لماذا تتغاضى مكاتب الخدمات القانونية عن هذه المشكلة؟
لماذا تتغاضى مكاتب الخدمات القانونية عن هذه المشكلة؟
إكتّشف | الأحد - 23 / 06 / 2024 - 5:55 ص
نظرًا لأن مكاتب الخدمات القانونية تعمل في بيئة سريعة الحركة؛ حيث يتوجب عليها التعامل مع عدد ضخم من القضايا والمشاريع في آنٍ معًا، فهي تقف عاجزة أمام تحدي كبير يُدعى (التخمين).
كيف يخترق التخمين مجال المحاماة الدقيق؟
يُدرك أصحاب مكاتب المحاماة تعقيدات ومتطلبات إدارة الخدمات القانونية الناجحة. بدءًا من مرحلة الصياغة وحتى الاعتماد النهائي، لكن حين يصل الأمر إعداد الفواتير للموكلين، يقف الجميع عاجزين.
تخيّل معي الآتي:
عادةً ما تستخدم مكاتب الخدمات القانونية أسعارًا مختلفة وفقًا لنوع القضية، ما يضعها أمام سيل من الفواتير الحالية والمسبقة، والتي تحتاج إلى المراجعة السريعة، يترافق -كل ذلك- مع مهام مثل تتبع ساعات إعداد الفواتير، وإرسال الفواتير، ومتابعة الدفعات المستحقة للعملاء.
والآن، من البديهي أن تستغرق هذه المهام وقتًا طويلاً عند الاعتماد على الطرق التقليدية. أليس كذلك؟
لهذا تحتاج مكاتب الخدمات القانونية إلى نظام (ERP) في عملية الفوترة
إذا نظرنا إلى التحديات والتعقيدات في الممارسة القانونية، تصبح الحاجة إلى تبسيط العمليات ضمن نظام مركزي واضحة وضوح الشمس. وهذا بالضبط ما يقدمه نظام لوجيكس لإدارة الخدمات القانونية Logix LAW
تعمل ميزة الفوترة القانونية ضمن النظام على تسهيل عملية الفوترة بأكملها وتزيل العديد من المهام اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً. تم تصميم نظام Logix LAW لدعم وتمكين عملية إعداد الفواتير بشكل سلس، ليس فقط تقليل وقت العمل والأخطاء اليدوية، ولكن أيضًا تحقيق المزيد من الشفافية، مما يؤدي إلى علاقات أفضل مع العملاء.
مزايا نظام لوجيكس لإدارة الخدمات القانونية
لطالما كانت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مرادفة لتحسين كفاءة سير العمل ودفع الابتكار في التصنيع والصناعات الأخرى. ولذلك، أدت التطورات الأخيرة في تكنولوجيا تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إلى إنشاء تخطيط موارد المؤسسات (ERP) حسب الطلب لمكاتب الخدمات القانونية التي تلبي متطلبات القطاع القانوني على وجه التحديد.
من خلال دمج أقسام مكاتب الخدمات القانونية الأساسية مع التكنولوجيا السلسة، تعمل أنظمة إدارة الخدمات القانونية على تحسين تبادل المعلومات والاتصالات واتخاذ القرار مع الحفاظ على أمن البيانات الصارم والامتثال التنظيمي المطلوب للممارسات القانونية.
مركزية التوثيق القانوني
يوفر نظام لوجيكس لإدارة الخدمات القانونية لمكاتب الخدمات القانونية مستودعات بيانات مركزية، حيث تقوم بتخزين جميع الوثائق ذات الصلة مثل ملفات القضايا ومعلومات العميل وسجلات الفواتير بشكل آمن في مكان واحد.
تتيح هذه المركزية سهولة استرجاع المعلومات ومشاركتها، مما يعزز الكفاءة والشفافية عبر المكتب. يعمل النظام على تقليل الوقت المستغرق في البحث عن المستندات وتنظيمها بشكل كبير، مما يؤدي إلى تحسن عام في العمليات التشغيلية للمكتب.
التكامل بين الإدارات المختلفة
أحد الأسباب الرئيسية لتزايد شعبية أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في القطاع القانوني هو قدرتها على دعم التكامل عبر مختلف الأقسام.
يساعد نظام Logix LAW على كسر الحواجز بين الوظائف المنفصلة تقليديًا، مما يعزز بيئة عمل أكثر تماسكًا وكفاءة. ولا تعمل هذه الشفافية المكتشفة حديثًا على تحسين التواصل فحسب، بل تعمل أيضًا على تمكين شركات المحاماة من تحسين عملياتها، مما يضمن خدمة عملاء استثنائية وزيادة القدرة التنافسية.
تخطيط أفضل للموارد وتخصيصها
إحدى المزايا الرئيسية للاستثمار في نظام لوجيكس لإدارة الخدمات القانونية ضمن مكاتب الخدمات القانونية هي القدرة على تخطيط وتخصيص الموارد بكفاءة. يسمح التكامل السلس بين الأقسام المختلفة باتخاذ قرارات أكثر استنارة، مما يؤدي في النهاية إلى استخدام أفضل للموارد وتوفير كبير للوقت. ومن خلال إدارة الموارد المحسنة، يمكن للمحامين والمستشارين القانونيين تخصيص المزيد من الوقت للعمل على القضايا وخدمات العملاء.
تحسين التدفق النقدي
تساعد ميزة الفوترة الإلكترونية على سد الفجوة بين إعداد الفواتير والتحصيل. تعد الفواتير التي يتم إنشاؤها إلكترونيًا أكثر دقة وشفافية وتساهم في خفض الشكاوى وزيادة رضا العملاء.
بالإضافة إلى ذلك، تعد الفواتير الإلكترونية أكثر ملاءمة ومن المرجح أن يتم دفعها بشكل أسرع من الفواتير الورقية التقليدية. بمجرد الاعتياد على نظام الفواتير الإلكترونية، يمكن لصاحب مكتب الخدمات القانونية تقديم ميزة الدفع عبر الإنترنت أيضًا، والتي تعد خطوة بارزة نحو تحسين التدفق النقدي.
التتبع الفوري للفواتير
باستخدام نظام Logix LAW، سيتمتع فريق المحاسبة برؤية فورية للشؤون المالية لمكتب الخدمات القانونية. بحيث يمكنهم بسهولة رؤية أي تغييرات يتم إجراؤها على الفواتير العاجلة والآجلة.
إن امتلاك القدرة على الاستجابة بسرعة للمعلومات الجديدة أمر بالغ الأهمية بالنسبة لمكاتب الخدمات القانونية العاملة في سوق تتزايد فيه المنافسة، حيث تعد الاستجابة السريعة لاحتياجات العملاء وتطورات القضايا المعقدة أمرًا حيويًا لتحقيق النجاح.
علاقات أفضل مع العملاء
تعمل عملية أتمتة الفواتير على تحسين العلاقات بين العملاء ومكاتب الخدمات القانونية وتعزيزها، وهو أمر مهم جدًا في المشهد التنافسي لشركات المحاماة اليوم. يساعد نظام لوجيكس لإدارة الخدمات القانونية على بناء علاقة عمل منسقة مع عميلك منذ بداية استلام القضية وطوال فترة التعاون.
تتيح لك أتمتة الدفعات باستخدام ميزات مثل بوابات الدفع الإلكترونية الحصول على أموال بشكل أسرع والتأكد من بقاء العملاء على اطلاع دائم بحالة الفواتير الخاصة بهم.
فواتير أكثر دقة
تعد معالجة العديد من الفواتير مهمة كبيرة لأي قسم المحاسبة. باستخدام حل الفوترة الإلكترونية، يمكن لمكاتب الخدمات القانونية تحسين عملية الفوترة وأتمتة المهام اليدوية مثل: تتبع الوقت وتوليد الفاتورة. يعد هذا بمثابة توفير كبير للوقت، علاوة عن كونه يقلل -أيضًا- من مخاطر الأخطاء اليدوية أثناء تسجيل الوقت وإعداد الفواتير.
إدارة القضايا بكفاءة
غالبًا ما يكون من الصعب على مكاتب الخدمات القانونية إدارة قضايا متعددة في وقت واحد، ويمكن ل نظام Logix LAW المساعدة في تبسيط هذه العملية من خلال توفير واجهة سهلة الاستخدام لتعيين المهام وتتبع التقدم وقياس الأداء.
الأمان والخصوصية
تعد أمن البيانات مسألة حياة أو موت في نظر مكاتب الخدمات القانونية. يوفر نظام لوجيكس لإدارة الخدمات القانونية الأمان اللازم من خلال حماية كلمة المرور وتعيينات الأدوار. من خلال تعيينات الأدوار، لا يتمكن سوى الأشخاص الذين لديهم الأذونات الصحيحة من الوصول إلى بيانات معينة، مما يضمن بقاء المعلومات الحساسة محمية ضد الوصول غير المصرح به والكوارث المحتملة.
التخصيص
يمكن نظام لوجيكس لإدارة الخدمات القانونية ليناسب متطلبات سير العمل المحددة لكل مكتب محاماة. من خلال التخصيص، يمكن لمكاتب الخدمات القانونية تعديل الوحدات والعمليات والوظائف لتلبية هيكلها التشغيلي الفريد، مما يضمن توافق النظام مع نموذج الأعمال الخاص بها. من خلال التكيف مع الممارسات الحالية للمكتب، يوفر نظام لوجيكس قدرات تشغيلية معززة ويمكّن مكاتب الخدمات القانونية من العمل بسلاسة.
إن تخصيص حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتناسب الاحتياجات الفريدة للشركات القانونية لا يؤدي إلى تعزيز الكفاءة الشاملة فحسب، بل يمكّن الشركات أيضًا من الحفاظ على ميزة تنافسية في الصناعة القانونية.
اكسب القضية والعميل معًا
في حين أن المجال القانوني اعتمد لفترة طويلة على الفوترة التقليدية، فقد بات لزامًا -على من يريد مواكبة التحول الرقمي- اعتماد طريقة جديدة للعمل. يتم الآن تنفيذ العمليات الآلية والرقمية على نطاق واسع.
يعد تحسين عملية إعداد الفواتير المسبقة، وتبسيط اتفاقيات الدفع، وتتبع ساعات إعداد الفواتير، ودمج تتبع الوقت في نظام الفواتير والفوترة الإلكترونية، بعضًا من الخطوات الأساسية التي يمكنك اتخاذها لتحسين عملية إعداد الفواتير القانونية.
ولهذا يعد اعتماد نظام لوجيكس لإدارة الخدمات القانونية الطريقة شبه الوحيدة لتحقيق عملية فوترة أفضل، والحفاظ على القدرة التنافسية في المجال الأكثر دقة في العالم.
