كيف يتميز الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع؟
كيف يتميز الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع؟
إكتّشف | الخميس - 26 / 09 / 2024 - 6:18 م
عبر تطبيق بسيط على هاتفه الذكي، استطاع الرئيس التنفيذي لإحدى المنشآت تفقد المبادرات الاستراتيجية السبع للمنشأة. بحيث عرف حالة كل مشروع واستطاع متابعة وتقييم أدائه، بل ونسبة الفوائد المتوقعة التي حققها كل مشروع. وفي نافذة مختلفة، وصل لوثائق المشروع ومؤشرات الأداء الرئيسية “KPI” خلال لحظات، أما الميزة الأروع، فكانت في رؤيته مستوى الروح المعنوية لكل عضو في الفريق والقبول العام من جانب المساهمين.
وقبل اتخاذ أي قرار، يتواصل الرئيس التنفيذي بمدير المشروع، الذي يقضي الآن معظم وقته في تدريب ودعم الفريق، والحفاظ على محادثات منتظمة مع المساهمين، وتنمية ثقافة الأداء العالي.
فقبل بضعة أسابيع، كان المشروع متأخرًا قليلاً، وأوصى التطبيق بأن يطبق الفريق تقنيات أجايل Agile لتسريع مسار المشروع.
أثناء الاجتماع، يقومون بمحاكاة الحلول الممكنة والاتفاق على مسار للمضي قدمًا. يتم تقييم المشروع وتحديث الخطة تلقائيًا، ويتم إرسال تبليغات لأعضاء الفريق المتأثرين وأصحاب الشركة بالتغييرات والنتائج المتوقعة.
بفضل التقنيات الجديدة وطرق العمل الجديدة المعتمدة على الذكاء الإصطناعي، أصبح المشروع الاستراتيجي الذي كان من الممكن أن يخرج عن السيطرة – أو يفشل حتى! ــ على وشك النجاح مرة أخرى وتحقيق النتائج المتوقعة.
في الوقت الحاضر، لا تسير إدارة المشاريع دائمًا بسلاسة (وكل ما سبق مجرد تخيّل تصوري لمستقبل ربما لا يفصلنا عنه أكثر من عقد من الزمان). وكلما استثمرت المنشآت في تكنولوجيا إدارة المشاريع المدعومة بالذكاء الاصطناعي أسرع، كلما استطعنا الوصول إلى هذا المستقبل في وقت أقرب.
إدارة المشاريع اليوم والطريق إلى المستقبل
سنويًا، يتم استثمار ما يقرب من 48 تريليون دولار في المشاريع. ومع ذلك، وفقًا لشركة (مجموعة ستانديش The Standish Group)، لا تتعدى نسبة المشاريع الناجحة 35% فقط!
وبعد سنوات من تطوير حلول إدارة المشاريع التجارية والصناعية، توصلنا إلى السبب:
ما جعل معدلات نجاح المشاريع ضعيفة للغاية هو انخفاض مستوى نضج التقنيات المتاحة لإدارتها. فما زالت أغلب المنشآت تستخدم (إكسل) وغيره من تطبيقات لم تتطور كثيراً على مدى العقود القليلة الماضية.
حسنًا، ربما كانت هذه التطبيقات كافية لقياس نجاح المشروع من خلال النتائج النهائية والمواعيد النهائية المُستوفية، ولكنها قاصرة اليوم وسط بيئة الأعمال دائمة التغيير.
إذا كان تبنيّ الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع من شأنه أن يحسن نسبة نجاح المشاريع بنحو 25% فقط، فهذا يعني إضافة تريليونات الريالات من القيمة والفوائد للمنشآت والمجتمعات والأفراد.
6 جوانب من إدارة المشاريع ستتغير بلا شك!
في لوجيكس، نرى هذه التطورات التكنولوجية القادمة كفرصة لم يسبق لها مثيل. بشرط أن تستغل المنشآت هذه اللحظة الفارقة من تاريخ التحول الرقمي، وتنتبه للتغيرات التي سنذكرها تاليًا، والمؤثرة على جميع جوانب إدارة المشاريع -تقريبًا- من التخطيط مرورًا بتقييم الأداء وانتهاءً بالأشخاص.
- السعي نحو تحديد الأولويات بشكل أفضل: أي المشاريع ستجلب أكبر قيمة للمنشأة؟
عندما تكون البيانات النظيفة، يمكن للتعلم الآلي اكتشاف الأنماط -التي لا يمكن تمييزها بوسائل أخرى- بحيث يتجاوز دقة الإنسان بشكل كبير في إجراء التنبؤات. سيؤدي تحديد الأولويات الذي يقوده التعلم الآلي قريبًا إلى:
- التعرف -أسرع- على المشاريع الجاهزة للإطلاق والتي تتمتع بالأصول الصحيحة.
- اختيار المشاريع التي لديها فرص نجاح ونسبة مكاسب أعلى.
- توازن أفضل في محفظة المشروع “Project portfolio” ونظرة عامة على المخاطر في المنشأة.
- إزالة التحيزات البشرية من عملية صنع القرار
- دعم مكاتب إدارة المشروع
تعمل الأدوات الذكية الجديدة -المدمجة في نظام مثل لوجيكس AI مثلًا- على تحويل الطريقة التي تعمل بها مكاتب إدارة المشاريع وأدائها بشكل جذري من خلال:
- مراقبة أفضل لتقدم المشروع.
- القدرة على توقع المشاكل المحتملة ومعالجة بعض المشاكل البسيطة تلقائيًا
- الإعداد الآلي وتوزيع تقارير المشروع وجمع الملاحظات
- تطوير عملية اختيار أفضل منهجية لإدارة المشاريع (لكل مشروع).
- مراقبة مدى الامتثال للسياسات والقوانين.
- أتمتة وظائف الدعم (مثل تحديثات الحالة وتقييم المخاطر) من خلال المساعدين الافتراضيين “Virtual assistants”.
- تحسين وتسريع عملية تحديد المشروع والتخطيط وإعداد التقارير عنه
تعد إدارة المخاطر من أكثر المجالات تطورًا في أتمتة إدارة المشاريع. يستخدم نظام لوجيكس AI البيانات الضخمة والتعلم الآلي لمساعدة مدراء المشاريع على توقع المخاطر التي قد تحدث دون أن يلحظها أحد. يمكن لنظامنا -ببساطة- اقتراح إجراءات تخفف الضرر، علمًا أننا نسعى لتطويره على تعديل الخطط تلقائيًا لتجنب أنواع معينة من المخاطر.
سوف تعمل الأساليب المماثلة قريبًا على تسهيل تحديد المشروعات والتخطيط لها وإعداد التقارير عنها. تستغرق مثل هذه الإجراءات اليوم وقتًا طويلاً وبرتم متكرر ويتم إجراؤها يدويًا في الغالب.
ستؤدي تقنيات التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية داخل نظام لوجيكس AI إلى:
- تحسين نطاق المشروع من خلال أتمتة عملية جمع وتحليل سلوك المستخدمين؛ كما ستكشف هذه التقنيات عن المشكلات المحتملة مثل الغموض والتكرارات والتناقضات والتعقيدات.
- تسهيل عمليات الجدولة وصياغة الخطط التفصيلية ومتطلبات الموارد.
- ستحلّ التقارير التي تضمن بيانات في الوقت الفعلي، محل التقارير الحالية (التي غالبًا ما تصل مدتها لأسابيع).
- تتعمق أدوات لوجيكس AI أكثر مما هو ممكن حاليًا، حيث تعرض حالة المشروع، والمكاسب المحققة، والانزلاق السعري المحتمل بطريقة واضحة وموضوعية.
- مساعدو المشروع الافتراضيون
بين عشية وضحاها، غيّر شات جي بي تي “ChatGPT” فهم العالم لكيفية تحليل الذكاء الاصطناعي لمجموعات البيانات الضخمة وتوليد رؤى جديدة وفورية في نص عادي. في إدارة المشاريع، ستدعم أدوات مثل هذه “الروبوتات” أو “المساعدين الافتراضيين”.
يتعلم المساعد الرقمي من الإدخالات السابقة وبيانات تخطيط المشروع والسياق العام لتخصيص التفاعلات والتقاط معلومات المشروع المهمة بذكاء.
يمكن للمستخدم أن يطلب من المساعد الرقمي داخل نظام لوجيكس AI مهمة على غرار “جدوِل مهمة: إنهاء (جاسم) التدقيق المالي خلال الأسبوع القادم بدوام كامل للمهمة”.
قد يرد المساعد، “بناءً على المهام المماثلة السابقة المخصصة لجاسم، يبدو أنه سيحتاج إلى أسبوعين لأداء المهمة لا أسبوعًا كما طلبت. هل يجب أن أعدل ذلك؟”
- أنظمة وبرامج الاختبار المتقدمة
يعد الاختبار مهمة أساسية أخرى في معظم المشاريع، ويحتاج مديرو المشاريع إلى الاختبار مبكرًا وبشكل متكرر. ومن النادر اليوم العثور على مشروع كبير بدون أنظمة وأنواع متعددة من البرامج التي يجب اختبارها قبل بدء المشروع. قريبًا، ستصبح أنظمة الاختبار المتقدمة التي لا يمكن تطبيقها إلا على مشاريع ضخمة معينة متاحة على نطاق واسع.
ستسمح حلول اختبار الأنظمة المتقدمة والآلية قريبًا بالكشف المبكر عن العيوب وعمليات التصحيح الذاتي. سيؤدي هذا إلى تقليل الوقت المستغرق في أنشطة الاختبار المرهقة بشكل كبير، وتقليل عدد عمليات إعادة العمل، وفي النهاية، تقديم حلول سهلة الاستخدام وخالية من الأخطاء.
- دور جديد لمدير المشروع
قد يشعر العديد من مديري المشاريع بالخوف من أتمتة جزء كبير من مهامهم الحالية، ولكن سيتعلم المبدعون منهم كيفية استخدام هذه الأدوات لصالحهم. لن يختفي مديرو المشاريع، ولكنهم سيحتاجون إلى تبني هذه التغييرات والاستفادة من التقنيات الجديدة. نحن نفكر حاليًا في فرق المشاريع متعددة الوظائف كمجموعة من الأفراد، ولكن قد نفكر فيها قريبًا كمجموعة مختلطة من البشر والروبوتات.
مع التحول بعيدًا عن العمل الإداري، سيحتاج مدير المشروع في المستقبل إلى تنمية مهارات قوية، وقدرات قيادية، والتفكير الاستراتيجي، وفطنة تجارية. يجب أن يركز على تقديم الفوائد المتوقعة ومواءمتها مع الأهداف الاستراتيجية. سيحتاج أيضًا إلى فهم جيد لهذه التقنيات.
كيف تتأكد أنك جاهز لإدارة المشاريع عبر الذكاء الاصطناعي؟
تبدأ أي عملية لتبني الذكاء الاصطناعي بالبيانات، ولكن لا ينبغي لك أن تفشل في تدريب موظفيك أيضًا.
إن تدريب خوارزميات الذكاء الاصطناعي لإدارة المشاريع سيتطلب كميات كبيرة من البيانات المتعلقة بالمشروع. قد تحتفظ مؤسستك بكميات كبيرة من البيانات التاريخية، ولكن من المرجح أن يتم تخزينها في آلاف المستندات في مجموعة متنوعة من تنسيقات الملفات المنتشرة في أنظمة مختلفة. قد تكون المعلومات قديمة، أو قد تستخدم تصنيفات مختلفة، أو تحتوي على قيم متطرفة وفجوات. يركز ما يقرب من 80% من الوقت الذي يقضيه إعداد خوارزمية التعلم الآلي للاستخدام على جمع البيانات وتنظيفها، والتي تأخذ البيانات الخام وغير المنظمة وتحولها إلى بيانات منظمة يمكنها تدريب نموذج التعلم الآلي.
بدون بيانات متاحة ومُدارة بشكل صحيح، لن يحدث تحول الذكاء الاصطناعي في منشأتك أبدًا – ولكن لن يزدهر أي تحول للذكاء الاصطناعي إذا لم تقم أيضًا بإعداد نفسك وفريقك للتغيير.
ولن يؤدي هذا الجيل الجديد من الأدوات إلى تغيير التكنولوجيا المستخدمة في إدارة المشاريع فحسب، بل سيغير أيضاً عملنا في المشروع بالكامل.
إذ يتعين على مديري المشاريع:
- أن يكونوا مستعدين لتدريب فرقهم على التكيف مع هذا التحول.
- زيادة تركيزهم على التفاعلات البشرية مع تحديد أوجه القصور في المهارات التكنولوجية لدى موظفيهم في وقت مبكر والعمل على معالجتها.
- بالإضافة إلى التركيز على مخرجات المشروع، يتعين عليهم التركيز على إنشاء فرق عالية الأداء حيث يتلقى أعضاؤها ما يلزم للسماح لهم بالأداء بأفضل ما لديهم.
إذا كنت تفكر جديا في تطبيق الذكاء الاصطناعي على مشاريعك وممارسات إدارة المشاريع، فإن الأسئلة التالية ستساعدك في تقييم قرارك.
- هل أنت مستعد لقضاء بعض الوقت في إجراء جرد دقيق لجميع مشاريعك، بما في ذلك آخر تحديث للحالة؟
- هل يمكنك استثمار عدة موارد لعدة أشهر لجمع بيانات مشروعك وتنظيفها وتنظيمها؟
- هل قررت أن تتخلى عن عاداتك القديمة في إدارة المشاريع، مثل تقارير التقدم الشهرية؟
- هل أنت مستعد للاستثمار في تدريب مجتمع إدارة المشاريع الخاص بك على هذه التكنولوجيا الجديدة؟
- هل هم على استعداد للخروج من مناطق الراحة التقليدية الخاصة بهم وتغيير طريقة إدارة مشاريعهم بشكل جذري؟
- هل مؤسستك مستعدة لقبول وتبني التكنولوجيا الجديدة وتسليم زمام الأمور في القرارات ذات المخاطر المتزايدة؟
- هل أنت مستعد للسماح لهذه التكنولوجيا بارتكاب الأخطاء أثناء تعلمها تقديم أداء أفضل لمنظمتك؟
- هل أصحاب القرار في منشأتك على استعداد للانتظار عدة أشهر، وحتى عام واحد، لبدء رؤية فوائد الأتمتة؟
إذا كانت الإجابة على كل هذه الأسئلة بنعم، فأنت مستعد للانطلاق في هذا التحول الرائد. وإذا كانت لديك إجابة واحدة أو أكثر بـ “لا”، فأنت بحاجة إلى العمل على تحويلها إلى “نعم” قبل المضي قدمًا.
الخلاصة
كما رأينا، فإن تطبيق الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع سيحقق فوائد كبيرة، ليس فقط في أتمتة المهام الإدارية والمهام المكررة، ولكن الأهم من ذلك، أن تضمين الذكاء الاصطناعي والتقنيات الأخرى المبتكرة في نظام لوجيكس AI سيساعد مؤسستك وقادتها ومديري المشاريع على اختيار المشاريع وتحديدها وتنفيذها بنجاح أكبر.
كان الرئيس التنفيذي في قصتنا في ذات موقفك الآن. ونحن نشجعك على اتخاذ الخطوات الأولى نحو هذه الرؤية الإيجابية لمستقبل إدارة المشاريع الآن.
