كيف يمكن لإدارة المشاريع تحقيق النجاح في الأعمال؟

كيف يمكن لإدارة المشاريع تحقيق النجاح في الأعمال؟

{[1]} إكتّشف | الخميس - 18 / 01 / 2024 - 2:39 م

يشغل بطل قصتنا اليوم منصب مساعد مدير مكتب إدارة المشاريع في إحدى شركات المقاولات الصغيرة والفريدة، لا في خدماتها فحسب، بل في اعتمادها الكليّ على التسويق الشفوي Word of mouth لتحقيق النجاح.

ومن المفارقات أن الشركة تطورت لسنوات بدون نظم إدارة مشاريع. ومع ذلك، أصبح الاعتماد على الورق والإدخال اليدوي وجداول البيانات التقليدية أقل جدوى حيث أصبح المجال أكثر تعقيدًا. 

بدأت الشركة في عام 2014 بموظفين اثنين فقط (ماجد وشريكه). يقول ماجد: 

“استأجرنا مكتبًا في أحد أرقى الأحياء، ويعمل منه شريكي. في حين فضّلت أنا العمل عن بعد. لدينا الكثير من العمل في مواقع البناء، لذا عادةً ما أذهب إلى هناك ثم أعود لاستكمال العمل من المنزل.”

في الموقع، يقوم بكل شيء بدءًا من عمليات التفتيش وحتى فحص قوالب صب الخرسانة. هناك دائمًا قضايا العمل والسلامة التي يجب مراعاتها أيضًا.

في البداية، عندما كان الشريكان فقط، كانا يعملان لساعات طويلة.
ولمدة خمس سنوات قاموا ببناء الشركة التي لا تزال تتطور. ومع نموها، تطورت الصناعة أيضًا. أصبحت الصحة والسلامة أكثر تطلبًا، وكانت هناك حاجة إلى مشاركة هندسية أكبر في أنشطة البناء. فما بين التصديقات والتفتيش وشؤون التأمينات، تطلب الأمر الكثير من المستندات.

كانت جداول البيانات تسبب الفوضى فحسب

يصف عميلنا الوضع السابق قائلاً: 

“كنا في حالة من الإنكار، معتقدين أننا نستطيع أن نتذكر وندير كل شيء. لكن الوضع بات فوضويًا جدًا باستخدام جداول البيانات الورقية.”

لم يكن (ماجد) قادرًا على تتبع النفقات مما دفع الشركة إلى إنفاق الكثير من الأموال بسرعة خارقة، وعلى جوانب يمكن تأجيلها. كانت الشركة مُضطرة للتواصل مع العملاء بطلبات تمويل جديدة، والحصول على مبالغ أكثر مقارنة بما ورد في العقد.
وحتى هذه اللحظة، لم تخطر في بال (ماجد) ولا شريكه أنظمة إدارة المشاريع باعتبارها حلًا.

واستمر الحال كذلك حتى اضطروا لأخذ قرض من البنك (بعد أن رفض العميل دفع مليم واحد أكثر من المُتفق عليه بداية التعاقد)

وهنا أدركت الشركة أنها بحاجة إلى المساعدة وبدأت رحلة البحث عن نظام لإدارة المشاريع، والتي لم تكن سهلة أبدًا! 

لم تكن الكرة في ملعب اللاعبين الكبار 

بعد نظرة سريعة على الخيارات الموجودة، استقر (ماجد) على تجربة النظامين الاشهر لإدارة المشاريع:  

• Monday.com 
• مايكروسوفت بروجكت Microsoft Project

ويحكي تجربته باختصار:

“جربنا Monday.com، ولا أنكر أننا أُعجبنا بألوان القوائم والاحصائيات الجميلة (التي توحي بالتنظيم وسهولة الإدارة)، لكنها كانت -في النهاية- عبئًا. لم تساعدنا في شيء، بالأحرى: لم نعرف كيفية استغلالها. بدا أنه لا يوجد جانب لإدارة المشروع في البرنامج. وإنما تقريبًا كان النظام مجرد قاعدة بيانات!”

على الجانب الآخر، حاول ماجد التأقلم مع مايكروسوفت بروجكت، معتقدًا أنه نظام إدارة مشاريع بسيط على غرار باقي منتجات مايكروسوفت الأخرى مثل (وورد واكسل). لكنه اكتشف أنه مثلهما فعلًا؛ كان هناك مليون شيء يمكن للمستخدم استخدام النظام فيها، لكنه -في الحقيقة- لا يحتاج إلى النظام سوى في بعض المهام. هذا علاوة عن مشكلة الترخيص وارتفاع ثمنه، في حين كان ماجد وشريكه يبحثان عن حلٍ يخفض التكاليف لا أن يزيّدها!

في تلك المرحلة عرف الشريكان أن عليهما البحثّ بجديّة في أنظمة إدارة المشاريع. فأجريا مقارنة شاملة بين 10 خيارات مختلفة من أفضل المتنافسين في مجال أنظمة تخطيط وإدارة موارد المؤسسات، وكان لديهما قائمة طويلة من المعايير لتقييمها. على سبيل المثال، بحثوا عن النظام الذي يمكنه:

• عرض أحمال الموارد المجمعة عبر مشاريع متعددة
• إنشاء قوائم مرجعية وقوالب المشروع
• تتبع تطور المخاطر وعمليات التخفيف المرتبطة بها
• توفير رؤية واضحة لإدارة القيمة المكتسبة (EVM)
• توفير سيناريوهات “ماذا لو” لتوفير الموارد
• تخصيص موارد محددة لمهام معينة
• تتبع رواتب الموظفين وفواتير المواد، علاوة عن عقود الباطن
• دعم المشاريع على مخطط جانت Gantt Chart
• توفير الأمان عبر ميزات النسخ الاحتياطي للبيانات، والتوافق مع المصادقة الثنائية (2FA)

وغني عن القول أنهم أرادا الكثير. فجاء نظام لوجيكس لإدارة المشاريع ليُلبي جميع مطالبهما.

ويُضيف ماجد:

 “لقد وضعنا قيمة أيضًا على مدى فعالية الأداة في إدارة كل من المشروعات الصغيرة، دون الحاجة إلى استخدام أدوات غير ضرورية، والمشروعات الكبيرة، مع ما يكفي من الميزات لإدارة العلاقات المعقدة مع العملاء وسلاسة سير العمل بين المكتب وخارجه”.

علاقة مريحة مع نظام لوجيكس لإدارة المشاريع منذ البداية

في البداية، أراد (ماجد) جدول مهام المشروع بسيطًا، لكن أذهلته الميزات القوية التي لا تعد ولا تحصى لخاصية تعدد المشاريع ضمن النظام وما يمكنها فعله.
إذ لا توفّر الخاصية إدخال جميع المهام وتحديد تواريخ كل مهمة مع المسؤول عن تنفيذها، بل تمثّلت الورقة الرابحة في تحديد طريقة الربط بين المهام الحالية وتلك السابقة؛ بحيث يعلم مدير المشروع مدى اعتمادية كل مهمة على أخرى. 

وهكذا، لم يتردد ماجد في طلب النسخة الكاملة بعد رؤيته ميزات النسخة التجريبية.
ولدهشته، تمّ التفاعل مع طلبه خلال ساعات قليلة. الأمر الذي دفعه لترشيح النظام لصديقه (عبد الله)، واصفًا التعامل مع لوجيكس:

“شركة الحلول القياسية لتقنية المعلومات شركة مثلنا، وتهتم بتقديم الخدمة الشخصية لكل عملائها، مثلنا تمامًا. صدقني عبد الله، إنها ليست وحشًا على غرار مايكروسوفت!”

كيف يواكب نظام لوجيكس لإدارة المشاريع تطوّر الشركات؟

كان ماجد يستخدم (نظام لوجيكس لإدارة المشاريع) لمدة عام تقريبًا عندما بدأت الشركة تتوسع. وكان إجماع الفريق على سهولة منحى تعلم النظام.. مذهلًا.

يسهل  (نظام لوجيكس لإدارة المشاريع) أيضًا تسجيل ساعات عمل الجميع والإشراف على الجداول الزمنية، كل ذلك في واجهة واحد. 

كما ساهمت ميزة “المشاريع حسب المستخدم” منذ البداية في تخفيف العبء عن مكتب إدارة المشاريع في تحديث المشروعات وانتقلت بذلك الصلاحيات لأكثر من مسؤول عن المشروع. 

الشركة بأكملها تستخدم الآن نظام لوجيكس لإدارة المشاريع وتحبه

عندما تعاملنا مع شركة (ماجد وشريكه) للمقاولات، تحول ما بدأ كحلّ بسيط لمشكلة المستندات الورقية والإدخال اليدوي إلى تقديم حل متكامل وعملي لدعم العمليات الجارية والنمو المستقبلي. تطورت علاقتنا معهم إلى شراكة قوية، حتى أنهم حصلوا على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الجديد والمتكامل ضمن عروضنا لعام الريادة.

اليوم، أنه عندما تتجول في مكاتب الشركة، تجد أن كل شخص لديه شاشة مخصصة لنظام لوجيكس، مع فتح البرنامج طوال الوقت. يمكننا القول -بفخر- أن الجميع يحبون نظامنا لإدارة المشاريع.

ونحن نقصد الجميع.. حرفيًا!

باعتبار نظام لوجيكس لإدارة المشاريع نظامًا سحابيًا، لا تواجه الشركة أي مشاكل في التعاون بين أفراد الفريق في الموقع. إذ يكفي أن يُسجّل أحدهم الدخول عبر الإنترنت ليتم إعلامه عند انتهاء المهمة. وبعد ذلك يمكنه إصدار فاتورة للعميل. 

أما في المكتب، وتحديدًا في قسم المحاسبة، فالأمور أكثر هدوءًا حتى. إذ يمتلك المدير المالي هناك القدرة على حلّ أي خلاف مع العميل؛ بمجرد حدوث اعتراض يمكن للمدير المالي إعداد المستندات بسرعة وإظهار أن الشركة قامت بعملها على أكمل وجه وفقًا للتوجيهات.

خلاصة القول: ربما اليوم هو الوقت المناسب للتحويل الى الأنظمة السحابية ERP