هل تُغني بوابة الخدمة الذاتية للموظف عن قسم الموارد البشرية؟

هل تُغني بوابة الخدمة الذاتية للموظف عن قسم الموارد البشرية؟

إكتّشف | الثلاثاء - 02 / 04 / 2024 - 12:26 ص

61% من العملاء يفضلون استخدام بوابة الخدمة الذاتية لحل المشكلات البسيطة، هذا ما أظهره تقرير Salesforce عن مستقبل تفاعل المستهلكين مع العلامات التجارية.

وعندما يتعلق الأمر بالموارد البشرية، فإن موظفيك هم عملاؤك.

ولذا، قبل أن نُجيب على سؤال العنوان، ما رأيك لو نبدأ من نقطة الأساس: معنى بوابة الخدمة الذاتية للموظف.

تتيح بوابة الخدمة الذاتية للموظفين (ESSP) لموظفيك إتمام ومتابعة إجراءات الموارد البشرية (HR)، وتكنولوجيا المعلومات (IT)، والاحتياجات الإدارية الأخرى (بما في ذلك تحديث المعلومات الشخصية، وطلبات الإجازات والاستئذانات، إضافة للخطابات وغيرها) بأنفسهم.

في السابق، كانت هذه المهام تقع على عاتق قسم الموارد البشرية، وتعتمد على الإدخال اليدوي بواسطة الموظفين. لكن مع دخولنا عصر التحول الرقمي، صار لزامًا على الشركات إيجاد حلول رقمية يمكنها توفير الوقت والمال مع تقليل الأخطاء البشرية ومساعدة موظفيها على إنجاز المهام بشكل أسرع. وهنا سطع نجم بوابة الخدمة الذاتية للموظف.

والآن، نعلم السؤال الذي يراود عقلك منذ البداية..

هل بوابة الخدمة الذاتية للموظف .. آمنة؟

تتعامل أقسام الموارد البشرية مع معلومات حساسة للغاية، بما في ذلك البيانات المالية والشخصية المتعلقة بكل موظف. صحيحٌ أن السماح لموظفيك بعرض هذا النوع من المعلومات وتحريره وإدارته على أساس الخدمة الذاتية يمكن أن يكون مفيدًا، ولكن لا يجب أن يأتي ذلك على حساب الأمن السيبراني، أليس كذلك؟

ولذا، تم تصميم نظام لوجيكس لإدارة الموارد البشرية بحيث يُراعي الخصوصية والأمان، على جانبي المخدّم “Server” والعميل “Client”.

جميع المعلومات الشخصية للموظفين في نظامنا، بالإضافة إلى أي مستندات سرية للشركة، محمية بجدار الحماية خلف صفحة تسجيل الدخول لبوابة الخدمة الذاتية للموظف. علاوة على استخدامنا نظام المصادقة المزدوجة (2FA) لمزيد من الأمان.

كيف تتجاوز مزايا (ESSP) مهام قسم الموارد البشرية؟

إنتاجية الموظف هي جوهر الأعمال الناجحة. ولتعزيز هذه الإنتاجية، تتبنى أقسام الموارد البشرية في جميع أنحاء العالم باستمرار استراتيجيات مبتكرة، بما في ذلك برامج إدارة الموظفين المتطورة وأنظمة الحضور والانصراف. ومن بين هذه الأدوات، هناك أداة حاسمة تعمل على إحداث تحول في أماكن العمل وهي بوابة الخدمة الذاتية للموظفين (ESSP).

وصول سريع إلى المعلومات

تم تصميم بوابات الخدمة الذاتية للموظفين في المقام الأول لتزويد الموظفين بإمكانية الوصول الفوري إلى بياناتهم الشخصية والمتعلقة بالعمل. يتضمن ذلك معلومات حول الرواتب والمزايا ورصيد الإجازات والحضور والمزيد.

من خلال السماح للموظفين بالوصول إلى بياناتهم وإدارتها بشكل مستقل، يمكن للشركات تقليل عبء العمل الإداري على قسم الموارد البشرية بشكل كبير. تتيح هذه الكفاءة لموظفي الموارد البشرية التركيز بشكل أكبر على المهام الإستراتيجية، مما يحسن الإنتاجية الإجمالية.

إدارة الوقت بكفاءة

تعد إدارة الوقت جانبًا حاسمًا في إنتاجية الموظف. غالبًا ما تتضمن بوابات الخدمة الذاتية للموظفين أنظمة حضور وقت متكاملة تسمح للموظفين بتسجيل الدخول والخروج وعرض ساعات عملهم وتتبع ساعات العمل الإضافية.

يمكن لهذه البوابات أتمتة عملية حساب ساعات العمل وتقليل الأخطاء وتحسين الدقة. يمكن لشفافية هذا النظام أيضًا أن تزيد من ثقة الموظفين ورضاهم، مما يساهم بشكل غير مباشر في الإنتاجية.

تعزيز التواصل

تعمل بوابات الخدمة الذاتية للموظفين كمنصة مركزية للتواصل بين الموظفين وإدارات الموارد البشرية. يمكن للموظفين رفع الطلبات أو الاستفسارات، ويمكن للموارد البشرية الاستجابة بكفاءة من خلال البوابة.

يزيل هذا الاتصال المعزز سوء الفهم ويضمن أن يكون الموظفون على اطلاع دائم بسياسات المنظمة وتحديثاتها.

تمكين الموظف

ربما تكون ميزتها الأكثر أهمية هي الشعور بالتمكين الذي تقدمه للموظفين. فمن خلال منحها موظفيك القدرة على التحكم في بياناتهم الشخصية والمتعلقة بالعمل، فهي تعزز الشعور بالاستقلالية والمسؤولية.

يمكن أن يؤدي هذا التمكين إلى زيادة الرضا الوظيفي، والذي ثبت أنه يرتبط بشكل إيجابي بالإنتاجية. كما أن الموظفين الذين يتمتعون بالاستقلالية  أكثر  أخذًا لزمام المبادرة وإظهار القيادة، مما يساهم في نجاح شركتك ككل.

هل يعني هذا الاستغناء عن قسم الموارد البشرية؟

في حين أنه لا يمكن لأي بوابة الخدمة الذاتية للموظف “ESSP” أن تحل محل موظفي الموارد البشرية، إلا أن بمقدورها تحرر هؤلاء الموظفين من بعض المهام الروتينية، مما يتيح لهم المزيد من الوقت لمعالجة المشكلات الأكثر تعقيدًا.

وبالمثل، يمكن لاستخدام بوابة الخدمة الذاتية للموظف الذكي أن يوفر الوقت والجهد للعاملين لديك من خلال السماح لهم بالوصول المباشر إلى المعلومات والوظائف من جهاز كمبيوتر مكتبي أو جهاز محمول. وهذا يتيح لهم تركيز المزيد من الوقت والطاقة على عملهم. والنتيجة هي زيادة الكفاءة وتحسين تجربة الموظف.

بالإضافة إلى التوفير في النتيجة النهائية لصاحب العمل، فإن استخدام بوابة الخدمة الذاتية للموظفين يمكن أن يساعد في إنشاء مكان عمل أكثر جاذبية للجميع. يمكن للتكاليف المنخفضة المرتبطة بالخدمة الذاتية أن تحرر أقسام الموارد البشرية لتقديم مزايا إضافية مثل برامج الصحة والامتيازات.

نصائح لزيادة اعتمادية بوابة الخدمة الذاتية للموظف

بمجرد اختيارك نظام لإدارة الموارد البشرية يتضمن بوابة الخدمة الذاتية للموظف، وتزويده بالمعلومات، والإعلان عنه، فإن العقبة الأخيرة المتبقية هي جعل الجميع يستخدموها!

حسنًا، أفضل طريقة لجعل موظفيك يستخدمون النظام الجديد هي التخلص التدريجي من الطريقة اليدوية القديمة. قد يكون هذا صعبًا، لأن عليك ضمان ألّا يُحبط الموظفون أو ينفروا من خلال إجبارهم على التغيير بسرعة كبيرة.

يمكن لقسم الموارد البشرية لديك تدريب الموظفين على ميزات بوابة الخدمة الذاتية للموظف الرئيسية. كما يعدّ التسويق الداخلي وسيلة رائعة لزيادة الوعي واعتماد النظام الجديد. ربما تبدأ بمسابقة ممتعة للموظفين الذين يستخدمون النظام.

وبالطبع، لا شيء أفضل من طرح أداة جديدة سهلة الاستخدام وتعالج نقاط الضعف داخل مؤسستك. بمجرد انتشار معلومة -بين الوظفين بأن بوابة الخدمة الذاتية للموظف تسّهل التسجيل للحصول على علاوات وطلب الإجازات، سيبدأون في استخدامه.

سرّ تميز بوابة الخدمة الذاتية للموظف داخل نظام لوجيكس

بلا شك، يعد تزويد نظام الخدمة الذاتية للموظفين الخاص بك بالمعلومات المفيدة والحديثة أمرًا ضروريًا. ولكنك تحتاج أيضًا إلى تسهيل عثور الموظفين على الإجابات التي يحتاجون إليها بسرعة.

ختامًا

تعد بوابة الخدمة الذاتية للموظف طريقة رائعة لدعم العاملين لديك وتعزيز جهودك المتعلقة بالموارد البشرية. يمكن لنظام الخدمة الذاتية للموظفين القوي، على غرار نظام لوجيكس، أن يعزز دعمًا داخليًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ويخفف العبء على فريق الموارد البشرية لديك، كما يوفر وقت الموظفين عند التعامل مع المهام الإدارية المتعلقة بالوظيفة.