لماذا لم تعد أنظمة المحاسبة التقليدية كافية؟
لماذا لم تعد أنظمة المحاسبة التقليدية كافية؟
إكتّشف | الأحد - 27 / 10 / 2024 - 10:49 م
خلال سنوات من التعاون مع الشركات الناشئة والمتوسطة، اكتشفنا أن نسبة كبيرة منها تفضّل الاستعانة بأنظمة المحاسبة التقليدية؛ خاصة في المراحل الأولى.
في الوقت نفسه، تولي هذه الشركات أهمية كبيرة لإدارة بيانات الأعمال اليومية. فهي تدرك الحاجة إلى استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات متكامل لإدارة طلباتها اليومية ومخزونها وإيصالاتها وبيانات المدفوعات وما إلى ذلك.
لكنها -في مرحلة ما- تواجه صعوبة أكبر في إدارة بياناتها المالية مع توسع حجم الشركة وتوسّع أعمالها.
في هذه الحالة، يكون لدى العميل متطلبان متزامنان:
- الاستعانة بنظام محاسبي متكامل.
- استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات.
وهما متطلبان مرتبطان حتمًا.
هذا ما لفت أنظارنا إلى أهمية وجود نظام واحد لتقديم هاتين الخدمتين. وبهذا، لن يحتاج العميل إلى إنفاق موارده على نظامين (بما يتضمنه ذلك من مشاكل تكامل وغيرها). وسيكون للجمع بين خدمات المحاسبة ونظام تخطيط الموارد قيمة محورية ويحظى بتفضيل العملاء.
تلك كانت لحظة ميلاد نظام المحاسبة الـERP من لوجيكس!
فهم العلاقة بين تخطيط موارد المؤسسات والمحاسبة
يدير المحاسبون الصحة المالية لشركاتهم بالاعتماد على بيانات دقيقة وفورية. ومن المؤسف أن معظم الشركات لا تستطيع تحمل تكاليف سوى أنظمة المحاسبة التقليدية ذات الميزات المحدودة. وكما ذكرنا، لا يمكن الاعتماد على تلك الأنظمة لمواكبة المتطلبات المالية للشركات الكبيرة.
على الطرف الآخر، يُعد نظام المحاسبة الـERP من لوجيكس نظام متكامل تستخدمه الشركات لدمج وإدارة وظائفها التجارية. وذلك لتضمنه وحدة إدارة مالية مخصصة للمحاسبة والعمليات ذات الصلة، وتوفير بيانات في الوقت الفعلي، وتكاملاً سلسًا بين الأقسام، وأتمتة فعّالة لفريق المحاسبة في تلك الشركات.
ما القيمة التي يقدمها نظام المحاسبة الـERP من لوجيكس للعملاء والشركات؟
بعد أن تصل إلى حجم معين، تستثمر العديد من المنشآت الصغيرة المزيد من الجهد في إدارة دفاترها. عندما يكون لديه 50-60 عميلاً، قد يكتفي مالك المنشأة بإدارة حساباته يدويًا أو باستخدام جدول بيانات. لكن المحاسبة تغدو أصعب مع توسع منشأته ووصوله إلى 1,000 ثم 5,000 أو حتى 10,000 عميل.
لزيادة إنتاجية المنشأة، يبحث أصحاب المنشآت عن نظام متكامل. وسيكون خياره البديهي نظام محاسبة تقليدي لأنه بحاجة إلى مراقبة المبيعات وجمع المدفوعات ودفع الأموال للموردين وتحديد الربحية. وفي حين أن أنظمة المحاسبة التقليدية قد تساعد في حل هذه المشاكل، إلا أنها لا تستطيع إدارة زيادة عدد الموظفين، أو متابعة الموردين، أو عرض تكاليف المستودعات والمهام الأخرى.
وعلى الرغم من أن البعض قد يستخدم نظام محاسبة لإدارة البيانات والتقارير المالية الأساسية فقط، فإن نظام المحاسبة الـERP سيمنحك مرونة أكبر.
يصبح التكامل الأكبر للأنشطة التجارية، بما في ذلك إدارة المخزون والمستودعات وإدارة علاقات العملاء وإدارة سلسلة التوريد ممكنًا من خلال نظام المحاسبة الـERP. ولا نظن أن بمقدور نظام محاسبة تقليدي تلبية هذه الأهداف. صحيح؟
تختلف القيمة التي يقدمها عمّا ذكرناه في تدوينات سابقة مثل:
- كيف تغيّر مزايا إدارة المشتريات في نظامنا مسار التاريخ؟
- كيف سيبدو حال متجرك الالكتروني دون نظام ERP؟
- دمج نظام (ERP) مع نظام نقاط البيع (POS) ليس مجرد رفاهية!
إذ هنا، تكون “القيمة مُضاعفة”، فتعود فائدة استخدام نظام المحاسبة الـERP على العميل في المقام الأول، وكذلك على شركته.
ولنبدأ بالقيمة للعميل:
يقلل من مخاطر وتكلفة اختيار نظام محاسبة تقليدي.
في كثير من الحالات، يحتاج العميل -ونقصد هنا صاحب الشركة- أولاً إلى العثور على شركة خدمات محاسبية خارجية لمساعدتهم في بناء النظام المحاسبي وإعداد حسابات الشركة المالية.
ثم سيحتاج عميلنا إلى محاسب خارجي. وباعتباره وضع ثقته في شركة المحاسبة الخارجية هذه، سيمنح الأولوية -بلا شك- لمحاسب أوصت به هذه الشركة. لكن ماذا لو كان ذاك المحاسب .. غير كفؤ؟
لكن حين يستخدم نظام المحاسبة الـERP، فهو يقلل خياراته ويحصرها في مزوّد واحد. وعادةً ما يكون مقدمو أنظمة تخطيط الموارد شركات تم تقييمها من قبل منشآت وشركات كبرى، وعملت سابقًا في العديد من المشاريع المختلفة.
بهذا، ستكون جودة الخدمة أعلى بكثير.
التآزر بين البيانات المالية والتجارية
لا تقتصر التعاملات اليومية لأي شركة على المعاملات المالية، صحيح؟
فما بين وظائف إدارة علاقات العملاء، والموارد البشرية، وإدارة المخزون وإدارة المعدات والوحدات الإنتاجية، ولا ننسى طبعًا إدارة سلاسل الإمداد المُعقدة.
وهي مهام تتطلب أكثر من برنامج. وهنا يبرز نظام المحاسبة الـERP الذي يتميز بمركزية البيانات.
فعلى عكس البرامج التقليدية المعرضة للتناقضات وتكرار البيانات، تخزن برامج الـERP جميع بيانات الشركة في قاعدة بيانات واحدة. وهذا يسهل على المحاسبين الوصول إلى البيانات المالية مع تحسين سلامة البيانات ودقتها.
وفي حال احتاج العميل إلى الوصول إلى بعض البيانات المتعلقة بالمحاسبة، فيمكنهم أيضًا البحث عنها مباشرةً في نفس النظام في الوقت المناسب. وهذا ما يوفر الوقت والجهد على العميل والمحاسبين في شركته.
قدرات تتبع رائعة
إن قدرة نظام المحاسبة الـERP من لوجيكس على العمل كنظام شامل لإدارة المالية هي ميزة أساسية في المحاسبة. إن تحسين المهام مثل إدارة الائتمان، وتتبع الإيرادات، وخطط سداد العملاء، والعديد من المهام الأخرى تندرج ضمن هذه الفئة.
بتبنيّ نظام محاسبي متكامل في منشأتك، أنت تضمن أن تكون إدارة المهام مثل الإيرادات والمدفوعات والفواتير بسيطة. يمكن أيضًا استخدام النظام لتحليل التكاليف وتحليل الميزانية والفواتير وتتبع الأرباح.
تحسين التحكم في الوصول إلى البيانات
تعتمد الإدارة المالية بشكل كبير على الوصول إلى البيانات. هذا يعني حتميّة امتلاك فريق المحاسبين لديك إمكانية الوصول بسهولة إلى بيانات الشركة للقيام بمهامهم.
تضمن برامج المحاسبة الـERP الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي.
لكن ماذا عن المعلومات الحساسة؟!
اطمئن عزيزي صاحب المنشأة. تحتوي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الحديثة، مثل نظام المحاسبة الـERP من لوجيكس، على ميزات التحكم في الوصول التي تساعد في تحديد من يحصل على حق الوصول إلى ماذا.
وتتميز الميزات المذكورة بالمرونة؛ يمكنك تعديل الأذونات كما يحلو لك، مما يمنح بعض الموظفين إمكانية الوصول الحصري بينما يتم إلغاء الأذونات بالنسبة للبعض الآخر.
والآن، ما رأيك لو نتحدث عن قيمة برامج المحاسبة الـERP للمنشأة ككل؟
تحسين كفاءة المحاسبة ودقة البيانات
يحدثنا أحد العملاء عن موقف سيئ صادفه، حيث فوّت بعض الإدخالات ضمن النظام المحاسبي. ولم يكتشف ذلك إلا بعد عدة أشهر. وحينها، وجد العميل أن البيانات المالية ضمن النظام لا تتطابق مع البيانات الإحصائية لجداول قسم المخزون، فأمضى أسابيع -حرفيًا- في التحقق والتعديل!
وخلال هذا الوقت، وبما أن المعلومات المحاسبية لا تعكس حالة العمل بدقة. واجه المحاسبون صعوبة بالغة في تحديد الوضع الحقيقي للعمل بدقة وإجراء قيود يومية دقيقة. مثل: هل كانت هناك فاتورة مستحقة الدفع؟ هل نحتاج لإعادة تقييم المخزون؟
على الطرف الآخر، لن تواجه أي مشكلة من هذا النوع عند استخدام نظام متكامل، مثل نظام المحاسبة الـERP من لوجيكس، فإن بيانات العمل المدخلة ستولد تلقائيًا قيود يومية دقيقة لتغطي مختلف سيناريوهات العمل المحتملة.
دمج البيانات المالية للشركة
لاحظ أن الإدارة المالية تعتمد على معلومات دقيقة؛ حتى أدنى الأخطاء يمكن أن تكلف الشركة الكثير.
يتيح فرض مستودع واحد لجميع معلومات الشركة لفريقك الوصول إلى بيانات الشركة بسرعة وكفاءة. سيجد المديرون الماليون عملهم أسهل حيث لن يضطروا إلى التبديل بين الأنظمة عند إعداد التقارير. كما يقلل ذلك من الوقت الذي يقضونه في البحث عن المعلومات المالية، مما يمنحهم مزيدًا من الوقت للتركيز على العمليات المالية المهمة الأخرى.
الحد من الأخطاء البشرية
قد يصبح التسجيل اليدوي مملًا ومستهلكًا بمرور الوقت. وقد يتسبب هذا في فقدانك للانتباه والضغط على المفاتيح الخاطئة. قد تضر المعلومات المحاسبية غير الدقيقة أو الناقصة بالتقارير المالية وقد تؤدي إلى تعقيد الضرائب.
تكتشف أنظمة تخطيط الموارد أخطاء إدخال البيانات وتصلحها. وهذا يقلل من احتمالية إصدار فواتير خاطئة، أو إجراء مدفوعات غير دقيقة، أو حدوث مشكلات محاسبية أخرى بسبب أخطاء إدخال البيانات.
تسهيل الإدارة بشكل أفضل
لا تعدّ إدارة الدفع والفواتير عملية سهلة أبدًا، وتغدو أكثر تحديًا إذا كان التعامل مع أقسام ذات حركة (إدخال/إخراج) متفاوتة.
تأتي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
لذا، فميزة التتبع المالي للمساعدة في متابعة المدفوعات، والمدمجة في نظام لوجيكس المحاسبي المتكامل، لا تقدّر بثمن.
يتتبع النظام جميع مدفوعاتك ويخطرك بالحسابات التي لم يتم سدادها في الوقت المحدد. يمكنك أيضًا متابعة مدفوعات العملاء والموردين لضمان السداد في الوقت المناسب. مما يؤدي إلى سير عمل سليم في قسم المحاسبة لديك.
تحسين التحكم في التكاليف
ألا ترغب بأن يجد قسم المحاسبة في منشأتك طرقًا عملية للتحكم في التكاليف وتعظيم الكفاءة في عملياتك؟
بالنسبة للمحاسبين، تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على أتمتة عملية إدارة التكاليف، مما يؤدي إلى تبسيط الجهود بشكل كبير. كما تعمل على أتمتة العمليات مثل تتبع النفقات وأوامر الشراء وإدارة الفواتير.
إنشاء التقارير المتقدمة
هل أطلعك على سرّ؟ تستخدم معظم الشركات أنظمة تخطيط الموارد للاستمتاع بقدرات إعداد التقارير المتقدمة.
تعمل أنظمة تخطيط الموارد على توليد تقارير دقيقة وشاملة ذات قيمة في اتخاذ القرار. كما تقدم معلومات صحيحة ومحدثة حيث تأتي البيانات من قاعدة بيانات مركزية.
من الضروري أن تفهم أهمية وجود تقارير موثوقة. فهي توفر إطارًا لفريق المحاسبة في شركتك للعمل وفهم الصحة المالية لشركتك بشكل أفضل. يمكنك أيضًا استخدام هذه التقارير للتنبؤ بالاتجاهات وتحديد أفضل طريقة لنمو الشركة.
الامتثال
إن تعقيد المحاسبة يجعل من الضروري الإبلاغ عن الشؤون المالية لشركتك إلى أطراف أخرى للامتثال.
يسهّل نظام تخطيط موارد المؤسسات من لوجيكس هذه العملية أسهل لأن معظمها متوافق بالفعل مع مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا. تعمل مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا على توحيد تسجيل البيانات من خلال تحديد كيفية تسجيل المعلومات المالية وما يجب تضمينه ليعكس الأداء الفعلي للمنشأة.
تسريع النمو
تعمل المنشآت الناشئة في البداية بطريقة عشوائية (إلى حد ما). لكن النمو لا يتوافق مع العشوائية. قد لا يكون مرآب المؤسس مكانًا فعالًا لتخزين المنتجات أو تلبية الطلبات. تستلزم أعمال المنشآت اليوم القدرة على الوصول إلى الموارد الموجودة على بعد ميل أو محافظة أو نصف الطريق حول العالم. من الضروري التعامل مع هذه الموارد.
يحتوي أنظمة المحاسبة الـERP على العديد من الوحدات، بما في ذلك وحدات لإدارة سلسلة التوريد وإدارة علاقات العملاء والموارد البشرية، مما يجعله غالبًا الخيار الأكثر تنوعًا للشركات المتوسعة. واستخدام نظام المحاسبة يجعل من المستحيل تتبع الطلبات والشحن والإمدادات. إذا كنت لا تزال تعتمد أنظمة المحاسبة التقليدية، فمن المحتمل أن تكون هذه البيانات في عدة جداول بيانات. يمكنك الحصول بسرعة على أي معلومات ضرورية باستخدام نظام المحاسبة الـERP، والذي يمكنه تنظيم البيانات.
باستخدام نظام المحاسبة الـERP، يمكنك التحكم في كيفية عمل شركتك مع توسعها. إنه يوفر لك منظورًا شاملاً لعملك. تحتوي أنظمة تخطيط الموارد على جميع بياناتك التشغيلية في قاعدة بيانات واحدة. وقد تصبح الشركة أكثر فعالية نتيجة لذلك.
خذ على سبيل المثال منظمة تستخدم إجراء “من الطلب إلى النقد”. يتلقى فريق المبيعات الطلب (أو ربما عبر طلب عبر الويب)، ثم ينقله إلى المستودع. قم بإنشاء قائمة اختيار أولاً. وهذا يعني أنه يجب إزالة العنصر من الرف وتسجيله على أنه تم إخراجه من المخزون.
يجب عليهم بعد ذلك نقله إلى الشحن. يلزم المحاسبة تقديم فاتورة بعد شحن المنتج. إذا لم يتم تسجيلها بشكل كافٍ، فستستغرق هذه الأنشطة وقتًا ومن المرجح أن تسوء. باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات، يمكن أتمتة العديد من خطوات عملية “من الطلب إلى النقد”.
يمكن أن تؤدي الطبيعة المتكاملة لنظام تخطيط موارد المؤسسات والقدرة على فحص كل منطقة من نموذج عملك في مكان واحد وربطها إلى تحسينات إضافية. يمكنك تبسيط أتمتة سلسلة التوريد وتعزيز تخطيط الإنتاج والجدولة.
ماذا يحمل المستقبل لأنظمة المحاسبة التقليدية؟
لقد عانى سوق أنظمة المحاسبة التقليدية مؤخرًا من تحديات، حيث أفاد أكثر موردي برامج المحاسبة شهرة أن 24% من المحاسبين فقدوا أموالًا أو وقتًا بسبب خطأ في برنامج المحاسبة. فيبدو أن أنظمة المحاسبة الـERP تستولي بسرعة على سوق برامج المحاسبة، وخاصة بين المنظمات المتوسعة، حيث تطلب المزيد من الشركات تكاملاً تشغيليًا محسنًا.
تبحث العديد من الشركات المتوسطة الحجم عن أنظمة المحاسبة الـERP التي يمكنها التحكم في العديد من الأنشطة التجارية. وهذا يجعل الاستثمار في نظام المحاسبة الـERP من لوجيكس لشركتك استثمارًا حكيمًا.
كيف يعتبر نظام لوجيكس قمّة تكامل الأنظمة المحاسبية؟
يعد نظام لوجيكس أحد الأنظمة القليلة لتخطيط موارد المؤسسات السحابية الذي يتضمن وحدة محاسبة مدمجة لشركتك.
تتولى الوحدة التعامل مع جميع العمليات المحاسبية وتسعى إلى تبسيط الإدارة المالية. تتضمن بعض الميزات المتاحة الحسابات الدائنة والمدينة، والامتثال الضريبي، والتقارير المالية، ومحاسبة المشاريع، والدفتر العام.
إذا كنت تريد نظامًا محاسبيًا متكاملًا يمنحك التحكم الكامل في بياناتك المالية، والتقارير الشاملة، والرؤى في الوقت الفعلي، فإن (نظام المحاسبة الـERP من لوجيكس) هو أفضل خيار على الإطلاق؛ فهو يتولى كل شيء من تتبع المعاملات إلى إدارة النفقات لضمان عملية محاسبية سلسة وخالية من الأخطاء.
هناك سبب مهم آخر للنظر في (نظام المحاسبة الـERP من لوجيكس) وهو قابلية التوسع المتأصلة فيه. لا يمكن للعديد من أنظمة تخطيط الموارد أن تعدك بالنمو مع شركتك مثل نظامنا. تستفيد الشركات من جميع الأحجام بشكل فعال من نظامنا السحابي بناءً على احتياجاتها المحددة.
هل تحتاج مساعدة في إختيار نظام ERP المناسب لاحتياجاتك؟
