تنفيذه بنجاح.
مكونات ميثاق المشروع: سواءً كان حجم المنشأة صغير او متوسط او كبير، وبغض النظر عن حجم المشاريع و اختلاف طبيعتها من منشأة ال أخرى، فمثلاً قد يكون المشروع عبارة عن بناء مدينة سكنية او مشروع فتح فرع جديد و قد يكون مشروعك هو تجهيز لائحة تنظيمية او تجهيز ميزانية تقديرية… الخ، في كل هذه الحالات يجب ان يكون هناك ميثاق لكل مشروع يبدأ عند تعريف و وصف بطاقة المشروع ويتكون من عدة مكونات توضح كل تفاصيل المشروع، سيتم سرد اهم هذه المكونات كما يلي:-
بطاقة المشروع: تتضمن بطاقة المشروع او ملخص المشروع على البيانات الأساسية للمشروع كــ ” اسم المشروع ، مدير المشروع ، الفترة الزمنية المحددة للمشروع ، ميزانية المشروع )
أهداف المشروع: يتم كتابة الاهداف الريئسية للمشروع ومعايير نجاحها و الشخص المعتمد لكل هدف على حده.
ارتباط المشروع بالأهداف االستراتيجية: دائماً مايرتبط أي مشروع في المنشأة بالأهداف الاستراتيجية بشكل او باخر، وهنا يكون تحديد الأهداف الاستراتيجية المرتبط بها المشروع.
project managers step 2 1024×517
ارتباط المشروع بمشاريع أخرى: إذا كان المشروع مرتبط بمشروع اخر رئيسي او فرعي.
توصيف نطاق عمل المشروع: مجموعة الأعمال الواجب تنفيذها في المشروع ويختلف مفهوم نطاق عمل المشروع باختلاف طبيعة المشروع وطبيعة عمل المنشأة (فقد يكون النطاق إدارة او قسم في المنشأة، منطقة جغرافية، بيانات معينة او حتى تدريب) او مزيج من عدة مفاهيم يتم تحديدها في ميثاق المشروع.
مؤشرات اداء المشروع: تكمن أهمية مؤشرات الأداء قي انها تعطي صورة كاملة و رؤية واضحة لقياس مدى نجاح المشروع من خلال معايير و مقاييس محددة، و في ميثاق المشروع يتم كتابة مؤشرات أداء واقعية وقابلة للقياس و التنفيذ، وكذلك يتم كتابة مستهدف كل مؤشر أداء والشحص المسؤل عن الاداء.
مخرجات المشروع: هي النتائج النهايئة للمشروع او ماذا سيتم إنجازه
معايير قبول المخرجات: بعد كتابة مخرجات المشروع، يتم إختيار كل مخرج من المخرجات و كتابة معايير قبول كل مخرج على حده و من الشخص المئسول عن اعتماد المخرجات .
معالم / مراحل المشروع الرئيسية: من ضمن خطوات اعداد ميثاق المشروع يجب كتابة معالم او مراحل المشروع الرئيسية والتي تمثل مراحل الإنجازات الهامة في دورة حياة المشروع، ويتم كتابة معالم او مراحل المشروع كما يلي:
كتابة المعلم او المرحلة
اختيار النوع (مهمة – معلم – مرحلة)
تحديد تاريخ التسليم
قائمة أصحاب المصلحة: تحديد الجهات / الأفراد ذات العلاقة، المؤثرين أو المتأثرين في المشروع ومخرجاته سواء بطريقة مباشرة أو غيرمباشرة
فريق عمل المشروع: كتابة أعضاء فريق عمل المشروع من الموظفين ومسؤلية كل عضو في الفريق.
project managers step 3 1024×576
مخاطر وعوائق المشروع: مراحل تنفيذ أي مشروع يصاحبها مخاطر او عوائق بشكل او بأخر، وفي هذا البند من ميثاق المشروع يتم توضيح و توصيف هذه المخاطر و العوائق حتى يتمكن فريق العمل من تجهيز إجراءات احترازية لتفاديها و المضي قدماً في تنفيذ المشروع، ويتم توضيح و توصيف المخاطر او العوائق للمشروع كما يلي:
كتابة وصف الخطر او العائق
تحديد الأثر وكذلك اختيار احتمال وقوع الخطر
اختيار الموظف المسؤول
افتراضات المشروع: الافتراضات الخاصة باي مشروع هي عبارة عن تنبؤات لمتطلبات طارئة قد تطرأ اثناء تنفيذ المشروع و يسنلزم كتابتها في ميثاق المشروع حتى لا يتفاجأ فريق العمل باي مستجدات قد تطرأ و هم غير مستعدين لها او لم يتم تقييدها في مزانية و تكاليف المشروع.
الموارد المطلوبة للمشروع: تحديد الموارد ( المالية والبشرية) التي يتطلبها تنفيذ المشروع وعادة ماتكون الموارد البشرية مكونة من مدير المشروع و بقية فريق العمل وتختلف الموارد المطلوبة للمشروع من حيث طبيعتها داخلي او خارجي: –
الموارد الداخلية: يكون فيها إسناد مهمة لموظف معين -داخل الشركة- تتعلق بالموارد المطلوبة.
الموارد الخارجية: يتم تحديد نوع الموارد المطلوبة كتوثيق في ميثاق المشروع بدون اسناد مهام.
حوكمة المشروع: حوكمة المشاريع تتضمن هيكلة تنظيمية لفريق وموارد المشروع الداخلية والخارجية وتوزيع الأدوار والمسؤوليات لضمان تحقيق اهداف المشروع بمعايير مؤشرات الأداء الخاصة به وتقليل المخاطر او العوائق بقدر الإمكان الى الحد الأدنى.
يوفر نظام تخطيط الموارد – لوجيكس Logix ERP أدوات ذكية تم تصميمها باحدث تقنيات البرمجة وتعمل هذه الأدوات ضمن منظومة متكاملة في اتمتة عمليات الاعمال بشكل متناسق و متجانس مع اتمتة العمليات الرقمية و معتمد على افضل الممارسات في هذا المجال و يتم التنفيذ من خلال كادر من الاستشاريين من ذوي الخبرة في تحليل عمليات الاعمال و العمليات الرقمية ومن ثم اقتراح ماهو افضل لسير العمل بشكل مبسط واكثر كفاءة.
